การบริหารโครงการ

ข้อดีและข้อเสียของโครงสร้างองค์กร 3 โครงการ

โครงสร้างใดที่เหมาะกับคุณที่สุด

ผู้ชายทำงาน

••• ภาพซิดนีย์ Roberts / DigitalVision / Getty

สารบัญขยายสารบัญ

วิธีจัดโครงสร้างองค์กรของคุณมีอิทธิพลต่อการจัดการและดำเนินการของคุณ โครงการ . นอกจากนี้ยังสามารถมีอิทธิพลต่ออำนาจหน้าที่และการเข้าถึงที่คุณต้องทำงานในฐานะผู้จัดการโครงการ

โครงสร้างองค์กรทั่วไปมีสามโครงสร้าง และผู้จัดการโครงการทำงานในโครงสร้างทั้งหมด ได้แก่ การทำงาน โครงการ และเมทริกซ์ มาดูข้อดีและข้อเสียของแต่ละรายการกัน เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าคุณกำลังเผชิญอะไรอยู่เมื่อคุณเข้าร่วมโครงสร้างใหม่

โครงสร้างองค์กรตามหน้าที่

ในโครงสร้างองค์กรที่ทำงาน ผู้จัดการโครงการและทรัพยากรทั้งหมดทำงานในแผนกของบริษัทเดียวกัน เช่น ฝ่ายขายและการตลาด โดยทั่วไป ผู้จัดการส่วนงานมีอำนาจมากกว่าผู้จัดการโครงการ

ข้อดี

โครงสร้างการทำงานช่วยให้คุณมีอำนาจน้อยที่สุดในฐานะผู้จัดการโครงการ แต่มีข้อดีอื่นๆ มากมาย:

  • ทำงานได้ดีสำหรับทีมขนาดเล็กและโครงการขนาดเล็ก เนื่องจากฟังก์ชันนี้สามารถควบคุมสมาชิกในทีมและทรัพยากรอื่นๆ ที่จำเป็นได้อย่างเต็มที่
  • คุณสามารถเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายเนื่องจากอยู่ในพื้นที่การทำงานเดียวกัน
  • การรวมทุกคนเข้าด้วยกันเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้นรวดเร็ว
  • คุณสามารถจำกัดเครื่องมือสื่อสารโครงการที่คุณต้องใช้ เนื่องจากทีมค่อนข้างเล็กและเรียบง่าย
  • คุณมักจะได้รับสมาชิกในทีมที่กระตือรือร้นและกระตือรือร้นที่จะทำงานในโครงการนี้ เนื่องจากเป็นการมอบโอกาสทางอาชีพให้กับพวกเขา งานโครงการสามารถเป็นวิธีที่ดีในการจูงใจทีมของคุณ
  • หากคุณกำลังส่งมอบโครงการให้กับทีมสายงาน จะเป็นทีมสายงานที่คุณทำงานอยู่ ซึ่งจะทำให้การปิดโครงการง่ายขึ้น

ข้อเสีย

แม้ว่าโครงสร้างนี้มีข้อดีมากมาย แต่ให้พิจารณาข้อเสียบางประการด้วย:

  • งานเกิดขึ้นในไซโล ซึ่งอาจหมายความว่าคุณไม่สามารถเข้าถึงบุคคลที่อยู่นอกแผนกที่ทำงานของคุณ
  • คนในทีมโครงการอาจภักดีต่อแผนกหรือผู้จัดการทีมมากกว่างานในโครงการ ซึ่งอาจทำให้เกิดข้อขัดแย้งได้
  • โครงการขนาดใหญ่สามารถลงเอยด้วยผู้จัดการโครงการที่ใช้งานได้จริงสำหรับแต่ละหน้าที่ อาจส่งผลให้งานล้มเหลวหากผู้จัดการโครงการทั้งหมดไม่ทำงานร่วมกันอย่างกลมกลืน
  • การทำงานตามหน้าที่อาจทำให้คุณไม่มีโอกาสสร้างเครือข่ายกับบริษัทในวงกว้าง การรักษาจุดโฟกัสเชิงกลยุทธ์อาจทำได้ยากกว่า

โครงสร้างองค์กรโครงการ

ทีมงานเฉพาะจะถูกรวบรวมเพื่อทำงานในโครงการในโครงสร้างองค์กรของโครงการ ผู้จัดการโครงการอาจมีความรับผิดชอบในการจัดการสายงานสำหรับสมาชิกในทีมโครงการ ตัวอย่างนี้จะรวมถึงการก่อสร้างขนาดใหญ่ แต่ยังรวมถึงความคิดริเริ่มขององค์กรที่ต้องใช้ทีมงานที่ทุ่มเท ผู้จัดการโครงการมีอำนาจสูงสุด รายงานต่อผู้สนับสนุนโครงการและ คณะกรรมการโครงการ . บุคคลในทีมทำงานให้กับผู้จัดการโครงการโดยตรง

