จดหมายและอีเมล

ตัวอย่างรูปแบบข้อความอีเมลสำหรับการหางาน

ตัวอย่างรูปแบบอีเมลสมัครงานและหางาน

เมื่อเขียนข้อความอีเมลเกี่ยวกับการจ้างงาน วิธีที่คุณสื่อสารจะส่งผลต่อความสำเร็จของคุณ นายจ้างคาดหวังว่าจะได้รับข้อความอีเมลที่เขียนอย่างดีและปราศจากข้อผิดพลาด เนื่องจากคุณมีเวลาเพียงเล็กน้อยในการสร้างความประทับใจ ให้อีเมลของคุณสั้นและเน้น

ดูตัวอย่างรูปแบบข้อความอีเมล

ทบทวนตัวอย่างรูปแบบข้อความอีเมลสำหรับจดหมายสมัครงาน การอ้างอิง จดหมายลาออก ข้อความ LinkedIn ข้อความอำลา และบันทึกขอบคุณ ตลอดจนตัวอย่างหัวเรื่องและลายเซ็น

สิ่งที่ต้องรวมไว้ในข้อความอีเมลแบบมืออาชีพ

ภาพประกอบการตลาดทางอีเมล

ลูกอม / Getty Images

วิธีใดดีที่สุดในการจัดรูปแบบอีเมลที่คุณส่งถึงนายจ้างและคนรู้จัก ข้อความอีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ในการจ้างงานควรมีความเป็นมืออาชีพเหมือนกับที่คุณเขียนจดหมายกระดาษแบบเก่าและรวมถึงองค์ประกอบต่อไปนี้:

  • หัวเรื่อง ด้วยชื่อของคุณและเหตุผลที่คุณเขียน
  • คำทักทายอย่างมืออาชีพ
  • เนื้อหาข้อความ ซึ่งไม่ควรยาวเกินสองหรือสามย่อหน้า ข้อความควรอธิบายว่าคุณเป็นใคร เหตุใดคุณจึงเขียน และสิ่งที่คุณร้องขอหรือเสนอให้
  • ปิดอย่างมืออาชีพ
  • ลายเซ็น พร้อมข้อมูลติดต่อของคุณ ซึ่งควรมีชื่อนามสกุล ที่อยู่อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คุณยังสามารถรวม URL โปรไฟล์ LinkedIn ของคุณ รวมถึงลิงก์ไปยังหน้าโซเชียลมีเดียที่คุณใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพ

รูปแบบจดหมายสมัครงาน

เมื่อส่งจดหมายสมัครงานทางอีเมล สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามคำแนะนำของนายจ้างเกี่ยวกับวิธีการส่งใบสมัครของคุณ และเพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายปะหน้าอีเมลของคุณเขียนและจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง

นายจ้างอาจขอให้คุณใส่จดหมายปะหน้าในข้อความอีเมลของคุณ หรือคุณอาจถูกขอให้ส่งไฟล์แนบ เมื่อคุณใส่จดหมายของคุณในข้อความอีเมล คุณเพียงแค่พิมพ์หรือคัดลอก/วางจากโปรแกรมประมวลผลคำของคุณลงในอีเมล

หากคุณส่งจดหมายสมัครงาน ให้จัดรูปแบบดังนี้:

เรื่อง: ชื่อของคุณ—ตำแหน่งงาน

คำทักทาย

เนื้อหาข้อความ
วรรคแรกของ จดหมายสมัครงาน ควรอ้างอิงงานที่คุณสมัครและตำแหน่งที่คุณพบประกาศรับสมัครงาน

ใช้ย่อหน้าที่สอง—และสามถ้าคุณต้องการ—เพื่อดูรายละเอียดสิ่งที่คุณเสนอให้นายจ้างและเพื่ออธิบายว่าทำไมคุณถึงเป็นลูกจ้างที่ดี

