การบริหารโครงการ

อะไรคือความแตกต่างระหว่างโครงการและธุรกิจตามปกติ?

5 วิธีแยกแยะงานโครงการกับงานปกติ

ผู้หญิงทำงาน

••• รูปภาพ Jamie Grill / Getty

คุณทำงานในโครงการหรือไม่? หรือสิ่งที่คุณกำลังทำเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวันของธุรกิจของคุณ? ทั้งสองสิ่งนี้จำเป็นในองค์กรและมีผลใช้ได้เท่าเทียมกัน แต่จะช่วยให้เข้าใจว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ เพื่อให้คุณมองเห็นได้ดีขึ้นว่าส่วนใดเหมาะสมกับกลยุทธ์โดยรวม

มีความแตกต่างหลัก 5 ประการระหว่างงานโครงการและธุรกิจตามปกติ (มักเรียกย่อว่า BAU) เมื่อคำนึงถึงหลักเกณฑ์เหล่านี้ คุณควรดูว่าคุณกำลังทำงานในโครงการหรืองาน BAU หรือทั้งสองอย่างเป็นเรื่องง่าย

Time-Bound vs. ต่อเนื่อง

โครงการมีวันที่เริ่มต้น กลาง และสิ้นสุด และเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นครั้งเดียว นี่คือวงจรชีวิตของโครงการ อันที่จริง ลักษณะเฉพาะที่กำหนดไว้มากที่สุดของโครงการคือการสิ้นสุด ผู้จัดการโครงการและ ทีมงาน ทำงานในโครงการในช่วงเวลานี้ ในตอนท้ายทีมมักจะถูกยุบ

BAU กำลังดำเนินการอยู่ แน่นอน คุณสามารถปิดฟังก์ชันหรือหยุดกระบวนการได้หากไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจอีกต่อไป แต่ถึงแม้จะทำเป็นโครงการก็ตาม ฟังก์ชัน BAU สร้างงานต่อเนื่องโดยไม่มีวันที่สิ้นสุดที่คาดการณ์ได้

Changemakers vs. Change Identifiers

มีความแตกต่างในการจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการและงาน BAU ทีม BAU ระบุความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง และทีมโครงการดำเนินการเปลี่ยนแปลงนั้น

เนื่องจากทีม BAU ดำเนินธุรกิจ พวกเขาจึงเป็นคนแรกที่รู้ว่ากระบวนการที่มีอยู่ใช้ไม่ได้ผลและไม่มีประโยชน์อีกต่อไป เมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้น พวกเขาระบุความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทบทวนเชิงกลยุทธ์สามารถแนะนำสิ่งที่จำเป็นต้องทำเพื่อให้หน่วยการเรียนรู้บรรลุเป้าหมาย หรือสมาชิกในทีมอาจให้คำแนะนำในการเปลี่ยนแปลง ในส่วนอื่น ๆ ของสเปกตรัม คุณอาจมีกรณีธุรกิจเต็มรูปแบบที่จัดทำโดยผู้จัดการอาวุโสเพื่อส่งมอบการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อช่วยให้แผนกของพวกเขาบรรลุเป้าหมายประจำปี ผู้ที่ทำงานในบทบาทของ BAU อาจตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในกรอบการกำกับดูแลหรือเป็นส่วนหนึ่งของแนวการแข่งขันสำหรับองค์กร

ทีมงานโครงการช่วยดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นทั้งหมดเหล่านี้ โครงการส่งการเปลี่ยนแปลงไปยังและผ่านฟังก์ชัน BAU โดยใช้การจัดการโครงการ ซึ่งมักจะเกิดขึ้นเมื่อโครงการได้ผ่าน a กรณีธุรกิจ และกระบวนการอนุมัติผู้บริหารระดับสูง

การจัดการกับการลดความเสี่ยง

เพื่อให้การทำงานตามปกติของธุรกิจมีประสิทธิภาพ คุณจะพบว่าทีม BAU พยายามลดความเสี่ยงในการดำเนินงานทั้งหมด พวกเขาทำงานเพื่อขจัดความไม่แน่นอนออกจากธุรกิจเพื่อความมั่นคงขององค์กรที่ดีขึ้นและกระบวนการที่ทำซ้ำได้

โดยธรรมชาติของความเป็นเอกลักษณ์และไม่แน่นอน โครงการต่างๆ จำเป็นต้องมีองค์ประกอบของความเสี่ยง บริษัทกำลังก้าวกระโดดในสิ่งที่ไม่รู้จักเพียงแค่ทำโปรเจ็กต์เมื่อมีการแนะนำการเปลี่ยนแปลงและส่งมอบบางสิ่งที่ไม่เคยมีมาก่อน

ทีมโครงการจึงเข้าหาความเสี่ยงในวิธีที่แตกต่างจากทีม BAU ผู้จัดการโครงการพยายามจัดการความเสี่ยง—ทั้ง เชิงบวก และ เชิงลบ - เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงการลดความเสี่ยงเพื่อพยายามจำกัดโอกาสที่จะเกิดขึ้น แต่ยังรวมถึงกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงอื่นๆ ด้วย

