ทักษะการบริหารเวลาที่สำคัญเพื่อความสำเร็จในที่ทำงาน
สารบัญขยายสารบัญ
- ทักษะการบริหารเวลาคืออะไร?
- ประเภทของทักษะการบริหารเวลา
- จัดลำดับความสำคัญ
- การจัดตารางเวลา
- การจัดการงาน
- การจัดการภาระงาน
- คณะผู้แทน
- ทักษะการบริหารเวลาเพิ่มเติม
- ตัวอย่างการบริหารเวลาในที่ทำงาน
ทักษะการบริหารเวลาคืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญในที่ทำงาน พนักงานที่จัดการเวลาได้ดีจะมีประสิทธิผลมากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีแนวโน้มที่จะบรรลุตามกำหนดเวลามากขึ้น โดยมุ่งเน้นที่งานที่สำคัญที่สุดและมีความอ่อนไหวต่อเวลามากที่สุด และจำกัดเวลาที่เสียไปกับหน้าที่ที่ไม่จำเป็น
ทักษะการบริหารเวลาเหมือนอื่นๆ ทักษะอ่อน , เช่น ทักษะองค์กร ,มีความต้องการสูง นายจ้างจะประเมินความสามารถของคุณในการจัดการเวลาและประสิทธิภาพของทีมในการบรรลุวัตถุประสงค์ของแผนก
เรียนรู้เกี่ยวกับทักษะการบริหารเวลา ทำความเข้าใจว่าทำไมทักษะเหล่านี้จึงมีค่าในที่ทำงาน ทบทวนทักษะการบริหารเวลาประเภทต่างๆ และดูตัวอย่างวิธีการใช้ทักษะเหล่านี้ในงาน
ทักษะการบริหารเวลาคืออะไร?
การบริหารเวลาเกี่ยวข้องกับการจัดการเวลาของคุณเองและเวลาของผู้อื่น การจัดการเวลา หมายถึงการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และนายจ้างในทุกอุตสาหกรรมมองหาพนักงานที่สามารถใช้เวลาว่างในการทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด การประหยัดเวลาช่วยประหยัดเงินขององค์กรและเพิ่มรายได้
การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพต้องการให้พนักงานวิเคราะห์ปริมาณงาน กำหนดลำดับความสำคัญ และรักษาโฟกัสที่ความพยายามในการผลิต
พนักงานที่เป็นผู้จัดการเวลาที่ยอดเยี่ยมสามารถขจัดสิ่งรบกวนสมาธิและขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานเพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้
ประเภทของทักษะการบริหารเวลา
จัดลำดับความสำคัญ
อาจเป็นไปไม่ได้ที่จะทำทุก ๆ นาทีที่คาดหวังจากคุณ คุณอาจต้องการทำทุกอย่างพร้อมกัน แต่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้คุณสามารถทำงานที่สำคัญที่สุดให้เสร็จตามลำดับที่เหมาะสม ในการกำหนดลำดับความสำคัญ ให้พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น เมื่อแต่ละงานจำเป็นต้องทำให้เสร็จ อาจใช้เวลานานเท่าใด มีความสำคัญต่อผู้อื่นในองค์กรเพียงใด จะเกิดอะไรขึ้นหากงานไม่เสร็จ และงานใดอาจถูกขัดจังหวะหรือไม่ โดยปัญหาคอขวดในกระบวนการ
- การจัดสรร
- จัดการความคาดหวัง
- การป้องกันของเสีย
- จัดลำดับความสำคัญของคำขอและความต้องการ
- กิจกรรมมูลค่าสูง (HVA)
- รีวิวประสิทธิภาพ
- ตั้งเป้าหมาย
การจัดตารางเวลา
การจัดกำหนดการมีความสำคัญเนื่องจากงานบางอย่างต้องทำในเวลาที่กำหนด การจัดกำหนดการส่งผลต่อวัน สัปดาห์ เดือนของคุณ ตลอดจนขั้นตอนการทำงานของผู้อื่น ส่วนใหญ่มีช่วงเวลาเฉพาะของวันที่ผลผลิตมากหรือน้อยอันเป็นผลมาจากระดับพลังงานและความต้องการในแต่ละวัน ตารางอาจเป็นวิธีที่ดีในการหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งได้เช่นกัน
- ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลา
- ความตั้งใจ
- ตรงต่อเวลา
- แบ่งเป้าหมายที่กว้างขึ้นเป็นเหตุการณ์สำคัญ
- แบ่งเหตุการณ์สำคัญออกเป็นโครงการ
การจัดการงาน
รายการสิ่งที่ต้องทำ (จัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสมและรวมเข้ากับกำหนดการของคุณ) เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหลีกเลี่ยงการลืมสิ่งที่สำคัญ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการหลีกเลี่ยงการใช้เวลาทั้งวันในการคิดถึงทุกสิ่งที่คุณต้องทำ การจำงานต้องใช้พลังงานและการคิดเกี่ยวกับทุกสิ่งที่คุณต้องทำตลอดทั้งสัปดาห์อาจเป็นเรื่องที่เหนื่อยและหนักหนาสาหัส แยกงานที่จำเป็นทั้งหมดออกเป็นรายการในแต่ละวัน และคุณจะไม่ต้องกังวลกับงานทั้งหมดในคราวเดียว เพียงแค่ทำงานของคุณทีละวัน
- เชิงรุก
- แบทช์
- สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
- มัลติทาสกิ้ง
- ความรอบคอบ
- องค์กร
- การจัดการอีเมล
การจัดการภาระงาน
การกำหนดจังหวะการทำงานของคุณ แม้ว่าอาจดูเหมือนเป็นเรื่องแปลกที่จะเรียกว่าทักษะ แต่ก็เป็นแนวคิดในการจัดการเวลาที่สำคัญ แม้ว่าการทำงานเป็นเวลานานหรือช่วงพักเบรกบางครั้งสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในระยะสั้นได้ แต่ความอ่อนล้าของคุณในภายหลังจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลผลิตโดยรวมของคุณจะลดลงจริง ๆ ยกเว้นกรณีฉุกเฉินที่เกิดขึ้นได้ยาก สิ่งสำคัญคือต้องต่อต้านการล่อลวงให้ทำงานมากเกินไป รวมช่วงพักที่จำเป็นและเวลาเลิกบุหรี่ที่เหมาะสมในตารางเวลาของคุณ
การรู้และบังคับใช้ปริมาณงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตัวคุณเองจะช่วยรับประกันความสม่ำเสมอในประสิทธิภาพของคุณและหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่าย นายจ้างต้องการพึ่งพาคุณในระยะยาว
- การจัดการกระบวนการ
- ความกล้าแสดงออก
- การกำจัดของเสีย
- การหยุดพัก
คณะผู้แทน
ขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณทำ คุณอาจจะสามารถ มอบหมายงานบางอย่าง . การรู้ว่าจะมอบหมายงานอะไรและเมื่อใดเป็นทักษะที่สำคัญ บางคนต่อต้านการมอบหมาย เพราะพวกเขาต้องการรักษาการควบคุมหรือเพราะต้องการประหยัดเงินโดยไม่จ้างผู้ช่วย ทั้งสองวิธีส่งผลเสียต่อความสามารถในการผลิตและเพิ่มต้นทุนในที่สุด
อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่า หากคุณฝึกฝนการบริหารเวลาอย่างขยันขันแข็งและยังไม่สามารถทำทุกอย่างได้ แสดงว่าคุณอาจพยายามทำมากเกินไป สำเร็จในไม่กี่งาน ดีกว่าพยายามแล้วล้มเหลวหลายๆ อย่าง
- ขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ
- กลั่นกรองการประชุม
- การนำเสนอ
- การทำงานเป็นทีม
- ความเป็นผู้นำ
- การทำงานร่วมกัน
- แรงจูงใจ
ทักษะการบริหารเวลาเพิ่มเติม
ต่อไปนี้เป็นการจัดการเวลาเพิ่มเติมสำหรับประวัติย่อ จดหมายสมัครงาน และการสัมภาษณ์ ทักษะที่จำเป็นจะแตกต่างกันไปตามงานที่คุณสมัคร ดังนั้นควรตรวจสอบรายการทักษะของเราตามรายการ และประเภทของทักษะ .