ในย่อหน้าสุดท้ายของข้อความของคุณ ขอขอบคุณบริษัทที่พิจารณาคุณสำหรับงาน

ปิด

ลายเซ็น

ขยาย

รูปแบบข้อความอีเมลอำลา

เมื่อออกจากงาน ควรส่งข้อความอำลาส่วนบุคคลผ่านอีเมลหรือ LinkedIn แทนการส่งข้อความกลุ่ม ข้อความอำลา เป็นเรื่องส่วนตัว รวมข้อมูลติดต่อของคุณเพื่อให้เพื่อนร่วมงานสามารถติดต่อกันได้

นี่คือสิ่งที่จะรวมไว้ในข้อความของคุณ:

เรื่อง: ชื่อของคุณ—ก้าวต่อไป

คำทักทาย

เนื้อหาข้อความ
หากคุณรู้จักบุคคลนั้นดี คุณสามารถส่งข้อความอย่างไม่เป็นทางการเพื่อบอกเล่าแผนการของคุณสำหรับอนาคต สำหรับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าคนอื่นๆ ให้ส่งข้อความอำลาอย่างเป็นทางการ

พูดถึงว่าคุณกำลังก้าวต่อไป แบ่งปันความซาบซึ้งและขอบคุณ และเพิ่มคำขอเพื่อติดต่อกัน

รวมข้อมูลติดต่อส่วนบุคคลของคุณในข้อความหรือในลายเซ็นของคุณ เพื่อให้ง่ายต่อการเชื่อมต่อ

ปิด

ลายเซ็น

ขยาย

รูปแบบข้อความ LinkedIn

เมื่อส่งข้อความและคำเชิญบน LinkedIn การสื่อสารของคุณควรเป็นมืออาชีพและเขียนได้ดี จัดรูปแบบจดหมายของคุณเหมือนกับที่คุณทำกับข้อความอีเมล อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเชิญบุคคลนั้นมาเชื่อมต่อกับคุณหรือขอข้อมูลหรือความช่วยเหลือ

อย่าลืมพูดถึงวิธีที่คุณรู้ว่าคุณเชื่อมต่อและคำแนะนำหรือความช่วยเหลือที่คุณต้องการ รวมข้อมูลติดต่อของคุณ (อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์) ไว้ในข้อความของคุณ เพื่อให้ง่ายต่อการเชื่อมต่อภายนอก LinkedIn

รูปแบบข้อความเครือข่าย

เมื่อสร้างเครือข่ายเพื่อขยายอาชีพหรือส่งเสริมการหางาน คุณควรระบุข้อมูลว่าทำไมคุณจึงเขียนและต้องการความช่วยเหลือประเภทใด หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน ข้อความของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ

หากคุณกำลังขอคนที่ไม่รู้จักคุณสำหรับการหางานหรือความช่วยเหลือด้านอาชีพ ให้เขียนคำขอความช่วยเหลืออย่างเป็นทางการ

เรื่อง: ชื่อของคุณ—ผู้อ้างอิง (หรือเหตุผลอื่นในการเขียน)

คำทักทาย

เนื้อหาข้อความ
สิ่งที่คุณรวมไว้ในจดหมายขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ส่ง หากคุณกำลังขอความช่วยเหลือในการหางานจากคนที่คุณรู้จัก คุณอาจจะเป็นทางการน้อยกว่าการขอความช่วยเหลือจากคนที่คุณเคยรู้จัก

โดยทั่วไป ใช้ย่อหน้าแรกของคุณเพื่อแนะนำตัวเอง และย่อหน้าต่อไปนี้เพื่ออธิบายคำขอของคุณ กรอกจดหมายของคุณด้วยการขอให้ติดตามผล

ปิด

ลายเซ็น

ขยาย

รูปแบบจดหมายอ้างอิง

เมื่อส่งอีเมลถึง ​ จดหมายอ้างอิง สำหรับผู้สมัครงาน ข้อความของคุณควรอธิบายความสัมพันธ์ของคุณกับคนที่คุณแนะนำ รวมถึงวิธีที่คุณรู้จักพวกเขา รวมรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องของบุคคลให้มากที่สุด

