หางาน

ทักษะการบริหารเวลาที่สำคัญเพื่อความสำเร็จในที่ทำงาน

ผู้ชายทำงานกับปฏิทิน

•••

รูปภาพ PM / รูปภาพธนาคาร / รูปภาพ Getty

สารบัญขยายสารบัญ

ทักษะการบริหารเวลาคืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญในที่ทำงาน พนักงานที่จัดการเวลาได้ดีจะมีประสิทธิผลมากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีแนวโน้มที่จะบรรลุตามกำหนดเวลามากขึ้น โดยมุ่งเน้นที่งานที่สำคัญที่สุดและมีความอ่อนไหวต่อเวลามากที่สุด และจำกัดเวลาที่เสียไปกับหน้าที่ที่ไม่จำเป็น

ทักษะการบริหารเวลาเหมือนอื่นๆ ทักษะอ่อน , เช่น ทักษะองค์กร ,มีความต้องการสูง นายจ้างจะประเมินความสามารถของคุณในการจัดการเวลาและประสิทธิภาพของทีมในการบรรลุวัตถุประสงค์ของแผนก

เรียนรู้เกี่ยวกับทักษะการบริหารเวลา ทำความเข้าใจว่าทำไมทักษะเหล่านี้จึงมีค่าในที่ทำงาน ทบทวนทักษะการบริหารเวลาประเภทต่างๆ และดูตัวอย่างวิธีการใช้ทักษะเหล่านี้ในงาน

ทักษะการบริหารเวลาคืออะไร?

การบริหารเวลาเกี่ยวข้องกับการจัดการเวลาของคุณเองและเวลาของผู้อื่น การจัดการเวลา หมายถึงการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และนายจ้างในทุกอุตสาหกรรมมองหาพนักงานที่สามารถใช้เวลาว่างในการทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด การประหยัดเวลาช่วยประหยัดเงินขององค์กรและเพิ่มรายได้

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพต้องการให้พนักงานวิเคราะห์ปริมาณงาน กำหนดลำดับความสำคัญ และรักษาโฟกัสที่ความพยายามในการผลิต

พนักงานที่เป็นผู้จัดการเวลาที่ยอดเยี่ยมสามารถขจัดสิ่งรบกวนสมาธิและขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานเพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้

ประเภทของทักษะการบริหารเวลา

ทักษะการบริหารเวลา

ความสมดุล

จัดลำดับความสำคัญ

อาจเป็นไปไม่ได้ที่จะทำทุก ๆ นาทีที่คาดหวังจากคุณ คุณอาจต้องการทำทุกอย่างพร้อมกัน แต่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้คุณสามารถทำงานที่สำคัญที่สุดให้เสร็จตามลำดับที่เหมาะสม ในการกำหนดลำดับความสำคัญ ให้พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น เมื่อแต่ละงานจำเป็นต้องทำให้เสร็จ อาจใช้เวลานานเท่าใด มีความสำคัญต่อผู้อื่นในองค์กรเพียงใด จะเกิดอะไรขึ้นหากงานไม่เสร็จ และงานใดอาจถูกขัดจังหวะหรือไม่ โดยปัญหาคอขวดในกระบวนการ

  • การจัดสรร
  • จัดการความคาดหวัง
  • การป้องกันของเสีย
  • จัดลำดับความสำคัญของคำขอและความต้องการ
  • กิจกรรมมูลค่าสูง (HVA)
  • รีวิวประสิทธิภาพ
  • ตั้งเป้าหมาย

การจัดตารางเวลา

การจัดกำหนดการมีความสำคัญเนื่องจากงานบางอย่างต้องทำในเวลาที่กำหนด การจัดกำหนดการส่งผลต่อวัน สัปดาห์ เดือนของคุณ ตลอดจนขั้นตอนการทำงานของผู้อื่น ส่วนใหญ่มีช่วงเวลาเฉพาะของวันที่ผลผลิตมากหรือน้อยอันเป็นผลมาจากระดับพลังงานและความต้องการในแต่ละวัน ตารางอาจเป็นวิธีที่ดีในการหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งได้เช่นกัน

  • ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลา
  • ความตั้งใจ
  • ตรงต่อเวลา
  • แบ่งเป้าหมายที่กว้างขึ้นเป็นเหตุการณ์สำคัญ
  • แบ่งเหตุการณ์สำคัญออกเป็นโครงการ

