ทรัพยากรมนุษย์

การอำนวยความสะดวกคืออะไรและมีประโยชน์ต่อนายจ้างอย่างไร?

ผู้อำนวยความสะดวกสามารถแก้ไขข้อขัดแย้ง เพิ่มผลผลิต และอื่นๆ

เพื่อนร่วมงานนั่งรอบโต๊ะประชุมโดยมีวิทยากรเป็นผู้นำ

••• รูปภาพของ Klaus Vedvelt / Iconica / Getty

ผู้อำนวยความสะดวกคือบุคคลที่ได้รับมอบหมายซึ่งช่วยให้กลุ่มตัดสินใจ วางแผน หรือผลลัพธ์ที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกันอย่างเต็มที่และมุ่งมั่นที่จะบรรลุผลสำเร็จ ผู้อำนวยความสะดวกเป็นผู้ชี้นำแทนที่จะเป็นผู้นำ และผ่านการอำนวยความสะดวก พวกเขาช่วยแก้ไขข้อขัดแย้งและแนะนำกลุ่มให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน

ธุรกิจจำนวนมากใช้การอำนวยความสะดวกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แก้ไขข้อขัดแย้ง ปรับปรุงการทำงานเป็นทีม และอื่นๆ

การอำนวยความสะดวกในธุรกิจคืออะไร?

ในธุรกิจ นายจ้างใช้การอำนวยความสะดวกในการสร้างทีมและกำหนดรูปแบบผู้นำ บทบาทหลักของวิทยากรคือการเพิ่มมูลค่าให้กับ a เซสชันการวางแผนกลุ่มหรือการประชุม โดยการรักษากลุ่มในงานและความก้าวหน้าซึ่งช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของนายจ้างและเงิน ผู้อำนวยความสะดวกสามารถช่วยแก้ไขข้อขัดแย้งและจัดการข้อกังวลของพนักงานได้

การอำนวยความสะดวกสามารถทำได้ในแต่ละเซสชั่น หรือวิทยากรอาจเข้าร่วมในกิจกรรมกลุ่มหรือการประชุม

ลักษณะของวิทยากรที่ดี

การอำนวยความสะดวกเป็นทักษะที่เรียนรู้ แต่ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะบางอย่าง เช่น:

  • ความสามารถในการจัดการกลุ่มและพลวัตระหว่างบุคคล
  • การฟังที่ทรงพลัง
  • ยอดเยี่ยม วาจา และ การสื่อสารอวัจนภาษา
  • ความคิดสร้างสรรค์
  • ความเข้าอกเข้าใจ
  • ความเข้าใจในกระบวนการและโครงสร้างกลุ่ม
  • การบริหารเวลาและโครงสร้าง
  • จุดสนใจ

ผู้อำนวยความสะดวกที่มีทักษะสามารถมาจากภายในบริษัทหรือเข้ามาเป็นผู้เชี่ยวชาญภายนอกก็ได้

การอำนวยความสะดวกแบบกลุ่ม

ในกลุ่ม ผู้อำนวยความสะดวกใช้วิธีการต่างๆ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่นและทำให้การประชุมดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง:

  • การนำเสนอเนื้อหาหรือการปรับข้อมูลใหม่เพื่อให้เข้าใจได้ง่าย
  • ให้ โครงสร้างที่เหมาะสมสำหรับการประชุม , การฝึกอบรมหรือเซสชั่นการสร้างทีมเป็นหลัก ภารกิจ เสร็จเรียบร้อยแล้ว
  • ดึงคำถามและวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้จากผู้เข้าร่วมเพื่อสร้างชุดความคิดที่เหนียวแน่น
  • ส่งเสริมความรับผิดชอบต่อผลการประชุม

หลายทีมไม่มีผู้นำที่สามารถช่วยในการพัฒนา จัดการการสนทนาที่ยาก หรือทำให้การประชุมมีสมาธิและมีประสิทธิผล การอำนวยความสะดวกสำหรับกลุ่มหรือทีมช่วยให้ผู้เข้าร่วมติดตามและทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่เป็นรูปธรรม

การใช้การอำนวยความสะดวกในการจัดการการสนทนาที่แข่งขันกัน

อุปสรรคทั่วไปประการหนึ่งในการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่มีประสิทธิภาพเรียกว่าการสนทนาที่แข่งขันกัน เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น กลุ่มจะไม่สามารถสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและส่งต่อแผงความคืบหน้า

