ข้อดีและข้อเสียเกี่ยวกับคำอธิบายงาน
คุณสามารถพัฒนาและนำไปใช้เพื่อประโยชน์ของคุณ
••• มานพ พิมพ์สิทธิ์ / EyeEm / Getty Images
พนักงาน รายละเอียดงานเป็นลายลักษณ์อักษร ที่อธิบายหน้าที่ ความรับผิดชอบ คุณสมบัติที่จำเป็น และการรายงานความสัมพันธ์ของงานนั้นๆ พวกเขาจะขึ้นอยู่กับข้อมูลวัตถุประสงค์ที่ได้รับผ่าน การวิเคราะห์งาน ความเข้าใจในความสามารถและทักษะที่จำเป็นในการบรรลุภารกิจที่จำเป็น และความต้องการขององค์กรในการผลิตงาน
รายละเอียดงานของพนักงานระบุและสะกดความรับผิดชอบของงานเฉพาะ พวกเขายังรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสภาพการทำงาน เครื่องมือ อุปกรณ์ที่ใช้ ความรู้และทักษะที่จำเป็น และความสัมพันธ์กับตำแหน่งอื่น ๆ รวมถึงหัวหน้าโดยตรง
คำอธิบายงานของพนักงานที่พัฒนาขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรของคุณ ในทางกลับกัน คำอธิบายงานของพนักงานที่เขียนไม่ดีนั้นทำให้เกิดความสับสนในที่ทำงาน การสื่อสารที่ผิดพลาด และทำให้ผู้คนรู้สึกว่าพวกเขาไม่รู้ว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขา
หากคุณใช้รายละเอียดงานของพนักงานเป็นเอกสารการดำรงชีวิต เอกสารการหายใจ ซึ่งได้รับการอัปเดตเป็นประจำเพื่อสะท้อนความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของพนักงานแต่ละคน คำอธิบายเหล่านี้สามารถ กลายเป็นแผนงานมากขึ้น กว่าเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้อง
แง่บวกเกี่ยวกับคำอธิบายงาน
คำอธิบายงานที่มีผลกระทบเชิงบวกต่อความเข้าใจของพนักงานเกี่ยวกับงานของตนและมาตรฐานการปฏิบัติงานที่คาดหวังมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้
ให้โอกาสในการสื่อสารทิศทางบริษัทของคุณและแจ้งพนักงานว่าพวกเขาเหมาะสมกับภาพรวมอย่างไร
ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่หรือองค์กรที่มีสถานที่หลายแห่ง คำอธิบายงานของพนักงานที่มีการเขียนอย่างดีจะช่วยให้คุณกำหนดทิศทางของพนักงานได้ ด้วยทิศทางของผู้นำระดับสูงของคุณ และแผนกลยุทธ์สำหรับธุรกิจ
การจัดตำแหน่งพนักงานกับเป้าหมายของคุณ วิสัยทัศน์ , และ ภารกิจ คาถาความสำเร็จสำหรับองค์กรของคุณ ในฐานะผู้นำ คุณกำลังรับประกันการทำงานข้ามหน้าที่ของตำแหน่งและบทบาททั้งหมดที่จำเป็นเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าของคุณ
ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้คน:
Ferdinand Fournies ใน 'ทำไมพนักงานไม่ทำในสิ่งที่พวกเขาควรจะทำและจะทำอย่างไรกับมัน? ' กล่าวว่าความคาดหวังของพนักงานเป็นที่แรกที่จะดูว่าคนไม่ได้ทำในสิ่งที่คุณต้องการให้ทำหรือไม่ เขาบอกว่าคุณต้องทำให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนเข้าใจความคาดหวังของคุณอย่างชัดเจน และความเข้าใจนั้นเริ่มต้นที่รายละเอียดงานของพนักงาน
สิ่งนี้เป็นจริงไม่ว่าคุณกำลังสรรหาพนักงานใหม่หรือลงประกาศงานสำหรับ ผู้สมัครภายใน .
