หางาน

ทักษะการนำเสนอที่สำคัญเพื่อความสำเร็จในที่ทำงาน

นักธุรกิจหญิงกำลังนำเสนอ

•••

xavierrnau / Getty Images

สารบัญขยายสารบัญ

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหารระดับสูงหรือผู้ช่วยฝ่ายธุรการ การพัฒนาทักษะการนำเสนอของคุณเป็นวิธีหนึ่งสำคัญในการปีนขึ้นไปในงานในสำนักงาน ผู้นำตัดสินใจโดยพิจารณาจากข้อมูลที่แบ่งปันในรูปแบบการนำเสนอ และแทบจะไม่มีธุรกิจใดเปลี่ยนใจโดยไม่ได้เห็นการนำเสนอที่โน้มน้าวใจมาก่อน

ไม่ใช่การนำเสนอทั้งหมดเกิดขึ้นในการประชุมอย่างเป็นทางการ ทักษะการนำเสนอหลายอย่างเกี่ยวข้องกับการให้คำปรึกษาแบบตัวต่อตัวหรือการขายทางโทรศัพท์

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานในสำนักงานที่จะต้องรู้ว่าขั้นตอนใดในการสร้างงานนำเสนอที่มีประสิทธิภาพและทักษะการนำเสนอใดที่สำคัญที่สุดสำหรับนายจ้าง

การเน้นทักษะเหล่านี้จะช่วยให้คุณโดดเด่นในระหว่างการหางาน

ทักษะการนำเสนอคืออะไร?

ทักษะการนำเสนอหมายถึงคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างและนำเสนองานที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ แม้ว่าสิ่งที่คุณพูดในระหว่างการนำเสนอมีความสำคัญ แต่นายจ้างก็ให้ความสำคัญกับความสามารถในการสร้างสื่อสนับสนุน เช่น สไลด์ นายจ้างที่คาดหวังของคุณอาจต้องการให้คุณส่งการบรรยายสรุปและรายงานให้เพื่อนร่วมงาน จัดการฝึกอบรม นำเสนอข้อมูลแก่ลูกค้า หรือทำงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพูดต่อหน้าผู้ฟัง

การพูดให้มีส่วนร่วมและเข้าใจง่ายเป็นองค์ประกอบสำคัญของผู้ที่เข้มแข็ง ทักษะการพูด นั่นคือ a ความต้องการงาน สำหรับหลายตำแหน่ง

ขั้นตอนการนำเสนอ

การนำเสนอใดๆ มีสามขั้นตอน: การเตรียมการ การส่งมอบ และการติดตามผล ทักษะการนำเสนอทั้งหมดเป็นหนึ่งในสามขั้นตอนเหล่านี้

การตระเตรียม เกี่ยวข้องกับการวิจัยและการสร้างงานนำเสนอ นี่อาจหมายถึงการประดิษฐ์ข้อความทั้งหมด (หรืออย่างน้อยก็เขียนบันทึกย่อ) และสร้างสไลด์และสื่อภาพ/เสียงอื่นๆ ที่สนับสนุน นอกจากนี้ คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสถานที่ที่เหมาะสมและตั้งค่าไว้ล่วงหน้าอย่างเหมาะสม และโปรเจ็กเตอร์ทำงาน (ถ้าคุณต้องการ) และเชื่อมต่อกับแล็ปท็อปของคุณ คุณจะต้องฝึกฝนการนำเสนอของคุณหลายๆ ครั้งเท่าที่จำเป็นเพื่อให้รู้สึกสบายใจในการนำเสนออย่างง่ายดายและมั่นใจภายในเวลาที่กำหนดสำหรับการนำเสนอ

ทักษะที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมตัว ได้แก่

  • ดำเนินการวิจัยที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการนำเสนอของคุณ
  • จัดทำแผนภูมิและกราฟที่แสดงถึงผลการวิจัยของคุณ
  • เรียนรู้เกี่ยวกับผู้ฟังของคุณเพื่อปรับแต่งการนำเสนอของคุณให้ตรงตามความต้องการมากขึ้น
  • การสร้างสไลด์ดิจิทัล
  • แบ่งการนำเสนอออกเป็นส่วนๆ ที่มีความยาวพอสมควร
  • การใช้สถิติอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อโน้มน้าวใจผู้ฟัง
  • รวมตัวอย่างและเรื่องราวที่เป็นรูปธรรมเพื่อแสดงประเด็นและรักษาความสนใจของผู้ชม
  • การเตรียมเอกสารประกอบคำบรรยายหรือเอกสารอ้างอิงดิจิทัลเพื่อไม่ให้ผู้ชมหมกมุ่นกับการจดบันทึก
  • ส่งเสริมการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสร้างผู้ชมที่เหมาะสม