การเพิ่มทุนกับต้นทุนที่ไม่ก่อให้เกิดต้นทุน

โดยปกติแล้ว โครงการสามารถเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ได้ และบ่อยครั้งที่ BAU ไม่สามารถเป็นทุนได้ เนื่องจากคุณต้องพึ่งพาค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสำหรับธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ของคุณตามปกติในการทำงาน การดำเนินการทางบัญชีสำหรับโครงการและงานอื่นๆ นั้นแตกต่างกัน

การระดมทุนของโครงการมักเกี่ยวข้องกับการนำสินทรัพย์มาให้บริการ ซึ่งหมายความว่าต้นทุนสามารถบันทึกเป็นต้นทุนได้ ในบางกรณี ขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ที่ไหนในโลกและข้อบังคับการบัญชีในท้องถิ่นของคุณ คุณยังสามารถลดค่าใช้จ่ายของโครงการให้ต่ำกว่าบรรทัดได้อีกด้วย

ค่าใช้จ่าย BAU มักจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและติดตามในบัญชีกำไรขาดทุนของบริษัท

โดยทั่วไป เงินทุนสำหรับโครงการและเงินทุนสำหรับธุรกิจเป็นสาขาที่เชี่ยวชาญมาก ดังนั้นจึงควรขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินก่อนตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งที่ควรและไม่ควรนำมาใช้ในองค์กรของคุณ กฎการบัญชีแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ และแม้กระทั่งตามองค์กรที่แต่ละธุรกิจมีกระบวนการและวิธีการทำสิ่งต่างๆ ที่เฉพาะเจาะจง

ข้ามสายงาน vs. ทีมทำงาน

สุดท้าย มีความแตกต่างอย่างมากในองค์ประกอบของโครงการและทีม BAU โครงการต่างๆ มักจะเกี่ยวข้องกับทีมผู้เชี่ยวชาญจากหลากหลายสาขาวิชาที่รวมตัวกันเพื่อส่งมอบผลงานเฉพาะ

ทีมงานโครงการประกอบด้วยผู้คนที่มีบทบาทเฉพาะ นี่ไม่ใช่ตำแหน่งงาน แต่เป็นตำแหน่งภายในโครงการที่มีความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน บทบาทหลักในทีมโครงการคือ:

  • ผู้สนับสนุนโครงการ
  • ผู้จัดการโครงการ
  • ซัพพลายเออร์อาวุโส (องค์กรที่รับผิดชอบในการทำงานซึ่งอาจเป็นทีมภายในเช่น IT หรือผู้รับเหมาหรือผู้ขายภายนอก)
  • ลูกค้า (อาจเป็นลูกค้าภายใน เช่น ผู้จัดการแผนกอื่น หรือในองค์กรบริการลูกค้า ลูกค้าที่คุณส่งมอบโครงการให้)
  • ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (บุคลากรนำเข้าสู่ทีมในช่วงระยะเวลาของโครงการหรือบางส่วนที่ใช้ความเชี่ยวชาญของตนเพื่อมีส่วนร่วมในความสำเร็จของโครงการ)

ในทางกลับกัน งานของ BAU นั้นได้รับการจัดการโดยทีมงานสายงาน พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญในสิทธิของตนเอง แต่รวมกลุ่มกันเป็นฝ่าย โดยปกติแล้วจะมีความเหลื่อมล้ำทางสายงานน้อยกว่ากับแผนกอื่น ๆ และพวกเขาจะกำหนดเป้าหมายและวิสัยทัศน์สำหรับบทบาทของแผนกในบริษัท ตัวอย่างจะเป็นทีมบริการลูกค้าที่ทำงานเป็นส่วนหนึ่งของแผนกบริการลูกค้าที่ใหญ่ขึ้นเพื่อจัดการการโทรและอีเมลจากลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ

อาจมีบางส่วนที่ทับซ้อนกันเนื่องจากผู้คนจากทีม BAU ถูกเรียกให้เข้าร่วมในทีมโครงการ

BAU และความขัดแย้งของโครงการ

งานโครงการและงาน BAU สามารถเข้ากันได้ดี แต่มักจะมีความตึงเครียด มันเกิดขึ้นเพราะโครงการพยายามที่จะเปลี่ยนสถานะที่เป็นอยู่

ประการที่สอง เมื่อคุณขอให้คนเข้าร่วมทีมโครงการของคุณ พวกเขาสามารถประสบกับความขัดแย้งของความจงรักภักดี ความรับผิดชอบแรกของพวกเขาต่องานประจำวันหรือต่อโครงการคือ? วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าต่อโครงการจากฝ่ายบริหารสามารถช่วยได้ที่นี่ เช่นเดียวกับการรักษาสายงานของ การสื่อสาร เปิดเพื่อให้พวกเขารู้ว่าควรจัดลำดับความสำคัญอย่างไร

ประการที่สาม การรักษาธุรกิจให้ดำเนินไปเป็นสิ่งที่สำคัญเสมอมา มันมีความหมายสำหรับทีมโครงการที่อาจเห็นการตัดเงินของพวกเขา ทรัพยากรหลักที่ดึงกลับไปที่บทบาท BAU และไทม์ไลน์ล่าช้าเนื่องจากการรักษาการดำเนินงานประจำวันขององค์กรไปเป็นดึงโฟกัส