รายการตรวจสอบกระบวนการจัดการประสิทธิภาพ

รายการตรวจสอบทีละขั้นตอน

•••

รูปภาพ Phil Boorman / Getty

แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน แบบประเมิน หรือแบบที่คุณต้องการเรียก ให้เรียกว่าหมดไป ในฐานะที่เป็นการโจมตีแบบสแตนด์อโลนประจำปี การประเมินประสิทธิภาพเป็นที่ไม่ชอบและหลีกเลี่ยงในระดับสากล

ท้ายที่สุด มีกี่คนในองค์กรของคุณที่ต้องการได้ยินว่าพวกเขาไม่สมบูรณ์แบบในปีที่แล้ว มีผู้จัดการกี่คนที่ต้องการเผชิญข้อโต้แย้งและขวัญกำลังใจที่ลดลงซึ่งอาจเป็นผลมาจากกระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน?

มีผู้บังคับบัญชากี่คนที่รู้สึกว่าเวลาของพวกเขาถูกใช้ไปอย่างคุ้มค่าในอาชีพการงาน เพื่อจัดทำเอกสารและแสดงหลักฐาน เพื่อสนับสนุนความคิดเห็นของพวกเขาตลอดทั้งปี? นอกจากนี้ ผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดสำหรับการประเมินประสิทธิภาพจากงานของแต่ละคน อาจไม่ถูกกำหนดหรือวัดผลได้ในระบบงานปัจจุบันของคุณ ทำให้ระบบการประเมินยากขึ้นอีกขั้นในการจัดการและผูกการเพิ่มเงินเดือนของพนักงานกับการจัดอันดับที่เป็นตัวเลข

หากเป้าหมายที่แท้จริงของการประเมินประสิทธิภาพคือการพัฒนาพนักงานและการปรับปรุงองค์กร ให้พิจารณาย้ายไปที่ การจัดการประสิทธิภาพ ระบบ. ให้ความสำคัญกับสิ่งที่คุณต้องการสร้างจริงๆ ในองค์กรของคุณ นั่นคือการจัดการผลการปฏิบัติงานของพนักงานและการพัฒนาผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

เป็นส่วนหนึ่งของระบบนั้น คุณจะต้องใช้รายการตรวจสอบนี้เพื่อเป็นแนวทางในการเข้าร่วมในกระบวนการจัดการและการพัฒนาประสิทธิภาพ คุณยังสามารถใช้รายการตรวจสอบนี้เพื่อช่วยคุณในกระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงานแบบเดิมๆ รายการตรวจสอบมีขั้นตอนที่คุณต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จในระบบการจัดการประสิทธิภาพการทำงานใดๆ

หากคุณปฏิบัติตามรายการตรวจสอบนี้ คุณจะเสนอระบบการจัดการและการพัฒนาประสิทธิภาพที่จะช่วยปรับปรุง ขั้นตอนการประเมิน ที่คุณจัดการอยู่ในปัจจุบัน พนักงานจะรู้สึกดีขึ้นเมื่อมีส่วนร่วม อภิปรายการมีส่วนร่วม และพิจารณาวิธีปรับปรุงผลการปฏิบัติงาน ระบบการจัดการประสิทธิภาพการทำงานอาจส่งผลในทางบวกด้วยซ้ำ—และนั่นคือเป้าหมายของคุณ ถูกต้อง?