จัดส่ง เป็นส่วนที่ผู้ชมเห็น การส่งมอบที่ดีขึ้นอยู่กับการเตรียมการอย่างรอบคอบและการนำเสนออย่างมั่นใจ และต้องใช้ความโดดเด่นของตัวเอง ชุดทักษะ .

ทักษะที่เกี่ยวข้องกับการจัดส่ง ได้แก่:

  • เปิดเวทีเสวนาอย่างน่าสนใจ
  • ให้ข้อมูลสรุปเกี่ยวกับสิ่งที่จะกล่าวถึงเพื่อแนะนำการนำเสนอและให้บริบท
  • โดยใช้ ภาษากาย และสบตาเพื่อถ่ายทอดพลังและความมั่นใจ
  • หยุดเน้นประเด็นสำคัญ
  • การปรับโทนเสียงเพื่อการเน้นเสียง
  • ประกบกันอย่างชัดเจนและราบรื่น
  • ฉีดอารมณ์ขัน
  • พูดด้วยความกระตือรือร้นและแอนิเมชั่น
  • สร้างความมั่นใจ
  • สรุปประเด็นสำคัญในตอนท้าย
  • การตั้งคำถามเพื่อชี้แจงประเด็นต่างๆ

ติดตาม รวมถึงการแยกย่อยและจัดเก็บอุปกรณ์อย่างเหมาะสม การติดต่อผู้ฟังที่คุณตกลงที่จะสื่อสารเพิ่มเติมด้วย และชักชวน รวบรวม และวิเคราะห์คำติชม ในการนำเสนอบางรายการ คุณอาจรวบรวมข้อมูลจากผู้ชม เช่น ชื่อและข้อมูลติดต่อ หรือแบบสำรวจที่กรอกแล้ว ซึ่งคุณต้องจัดระเบียบและจัดเก็บด้วย

ทักษะที่เกี่ยวข้องกับการติดตามผล ได้แก่ :

  • การสร้างแบบฟอร์มการประเมินเพื่อขอคำติชมจากผู้เข้าร่วม
  • การตีความข้อเสนอแนะจากการประเมินและการแก้ไขเนื้อหาและ/หรือการนำเสนอสำหรับการนำเสนอในอนาคต
  • การจัดฐานข้อมูลผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อนำเสนอในอนาคต
  • สัมภาษณ์ผู้เข้าร่วมประชุมหลักเพื่อรับข้อเสนอแนะเพิ่มเติม
  • ส่งอีเมลสไลด์การนำเสนอถึงผู้เข้าร่วม

ประเภทของทักษะการนำเสนอ

วิเคราะห์

ผู้นำเสนอที่ดีที่สุดกำลังพัฒนาทักษะอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ดีขึ้น คุณต้องสามารถดูประสิทธิภาพของคุณอย่างตรงไปตรงมา ประเมินผลตอบรับที่คุณได้รับ และค้นหาสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อปรับปรุง ที่ต้องใช้เวลา คิดวิเคราะห์ .

ที่สำคัญกว่านั้น คุณต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในข้อมูลที่คุณจะสื่อสารกับผู้อื่น คุณต้องวิเคราะห์ผู้ฟังและเตรียมพร้อมที่จะคิดอย่างรวดเร็วหากถามคำถามที่บังคับให้คุณแสดงให้เห็นว่าคุณตระหนักดีถึงเนื้อหาและความหมายของเนื้อหา

  • ความอ่อนไหวของปัญหา
  • การรายงาน
  • สำรวจ
  • การเพิ่มประสิทธิภาพ
  • การสร้างแบบจำลองเชิงทำนาย
  • การแก้ปัญหา
  • การปรับโครงสร้างองค์กร
  • การวางแผนเชิงกลยุทธ์
  • บูรณาการ
  • การจัดการกระบวนการ
  • ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
  • การวินิจฉัย
  • ผ่า
  • การประเมินผล
  • คำพิพากษา

องค์กร

คุณไม่ต้องการที่จะเป็นคนที่ใช้เวลาครึ่งหนึ่งของการนำเสนอพยายามหาสายเคเบิลเพื่อเชื่อมต่อแล็ปท็อปกับโปรเจ็กเตอร์ มีหลายสิ่งหลายอย่างที่อาจผิดพลาดได้ก่อนการนำเสนอ และอาจจะผิดพลาดได้ เว้นแต่คุณจะ เป็นระเบียบ .