การจัดการงาน

รายการสิ่งที่ต้องทำ (จัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสมและรวมเข้ากับกำหนดการของคุณ) เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหลีกเลี่ยงการลืมสิ่งที่สำคัญ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการหลีกเลี่ยงการใช้เวลาทั้งวันในการคิดถึงทุกสิ่งที่คุณต้องทำ การจำงานต้องใช้พลังงานและการคิดเกี่ยวกับทุกสิ่งที่คุณต้องทำตลอดทั้งสัปดาห์อาจเป็นเรื่องที่เหนื่อยและหนักหนาสาหัส แยกงานที่จำเป็นทั้งหมดออกเป็นรายการในแต่ละวัน และคุณจะไม่ต้องกังวลกับงานทั้งหมดในคราวเดียว เพียงแค่ทำงานของคุณทีละวัน

  • เชิงรุก
  • แบทช์
  • สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
  • มัลติทาสกิ้ง
  • ความรอบคอบ
  • องค์กร
  • การจัดการอีเมล

การจัดการภาระงาน

การกำหนดจังหวะการทำงานของคุณ แม้ว่าอาจดูเหมือนเป็นเรื่องแปลกที่จะเรียกว่าทักษะ แต่ก็เป็นแนวคิดในการจัดการเวลาที่สำคัญ แม้ว่าการทำงานเป็นเวลานานหรือช่วงพักเบรกบางครั้งสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในระยะสั้นได้ แต่ความอ่อนล้าของคุณในภายหลังจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลผลิตโดยรวมของคุณจะลดลงจริง ๆ ยกเว้นกรณีฉุกเฉินที่เกิดขึ้นได้ยาก สิ่งสำคัญคือต้องต่อต้านการล่อลวงให้ทำงานมากเกินไป รวมช่วงพักที่จำเป็นและเวลาเลิกบุหรี่ที่เหมาะสมในตารางเวลาของคุณ

การรู้และบังคับใช้ปริมาณงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตัวคุณเองจะช่วยรับประกันความสม่ำเสมอในประสิทธิภาพของคุณและหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่าย นายจ้างต้องการพึ่งพาคุณในระยะยาว

  • การจัดการกระบวนการ
  • ความกล้าแสดงออก
  • การกำจัดของเสีย
  • การหยุดพัก

คณะผู้แทน

ขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณทำ คุณอาจจะสามารถ มอบหมายงานบางอย่าง . การรู้ว่าจะมอบหมายงานอะไรและเมื่อใดเป็นทักษะที่สำคัญ บางคนต่อต้านการมอบหมาย เพราะพวกเขาต้องการรักษาการควบคุมหรือเพราะต้องการประหยัดเงินโดยไม่จ้างผู้ช่วย ทั้งสองวิธีส่งผลเสียต่อความสามารถในการผลิตและเพิ่มต้นทุนในที่สุด

อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่า หากคุณฝึกฝนการบริหารเวลาอย่างขยันขันแข็งและยังไม่สามารถทำทุกอย่างได้ แสดงว่าคุณอาจพยายามทำมากเกินไป สำเร็จในไม่กี่งาน ดีกว่าพยายามแล้วล้มเหลวหลายๆ อย่าง

  • ขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ
  • กลั่นกรองการประชุม
  • การนำเสนอ
  • การทำงานเป็นทีม
  • ความเป็นผู้นำ
  • การทำงานร่วมกัน
  • แรงจูงใจ

ทักษะการบริหารเวลาเพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นการจัดการเวลาเพิ่มเติมสำหรับประวัติย่อ จดหมายสมัครงาน และการสัมภาษณ์ ทักษะที่จำเป็นจะแตกต่างกันไปตามงานที่คุณสมัคร ดังนั้นควรตรวจสอบรายการทักษะของเราตามรายการ และประเภทของทักษะ .

  • สอบบัญชี
  • การดูแลตนเอง
  • ความเปิดกว้าง
  • ซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพ
  • การสื่อสาร
  • การปรับตัว
  • ทนต่อความเครียดสูง
  • ความน่าเชื่อถือ
  • ใส่ใจในรายละเอียด
  • การให้เหตุผลแบบนิรนัย
  • การใช้เหตุผลเชิงอุปนัย
  • การคิดอย่างมีวิจารณญาณ
  • การประเมินผล
  • การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
  • การบริหารความเสี่ยง
  • การแก้ไขปัญหา
  • การประกันคุณภาพ
  • การบริหารโครงการ
  • การจัดการความขัดแย้ง
  • การหยั่งรู้
  • การปฏิบัติตาม
  • ประกบ
  • ระดมสมอง
  • ประสิทธิภาพ
  • ความขยันหมั่นเพียร
  • ความไวของปัญหา