การเตรียมการและการวางแผนการจัดการประสิทธิภาพ

มีการลงทุนในส่วนหน้าเพื่อปรับปรุงกระบวนการประเมินพนักงานแบบดั้งเดิม อันที่จริง ผู้จัดการสามารถรู้สึกราวกับว่ากระบวนการใหม่ใช้เวลานานเกินไป

เมื่อวางรากฐานของเป้าหมายการพัฒนาแล้ว เวลาในการดูแลระบบก็ลดลงอย่างมาก แต่ละขั้นตอนเหล่านี้ดำเนินการโดยมีส่วนร่วมและความร่วมมือของพนักงานเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

การจัดการประสิทธิภาพและการพัฒนาในระบบงานทั่วไป

• กำหนดวัตถุประสงค์ของงาน หน้าที่การงาน และความรับผิดชอบ
• กำหนดเป้าหมายประสิทธิภาพด้วยผลลัพธ์ที่วัดได้
• กำหนดลำดับความสำคัญของความรับผิดชอบและเป้าหมายงานแต่ละอย่าง
• กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับส่วนประกอบสำคัญของงาน
• จัดให้มีการอภิปรายระหว่างกาลและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน โดยควรเป็นรายวัน สรุปและอภิปราย อย่างน้อยทุกไตรมาส (ให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวกและสร้างสรรค์)
• เก็บรักษาบันทึกการปฏิบัติงานผ่านรายงานเหตุการณ์วิกฤต (หมายเหตุเกี่ยวกับผลงานหรือปัญหาตลอดทั้งไตรมาสในแฟ้มข้อมูลพนักงาน โปรดเน้นทั้งด้านบวกและด้านลบของผลการปฏิบัติงานของพนักงาน)
• ให้โอกาสในการตอบรับในวงกว้าง ใช้ ระบบตอบรับประสิทธิภาพ 360 องศา ที่รวบรวมข้อเสนอแนะจากเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และบุคคลที่อาจรายงานต่อพวกเขา
• พัฒนาและจัดการแผนการสอนและปรับปรุงหากพนักงานไม่เป็นไปตามความคาดหวัง

การเตรียมการทันทีสำหรับการประชุมวางแผนการพัฒนาประสิทธิภาพ

• จัดกำหนดการการประชุมวางแผนการพัฒนาประสิทธิภาพ (PDP) และกำหนดการทำงานล่วงหน้ากับพนักงานเพื่อพัฒนาแผนพัฒนาประสิทธิภาพ (PDP)
• พนักงานตรวจสอบประสิทธิภาพส่วนบุคคล จัดทำเอกสารความคิดเห็นเกี่ยวกับการประเมินตนเอง และรวบรวมเอกสารที่จำเป็น รวมถึงผลตอบรับแบบ 360 องศา หากมี
• หัวหน้างานเตรียมการประชุม PDP โดยรวบรวมข้อมูลรวมถึงบันทึกการทำงาน รายงาน และข้อมูลจากผู้อื่นที่คุ้นเคยกับงานของพนักงาน
• ทั้งสองตรวจสอบว่าพนักงานทำงานอย่างไรโดยขัดกับเกณฑ์ทั้งหมด และพิจารณาพื้นที่สำหรับการพัฒนาศักยภาพ
• จัดทำแผนสำหรับการประชุม PDP ซึ่งรวมถึงคำตอบสำหรับคำถามทั้งหมดเกี่ยวกับเครื่องมือพัฒนาประสิทธิภาพพร้อมตัวอย่าง เอกสารประกอบ และอื่นๆ

การประชุมกระบวนการพัฒนาประสิทธิภาพ (PDP)

