เทมเพลตจดหมายธุรกิจมืออาชีพ
••• Nick Correia / arabianEye / Getty Images
สารบัญขยายสารบัญ- รูปแบบจดหมายธุรกิจ
- วิธีจัดรูปแบบและเขียนจดหมาย
- สิ่งที่จะรวมไว้ในแต่ละส่วน
- ข้อมูลติดต่อ
- จดหมายธุรกิจ
- ลายเซ็น
- เทมเพลตจดหมายธุรกิจ
- เทมเพลตและตัวอย่างเพิ่มเติม
จดหมายธุรกิจคือ a จดหมายโต้ตอบอย่างมืออาชีพ . หากคุณกำลังเขียนจดหมายปะหน้า จดหมายแนะนำ , หรือ ขอบคุณบันทึก คุณจะต้องปฏิบัติตามข้อตกลงอย่างเป็นทางการของจดหมายธุรกิจ
การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้มีความสำคัญ เนื่องจากแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังดำเนินการโต้ตอบอย่างจริงจัง นอกจากนี้ ยังช่วยให้แน่ใจว่าผู้รับจดหมายสามารถมุ่งความสนใจไปที่ข้อความของคุณ (และไม่เกี่ยวกับการจัดรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน การพิมพ์ผิด หรือข้อผิดพลาดเล็กๆ
ก่อนที่คุณจะเขียน—หรือสรุป—จดหมายธุรกิจฉบับต่อไปของคุณ โปรดใช้เวลาทบทวน วิธีการจัดรูปแบบตัวอักษร ตั้งแต่การเลือกแบบอักษรไปจนถึงรูปแบบ พร้อมด้วยข้อมูลว่าคำทักทายและการลงชื่อใดเหมาะสมที่จะใช้
ประเภทของรูปแบบจดหมายธุรกิจ
มีสามรูปแบบพื้นฐานที่ใช้ในจดหมายธุรกิจ:
- รูปแบบบล็อก : ในสไตล์นี้ ข้อความทั้งหมดจะปล่อยให้ถูกปรับให้เหมาะสม ข้ามหนึ่งบรรทัดระหว่างแต่ละส่วน
- รูปแบบบล็อกที่แก้ไข: เนื้อหาส่วนใหญ่ได้รับการปรับให้เหมาะสมในสไตล์นี้ เช่นเดียวกับในตัวอักษรรูปแบบบล็อก ข้อยกเว้นสำหรับข้อมูลติดต่อและการปิดบัญชีโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ให้แตะตรงกลางหน้า แล้วเขียนข้อมูลของคุณที่นั่น
- รูปแบบกึ่งบล็อก: นอกจากนี้ บางครั้งเรียกว่ารูปแบบบล็อกเยื้อง สไตล์นี้เหมือนกับรูปแบบบล็อกที่แก้ไข ยกเว้นแต่ละย่อหน้าจะเยื้อง
รูปแบบใดๆ เหล่านี้เป็นที่ยอมรับสำหรับใช้ในจดหมายธุรกิจ แต่เนื่องจากกฎสำหรับรูปแบบบล็อกมีความชัดเจนมาก นี่อาจเป็นตัวเลือกที่ง่ายที่สุดในการเลือก
โปรแกรมประมวลผลคำจำนวนมากจะมีเทมเพลตที่จะช่วยให้คุณจัดรูปแบบจดหมายอย่างเหมาะสมได้ง่ายขึ้น
ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาของจดหมายแทนการจัดรูปแบบ ไม่ว่าคุณจะเลือกรูปแบบใด อย่าลืมเว้นวรรคเดียวตัวอักษรและข้ามช่องว่างระหว่างทุกย่อหน้าและทุกส่วน
วิธีจัดรูปแบบและเขียนจดหมาย
รูปลักษณ์มีความสำคัญ! จดหมายธุรกิจเป็นการติดต่อทางจดหมายอย่างมืออาชีพ แต่จะไม่ถูกมองว่าเป็นแบบนั้น หากคุณเลือกใช้แบบอักษรแปลก ๆ หรือมีการพิมพ์ผิดจำนวนมาก ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติบางประการที่ควรปฏิบัติตาม:
- เลือก แบบอักษรที่เหมาะสม และขนาดตัวอักษร . สิ่งสำคัญที่สุดคือคุณต้องการแบบอักษรที่ไม่ธรรมดาในชีวิตประจำวัน (เช่น Times New Roman, Calibri หรือ Arial) ที่ไม่โดดเด่น แบบอักษรเริ่มต้นในโปรแกรมประมวลผลคำอาจเป็นทางเลือกที่ยอมรับได้
- หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการหรือคำสแลง . นี่เป็นจดหมายทางการ คุณจึงควรใช้ภาษาที่เป็นทางการมากขึ้น
- ป้องกันการพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ โดย การพิสูจน์อักษร อย่างระมัดระวัง.