การอำนวยความสะดวกแบบกลุ่มอย่างมีประสิทธิภาพในการประชุมสามารถช่วยจัดการการโต้ตอบของการสนทนาที่แข่งขันกัน ควบคุมขั้นตอนของการประชุม และสอนทีมถึงวิธีการสื่อสารระหว่างกันอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคนิคบางอย่างที่วิทยากรใช้เพื่อส่งเสริมการสื่อสาร ได้แก่:

  • สัญญาณอวัจนภาษา: การเลิกคิ้วหรือโบกมือให้ผู้เข้าร่วมสามารถสื่อถึงความจำเป็นในการหยุดหรือถอยหลัง การหยุดบุคคลที่มีพื้นเป็นเวลาหนึ่งนาทีในขณะที่ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ กลับเข้าร่วมกลุ่มจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากทำโดยไม่ใช้คำพูด ซึ่งจะทำให้แต่ละคนรู้สึกว่าถูกแยกออกหรือถูกพูดถึงที่จุดนั้น
  • ถามคำถาม: ผู้อำนวยความสะดวกอาจขอให้สมาชิกกลุ่มที่เข้าร่วมในการสนทนาแข่งขันสรุปโดยย่อของการอภิปรายจนถึงจุดนั้น หรือแนะนำให้พวกเขาแบ่งปันความคิดกับผู้เข้าร่วมที่เหลือ ซึ่งจะนำการสนทนาข้างเคียงมาสู่การสนทนาหลักและเตือนผู้เข้าร่วมถึงวัตถุประสงค์โดยรวมของการประชุม
  • การแทรกแซงโดยตรง: ผู้อำนวยความสะดวกอาจขอให้สมาชิกกลุ่มในการสนทนาที่แข่งขันกันเข้าร่วมการสนทนากลุ่มอีกครั้ง สิ่งนี้ทำด้วยน้ำเสียงที่เป็นกลาง ให้กำลังใจ โดยไม่เสียดสีหรือความโกรธ การแทรกแซงโดยตรงนั้นมีประสิทธิภาพ แต่มีศักยภาพที่จะทำให้สมาชิกในทีมอับอายซึ่งไม่ทราบพฤติกรรมของตนหรือไม่ยอมรับคำใบ้ที่ละเอียดอ่อนก่อนหน้านี้
  • สัญญาณกลุ่ม: ถึง สัญญาณกลุ่ม ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถตกลงกันล่วงหน้าได้ เช่น การทำสัญลักษณ์หมดเวลาและชูนิ้วชี้ จากนั้นวิทยากรสามารถใช้เพื่อเตือนทุกคนให้จัดการสนทนาครั้งละครั้ง ซึ่งมีผลอย่างยิ่งในระยะยาว เนื่องจากทีมสามารถใช้งานได้ต่อไปหลังจากที่วิทยากรไม่ทำงานร่วมกับพวกเขาอีกต่อไป

การอำนวยความสะดวกส่วนบุคคล

นอกจากนี้ยังสามารถใช้การอำนวยความสะดวกเป็นรายบุคคล โดยปกติแล้วเพื่อแก้ไขปัญหาแบบตัวต่อตัวระหว่างเพื่อนร่วมงานหรือระหว่างพนักงานและผู้จัดการของพวกเขา

การอำนวยความสะดวกส่วนบุคคลสามารถใช้เพื่อยุติความขัดแย้ง ตั้งเป้าหมายร่วมกัน หรือสรุปโครงการ กระบวนการ หรือประสบการณ์ ในกรณีเหล่านี้ ผู้อำนวยความสะดวกจะจัดเตรียมโครงสร้าง เนื้อหา และกระบวนการที่พนักงานจำเป็นต้องเข้าถึงโซลูชันที่สร้างความพึงพอใจร่วมกัน

ไม่ว่าจะเป็นรายบุคคลหรือเป็นกลุ่ม คนงานจำนวนมากขาดทักษะ การอนุญาต และการสนับสนุนที่จำเป็นต่อการอำนวยความสะดวกในกระบวนการทำงานของตนเองอย่างมีประสิทธิภาพหรือ แก้ปัญหาความขัดแย้ง . ด้วยความช่วยเหลือจากการอำนวยความสะดวก ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างวัฒนธรรมของการให้เกียรติและการทำงานเป็นทีม ช่วยให้พนักงานของพวกเขาบรรลุผลลัพธ์ที่เป็นไปไม่ได้หากปราศจากตัวเลขชี้ขาด