ตัวอย่างการบริหารเวลาในที่ทำงาน

รายการนี้แสดงตัวอย่างการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

เอ - อี

  • การปรับแผนให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
  • การจัดสรรเวลาสำหรับงานเฉพาะ
  • วิเคราะห์กระบวนการและเลือกวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำงานให้สำเร็จ
  • ขอความช่วยเหลือเมื่อมีความต้องการล้นเกิน
  • การยืนกรานที่จะปฏิเสธความต้องการที่ไม่เหมาะสมซึ่งเบี่ยงเบนความสนใจจากหน้าที่หลัก
  • โจมตีงานที่ซับซ้อนมากขึ้นเมื่อคุณมีพลังงานสูงสุดและมีสมาธิที่เฉียบแหลมที่สุด
  • การตรวจสอบระยะเวลาที่ใช้ไป
  • หลีกเลี่ยงการพูดคุยเล็กน้อยกับเพื่อนร่วมงานมากเกินไป
  • หลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง ทำหน้าที่แทนความกังวล
  • แบ่งเป้าหมายกว้างๆ ออกเป็นส่วนย่อยๆ และเน้นทีละขั้น
  • แบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้
  • สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
  • การสร้างตารางเวลา
  • มอบหมายงานประจำให้กับพนักงานระดับล่าง
  • กินดีเพื่อรักษาพลังงาน
  • การกำจัดการเสียเวลา
  • การออกกำลังกายและมีส่วนร่วมในกิจกรรมลดความเครียดอื่น ๆ ในช่วงเวลาว่างเพื่อเพิ่มพลังในการทำงาน

F - Z

  • อำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ยึดติดกับกรอบเวลาสำหรับการประชุม
  • การจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันเพื่อจำกัดเวลาในการเปลี่ยน
  • รักษาพื้นที่ทำงานให้เป็นระเบียบ
  • มัลติทาสกิ้ง ; ย้ายจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งได้อย่างราบรื่น
  • การเปิดกว้างสู่วิธีการทำสิ่งต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  • การจัดงาน ไฟล์ดิจิทัลเพื่อการเรียกค้นข้อมูลได้ง่าย
  • วางแผนวันของคุณในคืนก่อนหน้าหรืออย่างแรกในตอนเช้า
  • จัดลำดับความสำคัญของคำขอและความต้องการ
  • จัดลำดับความสำคัญของรายการโครงการและมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงขึ้นพร้อมกำหนดเวลาที่เร็วขึ้น
  • ความตรงต่อเวลา
  • วางโทรศัพท์มือถือไว้ข้าง ๆ เพื่อขจัดความฟุ้งซ่านของข้อความส่วนตัวเว้นแต่จำเป็นสำหรับการทำงาน
  • ทบทวนประสิทธิภาพและขจัดความเบี่ยงเบนจากลำดับความสำคัญ
  • การตั้งเป้าหมายรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
  • การกำหนดมาตรฐานที่เป็นจริงสำหรับคุณภาพและหลีกเลี่ยงความสมบูรณ์แบบ
  • กำหนดเวลาเฉพาะสำหรับการตอบกลับอีเมล
  • พักระยะสั้นเพื่อฟื้นฟูพลังงาน
  • แตะกระดาษแต่ละแผ่นหรืออ่านอีเมลแต่ละฉบับเพียงครั้งเดียว เมื่อทำได้

วิธีทำให้ทักษะของคุณโดดเด่น

เพิ่มทักษะที่เกี่ยวข้องให้กับประวัติย่อของคุณ: สำหรับผู้ช่วยผู้บริหารและผู้จัดการ ทักษะการบริหารเวลาที่ระบุไว้ข้างต้นมีความสำคัญต่อ รวมไว้ในเรซูเม่ของคุณ .

เน้นทักษะในจดหมายสมัครงานของคุณ: ในขณะที่อ่านรายละเอียดงานอย่างละเอียด หมายเหตุในจดหมายของคุณโครงการที่คล้ายกัน ที่ซึ่งการบริหารเวลาเป็นกุญแจสำคัญ

ใช้คำศัพท์ทักษะในการสัมภาษณ์งานของคุณ: ทบทวนสิ่งเหล่านี้ คำถามสัมภาษณ์การบริหารเวลา ก่อนการสัมภาษณ์งาน ดังนั้นคุณจึงพร้อมที่จะตอบกลับด้วยตัวอย่างเฉพาะเกี่ยวกับวิธีจัดการปริมาณงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ที่มาของบทความ

  1. O * NET ออนไลน์ ' ทักษะ — การบริหารเวลา .' เข้าถึง. 16 ธ.ค. 2021.