- สอบบัญชี
- การดูแลตนเอง
- ความเปิดกว้าง
- ซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพ
- การสื่อสาร
- การปรับตัว
- ทนต่อความเครียดสูง
- ความน่าเชื่อถือ
- ใส่ใจในรายละเอียด
- การให้เหตุผลแบบนิรนัย
- การใช้เหตุผลเชิงอุปนัย
- การคิดอย่างมีวิจารณญาณ
- การประเมินผล
- การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- การบริหารความเสี่ยง
- การแก้ไขปัญหา
- การประกันคุณภาพ
- การบริหารโครงการ
- การจัดการความขัดแย้ง
- การหยั่งรู้
- การปฏิบัติตาม
- ประกบ
- ระดมสมอง
- ประสิทธิภาพ
- ความขยันหมั่นเพียร
- ความไวของปัญหา
ตัวอย่างการบริหารเวลาในที่ทำงาน
รายการนี้แสดงตัวอย่างการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน
เอ - อี
- การปรับแผนให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
- การจัดสรรเวลาสำหรับงานเฉพาะ
- วิเคราะห์กระบวนการและเลือกวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำงานให้สำเร็จ
- ขอความช่วยเหลือเมื่อมีความต้องการล้นเกิน
- การยืนกรานที่จะปฏิเสธความต้องการที่ไม่เหมาะสมซึ่งเบี่ยงเบนความสนใจจากหน้าที่หลัก
- โจมตีงานที่ซับซ้อนมากขึ้นเมื่อคุณมีพลังงานสูงสุดและมีสมาธิที่เฉียบแหลมที่สุด
- การตรวจสอบระยะเวลาที่ใช้ไป
- หลีกเลี่ยงการพูดคุยเล็กน้อยกับเพื่อนร่วมงานมากเกินไป
- หลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง ทำหน้าที่แทนความกังวล
- แบ่งเป้าหมายกว้างๆ ออกเป็นส่วนย่อยๆ และเน้นทีละขั้น
- แบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้
- สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
- การสร้างตารางเวลา
- มอบหมายงานประจำให้กับพนักงานระดับล่าง
- กินดีเพื่อรักษาพลังงาน
- การกำจัดการเสียเวลา
- การออกกำลังกายและมีส่วนร่วมในกิจกรรมลดความเครียดอื่น ๆ ในช่วงเวลาว่างเพื่อเพิ่มพลังในการทำงาน
F - Z
- อำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ยึดติดกับกรอบเวลาสำหรับการประชุม
- การจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันเพื่อจำกัดเวลาในการเปลี่ยน
- รักษาพื้นที่ทำงานให้เป็นระเบียบ
- มัลติทาสกิ้ง ; ย้ายจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งได้อย่างราบรื่น
- การเปิดกว้างสู่วิธีการทำสิ่งต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การจัดงาน ไฟล์ดิจิทัลเพื่อการเรียกค้นข้อมูลได้ง่าย
- วางแผนวันของคุณในคืนก่อนหน้าหรืออย่างแรกในตอนเช้า
- จัดลำดับความสำคัญของคำขอและความต้องการ
- จัดลำดับความสำคัญของรายการโครงการและมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงขึ้นพร้อมกำหนดเวลาที่เร็วขึ้น
- ความตรงต่อเวลา
- วางโทรศัพท์มือถือไว้ข้าง ๆ เพื่อขจัดความฟุ้งซ่านของข้อความส่วนตัวเว้นแต่จำเป็นสำหรับการทำงาน
- ทบทวนประสิทธิภาพและขจัดความเบี่ยงเบนจากลำดับความสำคัญ
- การตั้งเป้าหมายรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
- การกำหนดมาตรฐานที่เป็นจริงสำหรับคุณภาพและหลีกเลี่ยงความสมบูรณ์แบบ
- กำหนดเวลาเฉพาะสำหรับการตอบกลับอีเมล
- พักระยะสั้นเพื่อฟื้นฟูพลังงาน
- แตะกระดาษแต่ละแผ่นหรืออ่านอีเมลแต่ละฉบับเพียงครั้งเดียว เมื่อทำได้
วิธีทำให้ทักษะของคุณโดดเด่น
เพิ่มทักษะที่เกี่ยวข้องให้กับประวัติย่อของคุณ: สำหรับผู้ช่วยผู้บริหารและผู้จัดการ ทักษะการบริหารเวลาที่ระบุไว้ข้างต้นมีความสำคัญต่อ รวมไว้ในเรซูเม่ของคุณ .
เน้นทักษะในจดหมายสมัครงานของคุณ: ในขณะที่อ่านรายละเอียดงานอย่างละเอียด หมายเหตุในจดหมายของคุณโครงการที่คล้ายกัน ที่ซึ่งการบริหารเวลาเป็นกุญแจสำคัญ
ใช้คำศัพท์ทักษะในการสัมภาษณ์งานของคุณ: ทบทวนสิ่งเหล่านี้ คำถามสัมภาษณ์การบริหารเวลา ก่อนการสัมภาษณ์งาน ดังนั้นคุณจึงพร้อมที่จะตอบกลับด้วยตัวอย่างเฉพาะเกี่ยวกับวิธีจัดการปริมาณงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มาของบทความ
O * NET ออนไลน์ ' ทักษะ — การบริหารเวลา .' เข้าถึง. 16 ธ.ค. 2021.