การบริหารโครงการ

บทบาทของคณะกรรมการโครงการ

การประชุมคณะกรรมการโครงการในห้องประชุม

•••

รูปภาพ Robert Daly / OJO / Getty Images

คณะกรรมการโครงการสามารถใช้ชื่ออื่นๆ ได้มากมาย เช่น กลุ่มขับเคลื่อนหรือคณะกรรมการอำนวยการ ถ้าคุณเป็น ผู้จัดการโครงการ คุณจะพบว่ามันสามารถให้การสนับสนุนด้านการจัดการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้

ใครอยู่ในบอร์ด

คณะกรรมการโครงการมีผู้สนับสนุนโครงการเป็นประธาน และโดยทั่วไปจะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาวุโสอื่นๆ จำนวนหนึ่ง รวมทั้งผู้จัดการโครงการด้วย คนเหล่านี้คือคนสำคัญที่มีความสามารถในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จในโครงการ งานของพวกเขาคือดูแลโครงการและรักษาให้ไปในทิศทางที่ถูกต้อง

บอร์ดโครงการถูกตั้งค่าไว้ที่จุดเริ่มต้นของวงจรโครงการและดำเนินการจนกว่าจะเสร็จสิ้น มีหน้าที่หลักสี่ประการ

คณะกรรมการบริหารโครงการ

คณะกรรมการโครงการมีหน้าที่กำกับดูแลงานที่ทีมงานโครงการดำเนินการอยู่ ช่วยให้มั่นใจได้ว่านโยบายต่างๆ ได้รับการปฏิบัติตามในระดับองค์กรและระดับโปรแกรม

สมาชิกของคณะกรรมการมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ บทบาทการกำกับดูแลนี้ช่วยให้แน่ใจว่าทีมโครงการดำเนินการในลักษณะที่มีจริยธรรมและเป็นที่ยอมรับของบริษัท

ทิศทางคณะกรรมการ

มักจะมีการตัดสินใจในโครงการที่อยู่นอกเหนือการส่งมอบของผู้จัดการโครงการ การตัดสินใจนั้นจำเป็นต้องหารือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนหนึ่ง ปัญหาจะไปที่คณะกรรมการโครงการ

บทบาทของคณะกรรมการโดยรวมในที่นี้คือการทำให้โครงการดำเนินไปโดยกำหนดทิศทางที่เหมาะสมสำหรับทีม พวกเขามีส่วนช่วยในการกำหนดวิสัยทัศน์เมื่อเริ่มต้นโครงการและทำให้โครงการเป็นไปในทางที่ดีตลอด

ผู้จัดการโครงการคือบุคคลสำคัญที่ให้ข้อมูลที่จำเป็น ส่วนที่เหลือของคณะกรรมการอยู่ที่นั่นเพื่อให้ความช่วยเหลือและสนับสนุน

การตัดสินใจ

คณะกรรมการโครงการเป็นหลักในการตัดสินใจ บทบาทของพวกเขาคือการทำให้โครงการก้าวไปข้างหน้าด้วยการแก้ปัญหาที่สามารถขัดขวางความคืบหน้าของโครงการและช่วยให้ผู้จัดการโครงการเห็นเส้นทางที่ชัดเจนสู่ความสำเร็จ

ตลอดทั้งโครงการ ผู้จัดการโครงการอาจเสนอคำแนะนำต่อคณะกรรมการ ซึ่งอาจรวมถึงการขอให้ที่อยู่:

  • ความเสี่ยงและความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น
  • ปัญหาทรัพยากรเช่นไม่มี สมาชิกในทีมที่ถูกต้อง มีอยู่
  • กำหนดการล่าช้า
  • งบประมาณล้นเกิน

คณะกรรมการอาจยอมรับคำแนะนำของผู้จัดการโครงการ หรืออาจมีข้อเสนอแนะอื่นๆ เพื่อเป็นแนวทางต่อไป คุณค่าของคณะกรรมการคือสมาชิกโดยรวมมีภาพรวม

อนุมัติการใช้จ่าย

คณะกรรมการโครงการอนุมัติงบประมาณโดยรวม โดยปกติแล้วจะไม่ต้องการดูใบแจ้งหนี้ทุกใบ แต่จะคอยตรวจสอบการใช้จ่ายอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามแผน

ผู้จัดการโครงการไปที่คณะกรรมการเมื่อดูเหมือนว่าถึงเวลาต้องจุ่มลงในกองทุนสำรองฉุกเฉินหรือเงินสำรองการจัดการ คณะกรรมการสามารถอนุมัติการใช้จ่ายเกินและเข้าถึงเงินทุนเพิ่มเติมเมื่อสามารถพิสูจน์ได้

โดยรวมแล้ว คณะกรรมการโครงการมีหน้าที่กำกับดูแลและบังคับทิศทางที่จำเป็นสำหรับทีมโครงการ ทิศทางและคำแนะนำช่วยให้ผู้จัดการโครงการรักษาโครงการให้ไปในทิศทางที่ถูกต้อง และอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะเจาะและช่วยเหลือหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น