ข้อดี

ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของโครงสร้างโครงการคือคุณสามารถควบคุมทีมได้มากขึ้น แต่มีข้อดีอื่นๆ ด้วย:

  • ทีมสามารถมีตัวตนที่แข็งแกร่ง เป็นโครงสร้างที่ง่ายที่สุดในการสร้างวัฒนธรรมของทีมที่แข็งแกร่ง
  • ทีมงานทั้งหมดมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของทีม ดังนั้นความขัดแย้งของความภักดีจึงเกิดขึ้นกับงานประจำวันสำหรับคนที่ทำงานในโครงการ งานประจำวันของพวกเขาคือโครงการ
  • ทรัพยากรมีไว้สำหรับโครงการโดยเฉพาะ ดังนั้นจึงง่ายต่อการจัดกำหนดการงาน คุณจะทราบเมื่อสมาชิกในทีมว่าง และไม่มีความเสี่ยงที่จะถูกดึงออกในเวลาสั้นๆ เพื่อไปทำงานตามปกติของผู้จัดการคนอื่น
  • โครงการที่ดำเนินการในโครงสร้างนี้เป็นสภาพแวดล้อมที่ยอดเยี่ยมสำหรับการพัฒนาทักษะการจัดการโครงการของคุณ ตลอดจนทักษะความเป็นผู้นำทางเทคนิคเพิ่มเติม

ข้อเสีย

โครงสร้างโครงการนั้นใช้งานง่ายที่สุด แต่ก็ยังมีข้อเสียอยู่บ้าง:

  • การมีทีมงานที่ทุ่มเทให้กับโครงการหนึ่งถือเป็นภาระผูกพันที่มีราคาแพง มีแนวโน้มว่าจะเป็นตัวเลือกเฉพาะในโครงการขนาดใหญ่เท่านั้น
  • หากคุณลบคนออกจากงานประจำ พวกเขาอาจพบว่าเป็นการยากที่จะกลับไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าโครงการยาว งานโครงการขยายเวลาให้คุณ ดังนั้นการกลับไปทำหน้าที่เดิมของคุณหลังจากทำงานในสภาพแวดล้อมแบบสหสาขาวิชาชีพในโครงการใหม่ที่ท้าทาย จึงไม่เป็นโอกาสที่น่าสนใจสำหรับคนจำนวนมาก ดังนั้น การจัดการการเปลี่ยนแปลงของทีมเมื่อคุณปิดโครงการจึงมีความสำคัญมากขึ้น
  • บางครั้งการปิดโครงการอาจหมายถึงการตกงานหากธุรกิจย้ายไปแล้วและไม่มีตำแหน่งอื่นให้คุณ
  • โดยธรรมชาติแล้ว ทีมงานที่ทุ่มเทจะดูดทรัพยากรเพื่อทำงานเพียงสิ่งเดียว พวกเขาสามารถจำกัดจำนวนโครงการที่บริษัทสามารถทำได้ในแต่ละครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโครงการต่างๆ ต้องใช้ทักษะเดียวกัน
  • ผู้จัดการโครงการในโครงสร้างประเภทนี้จะทำหน้าที่จัดการสายงานให้กับทีมของพวกเขาด้วย ซึ่งหมายถึงการใช้เวลาและความพยายามกับงานด้านทรัพยากรบุคคลที่คุณไม่ต้องทำในโครงสร้างอื่นๆ หากคุณชอบองค์ประกอบในการทำงานกับผู้คน ปัจจัยนี้อาจเป็นประโยชน์

โครงสร้างองค์กรเมทริกซ์

ตัวเลือกที่สามคือโครงสร้างเมทริกซ์ มีการใช้ทรัพยากรร่วมกันทั้งในงานธุรกิจตามปกติและงานโครงการ อาจหมายถึงการมีผู้จัดการสองคนหรือความรับผิดชอบ 'เส้นประ' ต่อผู้จัดการโครงการและผู้จัดการทีม โดยปกติแล้ว โครงสร้างสายงานการจัดการการทำงานจะเข้าที่ก่อน และผู้จัดการโครงการจะใช้เส้นประ

โครงสร้างนี้แบ่งอำนาจและอำนาจหน้าที่ระหว่างผู้จัดการสายงานหรือผู้จัดการแผนกและผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องใช้ทักษะการเจรจาต่อรองอย่างเต็มที่