• สร้างบรรยากาศสบาย ๆ เป็นส่วนตัวและมีสัมพันธ์กับพนักงาน
• หารือและตกลงตามวัตถุประสงค์ของการประชุมเพื่อสร้าง a แผนพัฒนาผลงาน .
• พนักงานพูดถึงความสำเร็จและความคืบหน้าที่เขาทำสำเร็จในระหว่างไตรมาส
• พนักงานจะระบุวิธีที่เขาต้องการพัฒนาผลงานทางวิชาชีพต่อไป ซึ่งรวมถึงการฝึกอบรม การมอบหมายงาน ความท้าทายใหม่ๆ และอื่นๆ
• หัวหน้างานจะหารือเกี่ยวกับประสิทธิภาพสำหรับไตรมาสและแนะนำวิธีที่พนักงานอาจพัฒนาผลงานของเขาต่อไป
• เพิ่มความคิดของผู้บังคับบัญชาไปยังพื้นที่การพัฒนาและปรับปรุงที่พนักงานเลือก
• อภิปรายพื้นที่ของข้อตกลงและความขัดแย้ง และบรรลุฉันทามติ
• ตรวจสอบความรับผิดชอบงานสำหรับไตรมาสที่จะมาถึงและโดยทั่วไป
• เห็นด้วยกับมาตรฐานการปฏิบัติงานตามหน้าที่ความรับผิดชอบที่สำคัญ
• กำหนดเป้าหมายสำหรับไตรมาส
• อภิปรายว่าเป้าหมายสนับสนุนความสำเร็จของแผนธุรกิจขององค์กร วัตถุประสงค์ของแผนก และอื่นๆ อย่างไร
• เห็นด้วยกับการวัดผลสำหรับแต่ละเป้าหมาย
• สมมติว่าผลงานเป็นที่น่าพอใจ จัดทำแผนพัฒนาร่วมกับเจ้าหน้าที่ ซึ่งช่วยให้เขาเติบโตอย่างมืออาชีพในสิ่งที่สำคัญสำหรับเขา
• หากผลการปฏิบัติงานต่ำกว่าที่น่าพอใจ ให้จัดทำแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพเป็นลายลักษณ์อักษร และกำหนดเวลาการประชุมผลตอบรับให้บ่อยขึ้น เตือนพนักงานถึงผลที่ตามมาที่เกี่ยวข้องกับผลงานที่ไม่ดีอย่างต่อเนื่อง
• หัวหน้างานและพนักงานอภิปรายความคิดเห็นของพนักงานและข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์สำหรับผู้บังคับบัญชาและแผนก
• พูดคุยเรื่องอื่นๆ ที่หัวหน้างานหรือพนักงานต้องการจะพูดคุย โดยหวังว่าจะรักษาสภาพแวดล้อมที่ดีและสร้างสรรค์ที่จัดตั้งขึ้นในระหว่างการประชุม
• ลงนามร่วมกันในเครื่องมือพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานเพื่อระบุว่ามีการอภิปรายเกิดขึ้น
• สิ้นสุดการประชุมในลักษณะที่เป็นบวกและสนับสนุน หัวหน้างานแสดงความมั่นใจว่าพนักงานสามารถบรรลุตามแผนได้และผู้บังคับบัญชาพร้อมที่จะให้การสนับสนุนและช่วยเหลือ
• กำหนดกรอบเวลาสำหรับการติดตามผลอย่างเป็นทางการ โดยทั่วไปจะเป็นรายไตรมาส

ภายหลังการประชุมกระบวนการพัฒนาประสิทธิภาพ

• หากจำเป็นต้องมีแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ ให้ติดตามผลตามเวลาที่กำหนด
• ติดตามผลตอบรับด้านประสิทธิภาพและการอภิปรายอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งไตรมาส (พนักงานไม่ควรแปลกใจกับเนื้อหาของข้อเสนอแนะในการประชุมพัฒนาประสิทธิภาพ)
• หัวหน้างานต้องรักษาภาระผูกพันตามแผนพัฒนาที่ตกลงกันไว้ ซึ่งรวมถึงเวลาที่ต้องออกจากงาน การจ่ายเงินสำหรับหลักสูตร การมอบหมายงานที่ตกลงกันไว้ และอื่นๆ
• หัวหน้างานต้องปฏิบัติตามข้อเสนอแนะจากสมาชิกในแผนกและแจ้งให้พนักงานทราบว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้างตามความคิดเห็นของพวกเขา
• ส่งต่อเอกสารที่เหมาะสมไปยังสำนักงานทรัพยากรบุคคลและเก็บสำเนาแผนเพื่อให้เข้าถึงและอ้างอิงได้ง่าย