หางาน

แนวทางการเขียนจดหมายและอีเมลอย่างมืออาชีพ

มุมมองด้านข้างของนักธุรกิจหญิงกำลังถือจดหมายและนั่งที่โต๊ะ

••• รูปภาพ JohnnyGreig / Getty

สารบัญขยายสารบัญ

วิธีที่ดีที่สุดในการเขียนจดหมายคืออะไร? จดหมายกระดาษยังใช้งานได้หรืออีเมลเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าหรือไม่? ไม่มีวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสาร ในบางกรณี การสื่อสารทางอีเมลเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล ในบางครั้งคุณอาจต้องส่งจดหมายที่พิมพ์ พิมพ์ และลงนามแบบเดิมๆ

ที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังสื่อสารกับใครและจุดประสงค์ในการติดต่อของคุณ

อีเมลเร็วกว่าและง่ายกว่า แต่ข้อความอีเมลบางข้อความไม่เคยเปิดอ่านเลย และขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังเขียนถึงใครและทำไมคุณถึงเขียน คุณอาจต้องส่งจดหมายที่พิมพ์และลงนามแล้ว หรือแม้กระทั่งอัปโหลดทางออนไลน์

ประเภทของข้อความที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังสื่อสารกับใคร และจุดประสงค์ในการติดต่อของคุณ

แนวทางการเขียนจดหมายและอีเมลอย่างมืออาชีพ

ต่อไปนี้คือแนวทางในการเขียนจดหมายและข้อความอีเมล รวมถึงวิธีการเขียน จัดรูปแบบ และตรวจทานจดหมายของคุณ พร้อมตัวอย่างจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ

สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายหรืออีเมล

ไม่ว่าคุณจะสื่อสารอย่างไร จดหมายที่เขียนอย่างดีมีหลายส่วน สิ่งที่คุณใส่ในแต่ละส่วนและการจัดรูปแบบเอกสารจะขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังส่งจดหมายที่พิมพ์หรือข้อความอีเมล

คู่มือการเขียนจดหมายฉบับนี้ประกอบด้วยสิ่งที่ควรระบุไว้ในแต่ละส่วนของจดหมาย วิธีระบุที่อยู่และเซ็นชื่อในการสื่อสารทางอีเมล รูปแบบและเลย์เอาต์ของจดหมาย ตัวอย่างและเทมเพลต

ส่วนของจดหมาย

  • ข้อมูลติดต่อ
  • คำทักทาย (คำทักทาย)
  • ตัวหนังสือ
  • ปิด
  • ลายเซ็น

ข้อมูลติดต่อ
วิธีที่คุณใส่ข้อมูลติดต่อของคุณจะแตกต่างกันไปตามวิธีที่คุณส่งจดหมาย เมื่อคุณส่งข้อความอีเมล ข้อมูลติดต่อของคุณจะอยู่ที่ท้ายข้อความแทนที่จะเป็นด้านบนของหน้า

ตัวอย่างคำทักทาย
คำทักทายเป็นส่วนทักทายของจดหมายของคุณ ต่อไปนี้คือตัวอย่างการทักทายจดหมายที่ใช้ได้ดีกับการติดต่อทางจดหมายอย่างมืออาชีพ

ตัวหนังสือ

เนื้อความในจดหมายของคุณจะประกอบด้วยหลายย่อหน้า

  • ย่อหน้าแรกควรมีคำนำและคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับเหตุผลในการเขียนของคุณ
  • ย่อหน้าที่สอง (และย่อหน้าใด ๆ ต่อไปนี้) ควรอธิบายเหตุผลในการเขียนเพิ่มเติม
  • ย่อหน้าสุดท้ายควรร้องขอการดำเนินการจากผู้อ่าน หากคุณกำลังร้องขอบางสิ่ง หรือระบุว่าคุณจะติดตามผลอย่างไร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณมีความชัดเจน ผู้อ่านจะต้องรู้ว่าคุณต้องการอะไรและพวกเขาจะช่วยเหลือคุณได้อย่างไร หรือหากคุณเสนอบริการหรือความช่วยเหลือในสิ่งที่คุณสามารถให้กับผู้อ่านได้