ช่วยคุณปกปิดตัวเองอย่างถูกกฎหมาย
ตัวอย่างเช่น สำหรับการปฏิบัติตามกฎหมายอเมริกันที่มีความพิการ (ADA) คุณจะต้องแน่ใจว่าคำอธิบายข้อกำหนดทางกายภาพของงานนั้นถูกต้องตามตัวอักษร สิ่งนี้จะช่วยให้คุณตอบสนองอย่างเหมาะสมหากพนักงานร้องขอที่พักภายใต้ ADA
ช่วยเหลือพนักงานในองค์กรที่ต้องทำงานกับพนักงานใหม่ ทำความเข้าใจขอบเขตความรับผิดชอบของบุคคล
คนที่เคย มีส่วนร่วมในกระบวนการจ้างงาน มีแนวโน้มที่จะสนับสนุนความสำเร็จของพนักงานใหม่มากขึ้น หรือเพื่อนร่วมงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง . การพัฒนารายละเอียดงานของพนักงานเป็นวิธีที่ง่ายในการมีส่วนร่วมกับผู้คนในความสำเร็จขององค์กรของคุณ
จำไว้ว่า เมื่อคุณพัฒนารายละเอียดงานของพนักงาน ให้ตระหนักว่าสิ่งเหล่านี้เป็นองค์ประกอบหนึ่งใน ระบบการจัดการประสิทธิภาพที่มีประสิทธิภาพ . พิจารณาคำเตือนเหล่านี้เกี่ยวกับลักษณะงานของพนักงาน
ศักยภาพเชิงลบของรายละเอียดงานของพนักงาน
ลักษณะงานของพนักงานมีข้อเสีย ได้แก่ :
พวกเขาล้าสมัยในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว
คุณต้องเสริมรายละเอียดงานของพนักงานด้วย เป้าหมายการเจรจาอย่างสม่ำเสมอ และ โอกาสในการพัฒนา อย่างน้อยรายไตรมาส—ควรเป็นรายเดือน พนักงานต้องพบกับหัวหน้าหรือทีมเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์เฉพาะที่สามารถวัดผลได้ชุดถัดไป
การประชุมครั้งนี้จะต้องเป็นจริงด้วย หากพนักงานได้รับเป้าหมายใหม่และยังคงรับผิดชอบงานทุกอย่างที่ระบุไว้ในรายละเอียดงานเดิมของพนักงาน การดำเนินการนี้ไม่ยุติธรรม เป็นเรื่องที่ท้อแท้สำหรับพนักงานที่ไม่เคยรู้สึกว่าตนเองประสบความสำเร็จในงานของตน
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากเป้าหมายและความสำเร็จในงานเชื่อมโยงกับเงินเดือนหรือโบนัส คุณต้องพิจารณาว่าพนักงานใช้เวลาของตนไปที่ใด หากรายละเอียดของงานของพนักงานให้ภาพที่ไม่ถูกต้อง ให้เปลี่ยนรายละเอียดงานของพนักงาน
ไม่ได้มีความยืดหยุ่นเพียงพอเสมอไปเพื่อให้บุคคลสามารถ 'ทำงานนอกกรอบ' ได้
รายละเอียดงานของพนักงานต้องยืดหยุ่นเพื่อให้พนักงานได้รับการฝึกอบรมข้ามสายงานอย่างสะดวกสบาย ต้องให้สมาชิกในทีมอีกคนทำงานให้สำเร็จ และพนักงานมีความมั่นใจว่า พวกเขาสามารถตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม เพื่อบริการลูกค้าของพวกเขา คุณต้องการพัฒนาคนที่สบายใจที่จะใช้โอกาสที่เหมาะสมเพื่อขยายขอบเขตของพวกเขา
อย่าให้การทบทวนงานประจำวันของพนักงานทุกครั้ง
นอกเหนือจากการปรับปรุงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ตามปกติที่แนะนำ รายละเอียดงานของพนักงานยังเป็นส่วนสำคัญของระบบการจัดการและประเมินผลการปฏิบัติงาน พวกเขาคือ ใช้ในการกำหนดขึ้นเงินเดือน และสิทธิ์โบนัส
เป็นข้อมูลอ้างอิงงานสำหรับกำหนดวิธีที่พนักงานใช้เวลาในการทำงานในแต่ละวัน พวกเขาให้ความสำคัญกับพลังงานและความสนใจของพนักงานที่วัดได้
สามารถนั่งในลิ้นชักได้ ดังนั้นจึงเป็นการเสียเวลา
รายละเอียดงานของพนักงานจะต้องเป็นส่วนสำคัญในการว่าจ้างของคุณ ขั้นตอนการคัดเลือก . หากคุณใช้คำบรรยายลักษณะงานที่คุณพัฒนาขึ้นในความคิดเห็นและการจัดการประสิทธิภาพการทำงานของคุณไม่ได้ กระบวนการทั้งหมดจะทำให้คุณเสียเวลาและพลังงานไปเปล่าๆ ในองค์กรที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ใครมีเวลาสำหรับสิ่งนั้น
บรรทัดล่าง
คุณสามารถใช้รายละเอียดงานของพนักงานเพื่อขอรับความเป็นเจ้าของของพนักงานและติดตามพารามิเตอร์ของทักษะและความสามารถที่คุณต้องการสำหรับตำแหน่งได้ เมื่อจ้างงาน คำอธิบายงานของพนักงานที่เขียนอย่างดีสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจจ้างงานได้ดี และการจ้างทีมที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อความสำเร็จในอนาคตของคุณ
ที่มาของบทความ
Fournies, Ferdinand F. ' ทำไมพนักงานไม่ทำในสิ่งที่พวกเขาควรจะทำ .' (หน้า 18) เข้าถึงเมื่อ 30 มิถุนายน 2020.