เรื่อง: ชื่อผู้สมัคร—คำแนะนำ

คำทักทาย

เนื้อหาข้อความ
ย่อหน้าแรกของจดหมายอ้างอิงจะอธิบายว่าคุณรู้จักบุคคลที่คุณแนะนำได้อย่างไร และเหตุใดคุณจึงมีคุณสมบัติที่จะแนะนำพวกเขา

ในย่อหน้าที่สอง แบ่งปันรายละเอียดเกี่ยวกับสาเหตุที่บุคคลนั้นมีคุณสมบัติสำหรับงานนี้ ในย่อหน้าที่สาม ระบุว่าคุณ 'มาก' หรือ 'อย่างยิ่ง' แนะนำบุคคลนั้น

สรุปจดหมายของคุณโดยเสนอให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนผู้สมัครรับเลือกตั้งของบุคคลนั้น ระบุที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และลายเซ็นของคุณที่นี่

ปิด

ลายเซ็น

ขยาย

รูปแบบข้อความอีเมลลาออก

เมื่อส่งอีเมล ลาออก จากงานควรสั้นและตรงประเด็น ระบุชื่อและ 'การลาออก' ของคุณในหัวเรื่องของข้อความ อีเมลของคุณจะต้องระบุข้อเท็จจริงที่ว่าคุณกำลังจะออกไปและเมื่อวันสุดท้ายของการทำงานจะมาถึง

เรื่อง: ชื่อของคุณ—ลาออก

คำทักทาย

เนื้อหาข้อความ
ย่อหน้าแรกของอีเมลควรระบุว่าคุณลาออกและระบุว่าการลาออกมีผลเมื่อใด

วรรคถัดไป (เป็นทางเลือก) ของจดหมายลาออกของคุณ ขอบคุณนายจ้าง

สรุปอีเมลของคุณ (ไม่บังคับ) โดยเสนอให้ความช่วยเหลือในการเปลี่ยนแปลง

ปิด

ลายเซ็น

ขยาย

ขอบคุณรูปแบบข้อความอีเมล

ใช้เวลาในการส่ง ขอบคุณข้อความ หลังจากสัมภาษณ์งานก็ใช้เวลาอย่างดี นอกจากการขอบคุณผู้สัมภาษณ์ที่สละเวลาแล้ว คุณยังสามารถย้ำความสนใจในงานและแชร์สิ่งที่คุณลืมพูดถึงในระหว่างการสัมภาษณ์

เรื่อง - ขอบคุณ—สัมภาษณ์ตำแหน่งงาน

คำทักทาย

ข้อความอีเมล
ถึง จดหมายขอบคุณ สำหรับการสัมภาษณ์งานควรแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาของผู้สัมภาษณ์ ย้ำความสนใจในงาน แบ่งปันข้อมูลใด ๆ ที่คุณละเลยที่จะกล่าวถึงในระหว่างการสัมภาษณ์ และเสนอให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่บริษัทอาจจำเป็นต้องตัดสินใจจ้างงาน

ปิด

ลายเซ็น

ขยาย

วิธีจัดรูปแบบลายเซ็นอีเมลของคุณ

เมื่อใช้อีเมลเพื่อค้นหางาน สิ่งสำคัญคือต้องรวมลายเซ็นอีเมลกับข้อมูลติดต่อของคุณ เพื่อให้ง่ายสำหรับ รับสมัครผู้จัดการ และนายหน้าที่จะติดต่อกับคุณ

นี่คือวิธีการ จัดรูปแบบลายเซ็นของคุณ ในข้อความอีเมล:

ชื่อของคุณ

ที่อยู่อีเมล
หมายเลขโทรศัพท์

ไม่จำเป็น:
[LinkedIn URL]
[URL ของเว็บไซต์]

ขยาย