ปิด
จดหมายจะปิดด้วยคำเช่น 'ขอแสดงความนับถือ' หรือ 'ขอแสดงความนับถือ' ซึ่งตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค จากนั้นลายเซ็นของคุณหากคุณส่งจดหมายที่พิมพ์ หากคุณกำลังส่งข้อความอีเมล เพียงพิมพ์ชื่อของคุณหลังการปิด นี่คือรายการตัวอย่างการปิดจดหมายที่เหมาะสมสำหรับการติดต่อทางธุรกิจและการจ้างงาน

ลายเซ็น

ขั้นสุดท้ายที่จดหมายของคุณคือลายเซ็นของคุณ ซึ่งจะรวมข้อมูลติดต่อของคุณในข้อความอีเมล

วิธีการเขียนจดหมาย
สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึงอย่างเป็นทางการ เว้นแต่คุณจะรู้จักพวกเขาเป็นอย่างดี ต่อไปนี้คือวิธีการระบุที่อยู่จดหมาย ซึ่งรวมถึงข้อมูลทั่วไปที่คุณสามารถใช้ได้หากคุณไม่มีผู้ติดต่อที่บริษัท

การจัดรูปแบบการติดต่อของคุณ

เมื่อคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นแล้ว ให้ตรวจทานรูปแบบมาตรฐานเพื่อใช้สำหรับจดหมายและข้อความอีเมล:

แนวทางการเขียนจดหมาย

ขั้นตอนต่อไปคือการขัดเกลาจดหมายของคุณ ดังนั้นจึงมีช่องว่างมากมายระหว่างย่อหน้ากับด้านบนและด้านล่างของหน้า คุณจะต้องเลือกรูปแบบและขนาดแบบอักษรที่อ่านได้แบบมืออาชีพ สิ่งที่คุณพูดจะขึ้นอยู่กับเหตุผลที่คุณเขียน ดังนั้นอย่าลืมปรับแต่งจดหมายของคุณให้เหมาะสมกับสถานการณ์ส่วนตัวและในอาชีพของคุณ

ต่อไปนี้คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนตัวอักษรประเภทต่างๆ รวมถึงระยะขอบของหน้า แบบอักษร การเว้นวรรค และรายละเอียดของสิ่งที่จะใส่ พร้อมด้วยตัวอย่างของแต่ละตัวอักษร

ตัวอย่างและแม่แบบ

การใช้เทมเพลตเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นจดหมายหรือข้อความอีเมลของคุณเอง เนื่องจากคุณกำลังเริ่มต้นด้วยรูปแบบพื้นฐาน เพียงกรอกข้อมูลของคุณในส่วนที่เหมาะสมของจดหมาย

การดูตัวอย่างก็มีประโยชน์เช่นกัน เพราะคุณจะได้แนวคิดว่าจะพูดอะไรในจดหมายโต้ตอบของคุณเอง

ตัวอย่างจดหมาย
ตัวอย่างจดหมายรวมถึงจดหมายธุรกิจ จดหมายปะหน้า จดหมายขอบคุณสัมภาษณ์ จดหมายติดตามผล จดหมายตอบรับและปฏิเสธงาน จดหมายลาออก จดหมายขอบคุณ จดหมายธุรกิจ และตัวอย่างจดหมายและแม่แบบอื่นๆ

ตัวอย่างข้อความอีเมล
ตัวอย่างการจ้างงาน การหางาน และข้อความอีเมลธุรกิจ รวมถึงเทมเพลตอีเมล ตัวอย่างข้อความที่จัดรูปแบบ และหัวเรื่อง คำทักทายและตัวอย่างลายเซ็น

ตรวจทานและตรวจการสะกด

สุดท้าย ก่อนที่คุณจะพิมพ์หรืออัปโหลดจดหมายหรือส่งข้อความอีเมล ตรวจตัวสะกด ตรวจไวยากรณ์ และตรวจทาน เคล็ดลับเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดใดๆ คือการอ่านออกเสียง คุณอาจสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณไม่ได้ตรวจทานโดยเพียงแค่ดู