การเตรียมการนำเสนอยังหมายถึงการติดตามบันทึก ข้อมูล และเวลาเริ่ม/หยุด

การนำเสนอที่ใช้เวลามากกว่าครึ่งหนึ่งที่จัดสรรไว้นั้นเป็นปัญหา เช่นเดียวกับการนำเสนอที่ใช้เวลานานเกินไป

สุดท้าย คุณจะต้องการพิสูจน์อักษรและปรับแต่งสื่อทั้งหมดที่คุณวางแผนจะใช้สำหรับการนำเสนอ

  • การวางแผนงาน
  • สอบบัญชี
  • การเปรียบเทียบ
  • จัดลำดับความสำคัญ
  • บันทึกการรักษา
  • การจัดตารางเวลา
  • ใส่ใจในรายละเอียด
  • คิดเร็ว

การสื่อสารอวัจนภาษา

เมื่อพูดกับผู้ฟัง วิธีที่คุณนำเสนอตัวเองก็มีความสำคัญพอๆ กับวิธีการนำเสนอข้อมูลของคุณ คุณต้องการดูมั่นใจและมีส่วนร่วม คุณสามารถทำเช่นนี้ได้ด้วยท่าทางที่ดี การใช้ท่าทางของมือ และการสบตากับผู้ฟัง ฝึกฝน .ของคุณ การสื่อสารอวัจนภาษา โดยการถ่ายทำภาพตัวเองขณะฝึกซ้อมและสังเกตภาษากายของคุณอย่างรอบคอบ

  • ตั้งใจฟัง
  • การแบก
  • ชั่ง
  • ความมั่นใจ
  • ความฉลาดทางอารมณ์
  • เคารพ
  • อำนวยความสะดวกในการอภิปรายกลุ่ม
  • ความตระหนักในความหลากหลายทางชาติพันธุ์ การเมือง และศาสนา

ซอฟต์แวร์นำเสนอ

Microsoft PowerPoint เป็นซอฟต์แวร์หลักที่ใช้สร้างสื่อช่วยสำหรับการนำเสนอ เรียนรู้วิธีใช้งานให้ดี รวมถึงคุณสมบัติพิเศษภายนอกเทมเพลตพื้นฐานที่สามารถทำให้งานนำเสนอเป็นจริงได้ แม้ว่าจะมีคนอื่นกำลังเตรียมสไลด์โชว์ให้คุณ แต่ก็จะช่วยให้รู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย

  • Microsoft Office
  • ออกแบบ
  • ประเด็นสำคัญ
  • Google สไลด์
  • Adobe Presenter

พูดในที่สาธารณะ

คุณต้องทำตัวสบายๆ และมีส่วนร่วมเมื่อพูดต่อหน้าผู้ชมแบบสด แม้ว่าคุณจะไม่ได้พูดก็ตาม อาจต้องใช้เวลาหลายปีในการฝึกฝน และบางครั้ง พูดในที่สาธารณะ ไม่ใช่สำหรับบางคนเท่านั้น ผู้นำเสนอที่อึดอัดเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับทุกคน โชคดีที่ทักษะการพูดในที่สาธารณะสามารถพัฒนาได้ด้วยการฝึกฝน

  • ข้อต่อ
  • การว่าจ้าง
  • การประเมินความต้องการของผู้ชม
  • ที่ปรึกษา
  • จัดการกับคำถามที่ยาก
  • การควบคุมความวิตกกังวลด้านประสิทธิภาพ
  • ท่องจำ
  • ปรับโทนเสียง

งานวิจัย

การวิจัยเป็นขั้นตอนแรกในการเตรียมงานนำเสนอส่วนใหญ่ และอาจครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการหลายปีไปจนถึงการออนไลน์ 20 นาที ขึ้นอยู่กับบริบทและเนื้อหา อย่างน้อยที่สุด คุณต้องสามารถกำหนดกรอบคำถามการวิจัยได้อย่างชัดเจน ระบุแหล่งข้อมูลที่เหมาะสม และจัดระเบียบผลลัพธ์ของคุณ