- หากคุณกำลังพิมพ์จดหมาย พิจารณาเลือกกระดาษคุณภาพสูง . ไม่ว่าจะเลือกกระดาษอะไร ให้พับจดหมายอย่างระมัดระวังก่อนวางลงในซองจดหมาย หากทำได้ ให้พิมพ์ที่อยู่ของผู้รับบนซองจดหมาย หากไม่สามารถทำได้ ให้ใช้ลายมือที่เรียบร้อยที่สุด
สิ่งที่จะรวมไว้ในแต่ละส่วนของจดหมาย
ข้อมูลติดต่อ
รวมของคุณ ข้อมูลติดต่อ ในลำดับต่อไปนี้:
ชื่อของคุณ
ที่อยู่ของคุณ
เมือง, รัฐ รหัสไปรษณีย์
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ที่อยู่อีเมลของคุณ
หากคุณกำลังใช้หัวจดหมายส่วนบุคคลที่มีข้อมูลนี้ ให้ละทิ้งส่วนนี้
วันที่: ในสหรัฐอเมริกา รูปแบบการเขียนวันที่คือ เดือน วันที่ และปี เช่น มีนาคม 3, 2020 . อย่าย่อเดือน
ข้อมูลติดต่อของผู้รับ: รวมข้อมูลติดต่อสำหรับบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง หากคุณไม่มีชื่อเฉพาะ ให้ปล่อยไว้
ชื่อ
ชื่อ
บริษัท
ที่อยู่
เมือง, รัฐ รหัสไปรษณีย์
คำทักทาย: ขึ้นต้นจดหมายด้วยคำทักทาย เช่น 'Dear' ตามด้วยชื่อเรื่องและชื่อ ดูตัวอย่างเพิ่มเติมของ คำทักทายที่เหมาะสมเพื่อใช้ในจดหมายธุรกิจ รวมทั้งคำแนะนำในสิ่งที่ต้องทำหากคุณไม่มีผู้ติดต่อเฉพาะ ตามด้วยชื่อบุคคลด้วยเครื่องหมายทวิภาค
เรียน คุณ/นางสาว นามสกุล:
จดหมายธุรกิจ
รักษาจดหมายของคุณให้เรียบง่ายและเน้นวัตถุประสงค์เพื่อให้ชัดเจน
- ย่อหน้าแรกของจดหมายธุรกิจของคุณควรให้ข้อมูลเบื้องต้นว่าทำไมคุณถึงเขียน
- ในย่อหน้าต่อไปนี้ ให้ข้อมูลเพิ่มเติมและรายละเอียดเกี่ยวกับคำขอของคุณ
- ย่อหน้าสุดท้ายควรย้ำเหตุผลที่คุณเขียนและขอบคุณผู้อ่านที่ตรวจทานคำขอของคุณ
เว้นวรรคเดียวจดหมายของคุณและปรับจดหมายของคุณไปทางซ้าย เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างแต่ละย่อหน้า
ปิดฟรี :
ขอแสดงความนับถือ
ลายเซ็น
ลายมือชื่อ (สำหรับจดหมายทางไปรษณีย์)
พิมพ์ลายเซ็น
เทมเพลตจดหมายธุรกิจ
นี่คือตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบมืออาชีพ ดาวน์โหลดเทมเพลตจดหมายธุรกิจแบบมืออาชีพ (เข้ากันได้กับ Google Docs และ Word Online) หรือดูตัวอย่างเพิ่มเติมด้านล่าง
TheBalance 2018
ดาวน์โหลดเทมเพลต Wordตัวอย่างจดหมายธุรกิจ (ฉบับข้อความ)
Joan Lau
123 ถนนสายหลัก
Anytown, CA 12345
555-555-5555
joan.lau@myemail.com
1 มีนาคม 2020
Steven Kramer
ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
Acme เครื่องใช้สำนักงาน
123 ถ.ธุรกิจ
Business City, NY 54321
เรียน คุณเครเมอร์
ฉันกำลังเขียนถึงวันนี้เพื่อเชิญคุณหรือตัวแทนคนอื่นจากบริษัทของคุณให้มาพูดในการประชุมประจำปีของ Metropolitan Business Conference ซึ่งจะจัดขึ้นที่โรงแรม North Branch ในวันที่ 15 - 18 กันยายน 2020
ธีมของการประชุมที่กำลังจะมีขึ้นคือการค้นหาและจ้างพนักงานที่เหมาะกับวัฒนธรรมของบริษัท ด้วยการเติบโตที่บริษัทของคุณได้เห็นในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ฉันเชื่อว่าคุณจะมีอะไรมากมายให้ผู้ชมของเรา
ในฐานะส่วนหนึ่งของแพ็คเกจของผู้บรรยาย เราขอเสนอรางวัลเกียรติยศแบบพอประมาณและโต๊ะสำหรับหกคนในงานเลี้ยงอาหารค่ำในคืนวันเสาร์
หากคุณมีคำถามหรือต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโอกาสในการพูด โปรดแจ้งให้เราทราบ หมายเลขโทรศัพท์มือถือของฉันคือ 555-555-5555 และอีเมลของฉันคือ joan.lau@myemail.com
ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ. ขอขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ.
ขอแสดงความนับถือ,
ลายเซ็นของคุณ (จดหมายฉบับพิมพ์)
Joan Lau
ขยายเทมเพลตและตัวอย่างเพิ่มเติม
จมโดยขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ? แม่แบบสามารถช่วยได้ เทมเพลตจดหมายของ Microsoft มีให้ดาวน์โหลดฟรีสำหรับผู้ใช้ Microsoft Word หรืออยู่ในโปรแกรม Word ของคุณ คุณสามารถใช้เทมเพลตเหล่านี้เพื่อสร้างจดหมายธุรกิจและการจ้างงานที่หลากหลาย
หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเขียนอะไรในเนื้อหาของจดหมายธุรกิจ ให้ทบทวนสิ่งเหล่านี้ ตัวอย่างการหางานและจดหมายสมัครงาน สำหรับแรงบันดาลใจ
ที่มาของบทความ
มหาวิทยาลัยเพอร์ดู. ' การเขียนจดหมายธุรกิจขั้นพื้นฐาน .' เข้าถึงเมื่อ 28 เมษายน 2020.
มหาวิทยาลัยเพอร์ดู. ' การเขียนจดหมายธุรกิจขั้นพื้นฐาน .' เข้าถึงเมื่อ 18 มีนาคม 2020.