ข้อดี

โครงสร้างเมทริกซ์เป็นเรื่องธรรมดามากเพราะช่วยให้ผู้จัดการสามารถเลือกวิธีที่ผู้คนใช้เวลาได้อย่างยืดหยุ่น คุณน่าจะทำงานในสภาพแวดล้อมแบบเมทริกซ์ในบางจุดในอาชีพของคุณ ข้อดีของโครงสร้างนี้คือ:

  • ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถเคลื่อนย้ายไปมาระหว่างโครงการได้ตามต้องการ
  • คุณสามารถทำงานหลายๆ อย่างได้ บางครั้งก็ควบคู่กันไป แม้ว่าประเด็นนี้จะถูกโต้แย้งว่าเป็นข้อเสียเช่นกัน
  • ทีมงานและบุคคลสามารถโต้ตอบได้ดีมาก หากมีโปรเจ็กต์ใหม่ที่ต้องให้ความสำคัญ มันก็ง่ายพอที่จะหมุนและมุ่งความสนใจไปที่อย่างอื่นในทันที คุณไม่สามารถทำได้อย่างง่ายดายในโครงสร้างโปรเจ็กต์ ซึ่งใช้เวลานานกว่าในการยุบและจัดกลุ่มใหม่
  • โครงสร้างต้องการให้ทุกคนใช้วงจรการจัดการโครงการและระเบียบวิธีเดียวกัน ดังนั้นการย้ายระหว่างโครงการจึงเป็นเรื่องง่าย ผู้คนสามารถเข้าร่วมทีมโครงการโดยจำเป็นต้องมีการปฐมนิเทศค่อนข้างน้อยเมื่อคำศัพท์และกระบวนการเป็นเรื่องปกติ

ข้อเสีย

เช่นเดียวกับการตั้งค่าทั้งหมด การตั้งค่านี้มีข้อผิดพลาดเช่นกัน แม้ว่าจะเป็นโครงสร้างทั่วไป แต่สถานที่ทำงานสมัยใหม่มีไม่มากนักที่แก้ปัญหาเรื่องการโอเวอร์โหลดได้ การให้แต่ละคนทำมากเกินไปอาจเป็นเรื่องง่าย ถ้าคุณไม่มีระบบในการจัดการและตรวจสอบปริมาณงานทั้งหมดของพวกเขา ข้อเสียอื่น ๆ คือ:

  • ความขัดแย้งระหว่างโครงการเป็นเรื่องปกติเพราะคุณอาจต่อสู้เพื่อทรัพยากรเดียวกันกับโครงการอื่น
  • โครงการอื่นอาจมีทรัพยากรที่ดีที่สุด—คนที่เหมาะสมที่สุดที่มีทักษะที่เหมาะสม—หรือผู้จัดการสายงานของพวกเขาอาจไม่ทำให้พวกเขาพร้อมสำหรับการทำงานโครงการ
  • อาจมีข้อขัดแย้งระหว่างงานทางธุรกิจตามปกติและงานโครงการสำหรับบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้จัดการทั้งสองจัดลำดับความสำคัญต่างกัน
  • แหล่งข้อมูลอาจมีข้อขัดแย้งเกี่ยวกับเส้นทางการพัฒนาที่ใช้สำหรับอาชีพในอนาคต แม้ว่าคุณอาจรู้ว่าคุณต้องการอยู่ในการบริหารโครงการต่อไป แต่คุณอาจมีตัวเลือกในการก้าวไปสู่บทบาทหน้าที่อาวุโสกว่าหรือบทบาทเชิงโครงการมากขึ้น แต่การมีทางเลือกทางอาชีพมากมายเป็นสิ่งที่ดี แม้ว่าจะตัดสินใจได้ยากก็ตาม

โครงสร้างองค์กรที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบสำหรับงานธุรกิจตามปกติทั้งหมดไม่ได้ผลสำหรับโครงการเสมอไป และคุณต้องจัดการภายในสภาพแวดล้อมที่คุณทำงาน การได้รับประสบการณ์ในแต่ละโครงสร้างเหล่านี้เป็นความคิดที่ดี เพื่อให้คุณได้สัมผัสโดยตรง มันจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าสภาพแวดล้อมใดเหมาะกับคุณที่สุดและเหมาะกับทักษะและความชอบของคุณ จากนั้น คุณสามารถเลือกอย่างมีข้อมูล หากคุณมีโอกาสตัดสินใจเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในการทำงานในอนาคตของคุณ

การทำความเข้าใจข้อดีและข้อเสียของโครงสร้างองค์กรแต่ละโครงการจะช่วยให้คุณมีโอกาสค้นหาว่าที่ใดดีที่สุดที่จะใช้เวลาและอิทธิพลของคุณเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากทีมของคุณ และช่วยให้โครงการของคุณสรุปผลได้สำเร็จ