การสื่อสารด้วยวาจา

การพูดในที่สาธารณะเป็นรูปแบบหนึ่งของ การสื่อสารด้วยวาจา แต่คุณจะต้องใช้แบบฟอร์มอื่นในการนำเสนอที่ดี คุณต้องรู้วิธีตอบคำถามโดยเฉพาะ คุณควรจะสามารถเข้าใจคำถามที่ผู้ฟังถาม (แม้ว่าพวกเขาจะใช้คำพูดที่แปลกหรือไม่เหมาะสม) และให้คำตอบที่เคารพ ซื่อสัตย์ และถูกต้องโดยไม่ออกนอกประเด็น

  • ตั้งใจฟัง
  • จุดสนใจ
  • ความเข้าอกเข้าใจ
  • จัดการกับคำถามที่ยาก
  • ความกล้าแสดงออก
  • ให้คำปรึกษา
  • คำยืนยัน
  • การออกเสียง

การเขียน

คุณอาจหรือไม่ต้องการสคริปต์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร แต่คุณต้องวางแผนล่วงหน้าว่าคุณจะพูดอะไร เรียงลำดับอย่างไร และรายละเอียดในระดับใด หากคุณสามารถเขียนเรียงความที่สอดคล้องกัน คุณสามารถวางแผนการนำเสนอได้

  • ไวยากรณ์
  • การสะกดคำ
  • คำศัพท์
  • การพิสูจน์อักษร
  • โครงร่างอาคาร
  • จดโน๊ต
  • มาร์กอัปเอกสาร

ทักษะการนำเสนอเพิ่มเติม

  • สรุป
  • ฝ่ายขาย
  • ชักชวน
  • ให้เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเพื่อแสดงประเด็น
  • อารมณ์ขัน
  • การฝึกอบรม
  • กำลังซ้อม
  • การออกแบบเอกสารประกอบคำบรรยาย
  • การรับรู้และต่อต้านการคัดค้าน
  • ตั้งคำถามเพื่อถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นเฉพาะ
  • รับคำวิจารณ์โดยไม่มีการป้องกัน
  • งดพูดบ่อยเกินไปหรือขัดจังหวะผู้อื่น
  • คาดคะเนความกังวลของผู้อื่น
  • ความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์
  • รูปแบบการวิเคราะห์ SWOT
  • ข้อความสนับสนุนพร้อมหลักฐาน
  • พูดได้หลายภาษา
  • สัญญา
  • การทำงานกับผู้ตรวจสอบ
  • ความสม่ำเสมอ
  • การพัฒนาและบำรุงรักษาขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs)
  • การพัฒนาคำสั่งประพจน์
  • ความคิดสร้างสรรค์
  • ตรรกะ
  • การสร้างและการจัดการความคาดหวัง
  • แรงจูงใจ
  • การฝึกสอน

วิธีทำให้ทักษะของคุณโดดเด่น

รวมทักษะในประวัติย่อของคุณ: หากเป็นไปได้ คุณอาจพูดถึงคำเหล่านี้ใน .ของคุณ สรุปประวัติย่อ หรือ พาดหัวข่าว .

เน้นทักษะในจดหมายสมัครงานของคุณ: พูดถึงทักษะการนำเสนอหนึ่งหรือสองทักษะ และยกตัวอย่างกรณีที่คุณแสดงให้เห็นลักษณะเหล่านี้ในที่ทำงาน

แสดงทักษะการนำเสนอของคุณในการสัมภาษณ์งาน: ในระหว่างกระบวนการสัมภาษณ์ คุณอาจถูกขอให้นำเสนอตัวอย่าง ในกรณีนี้ คุณจะต้องรวบรวมทักษะเหล่านี้ไว้ในระหว่างการนำเสนอ ตัวอย่างเช่น คุณจะต้องแสดงทักษะการสื่อสารด้วยวาจาโดยพูดให้ชัดเจนและรัดกุมตลอดการนำเสนอ

ที่มาของบทความ

  1. เพนน์สเตท. ' ขั้นตอนในการเตรียมการนำเสนอ .' เข้าถึงเมื่อ 17 เมษายน 2020.