ทักษะการทำงานที่สำคัญสำหรับเลขานุการกฎหมาย
••• zoranm / E + / Getty Images
- ทักษะที่จำเป็นของเลขานุการกฎหมาย
- ประเภทของทักษะเลขานุการ
- เทคโนโลยี
- มนุษยสัมพันธ์
- การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
- องค์กร
- การถอดความ
- ใส่ใจในรายละเอียด
- เอกสารทางกฎหมายและคำศัพท์
- การทำงานเป็นทีม
- มัลติทาสกิ้ง
- งานวิจัย
- ทักษะเลขานุการกฎหมายเพิ่มเติม
เพื่อไม่ให้สับสนกับ paralegals, เลขากฎหมาย เติมเต็มบทบาทสำคัญในสำนักงานกฎหมายทั่วประเทศ ในขณะที่ ผู้ช่วยทนายความ มักจะทำหน้าที่ทนายความภายใต้การดูแลของทนายความ เลขานุการกฎหมายต้องติดตามรายละเอียดทั้งหมดที่อยู่ในสำนักงานกฎหมาย
กฎหมายเคยเป็นและจะเป็นโลกแห่งเทปสีแดงและความหมายเสมอ ทนายความต้องพร้อมสำหรับการดำเนินคดีทางกฎหมายทุกครั้ง ด้วยเหตุนี้ ทนายความและผู้ช่วยทนายความจึงพึ่งพาเลขานุการทางกฎหมายของตนเป็นอย่างมาก
ทักษะประเภทใดที่คุณต้องเป็นเลขานุการกฎหมาย?
บทบาทของ เลขากฎหมาย หรือที่เรียกว่าผู้ช่วยฝ่ายบริหารทนายความหรือผู้ช่วยด้านกฎหมายได้พัฒนาขึ้นในช่วงสองทศวรรษที่ผ่านมา เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง เทคโนโลยียังคงเปลี่ยนแปลงสำนักงานกฎหมายแบบเดิมๆ
เลขานุการกฎหมายต้องอยู่เหนือบทบาททั่วไปในการพิมพ์และรับโทรศัพท์เพื่อดูแลกิจกรรมที่มีมูลค่าสูงระหว่างทนายความและลูกค้า และในเรื่องเกี่ยวกับกระบวนการทางกฎหมาย
เลขากฎหมายทำอะไรก็ได้ ผู้ช่วยฝ่ายธุรการอาจทำ ยกเว้นว่าโลกของกฎหมายนั้นซับซ้อนกว่าเล็กน้อย พวกเขาปฏิบัติหน้าที่เลขานุการโดยใช้คำศัพท์ ขั้นตอน และเอกสารทางกฎหมาย เลขานุการกฎหมายยังเตรียมเอกสารทางกฎหมายและจดหมายโต้ตอบ รวมถึงการเรียก การร้องเรียน ญัตติ และหมายเรียก พวกเขายังอาจช่วยในการวิจัยทางกฎหมาย
ประเภทของทักษะเลขานุการ
บทบาทเลขานุการกฎหมายมีวิวัฒนาการตลอดเวลา ทักษะเหล่านี้จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในสำนักงานทนายความเพียงแห่งเดียวและในสำนักงานกฎหมายขนาดใหญ่
ทักษะทางเทคโนโลยี
มากมาย ทนายความ ไม่มีเวลาหรือความเชี่ยวชาญในการดำเนินงานด้านเทคโนโลยีสำนักงานกฎหมายเป็นอย่างดี พวกเขาพึ่งพาเลขานุการทางกฎหมายที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีเพื่อทำงานต่างๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นหลัก เช่น การสร้างสเปรดชีต การเตรียมการนำเสนอ การตรวจสอบไทม์ชีท การจัดการใบแจ้งหนี้ การสร้าง/การพิมพ์เอกสาร การรักษาปฏิทิน และการติดตามกำหนดเวลา
ดังนั้นเลขากฎหมายที่เชี่ยวชาญด้านโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ จึงจะมีมากที่สุด โอกาสในการทำงาน . เทคโนโลยีทั่วไปบางส่วนที่เลขานุการกฎหมายต้องเชี่ยวชาญ ได้แก่:
- ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ
- Microsoft Office Suite
- การนำเสนอ
- การจัดการข้อมูล
- องค์กรไฟล์ดิจิทัล
- ซอฟต์แวร์สำรองข้อมูล
- การเรียกเก็บเงิน
- การออกใบแจ้งหนี้
- การถอดความ
- การเผยแพร่บนเดสก์ท็อป
- การประชุมทางวิดีโอ
- การจัดการอีเมล
ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์
เลขานุการกฎหมายมีปฏิสัมพันธ์กับทนายความ ผู้ช่วยทนายความ พนักงาน ลูกค้า ที่ปรึกษาฝ่ายตรงข้าม เจ้าหน้าที่ตุลาการ ผู้ขาย และอื่นๆ ทุกวัน
สุดยอด มนุษยสัมพันธ์ และ ความสามารถในการสื่อสาร มีความจำเป็น นอกเหนือจากการติดต่อแบบเห็นหน้ากัน เลขานุการยังสื่อสารผ่านระบบอีเมล โทรศัพท์ และวิดีโอคอนเฟอเรนซ์
- แผนกต้อนรับ
- มารยาทในการใช้โทรศัพท์
- การสื่อสารด้วยวาจา
- ความฉลาดทางอารมณ์
- ความคิดริเริ่ม
- พิธีการ
- การแบก
การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
คุณคิดว่าทนายความเขียนจดหมายโต้ตอบของตนเองหรือไม่? คิดอีกครั้ง. เลขานุการกฎหมายมักมีหน้าที่รับผิดชอบในการร่างจดหมายโต้ตอบและบันทึกย่อไฟล์ นอกเหนือไปจากการพิสูจน์อักษรเอกสารทางกฎหมายสำหรับคำให้การเป็นคำร้อง สรุปย่อ การค้นพบ และวัตถุประสงค์ในการทำธุรกรรม
การเขียนเป็นส่วนหนึ่งของงานเลขานุการกฎหมาย ที่พัฒนาขึ้น ทักษะการเขียนที่แข็งแกร่ง จะกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับทนายความที่พวกเขาช่วยเหลือ
- องค์ประกอบอีเมล
- ตามรูปแบบเอกสารที่เข้มงวด
- ใส่ใจในรายละเอียด
- จดหมายปะหน้า
- ทักษะไวยากรณ์ที่แข็งแกร่ง
- การถอดความ
ทักษะองค์กร
เนื่องจากเลขานุการกฎหมายเป็นมือขวาของทนายความ ทักษะองค์กร มีความจำเป็นต่อการจัดการการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพหรือ ฝ่ายกฎหมายบริษัท .
เลขานุการทางกฎหมายต้องดูแลไฟล์กระดาษและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จัดการโครงการ ติดตามกำหนดเวลาหลาย ๆ ครั้ง ดูแลปฏิทิน จัดกำหนดการประชุม จัดกิจกรรม และรักษาทุกอย่างให้เป็นระเบียบและเข้าถึงได้
- ใส่ใจในรายละเอียด
- การจัดการปฏิทิน
- การจัดการไฟล์
- การจัดการข้อมูลที่เป็นความลับ
- การถอดความ
- ขั้นตอนการบรรจุและส่งเอกสารทางกฎหมาย
- การรับและการจัดหนังสือรับรอง
- จดโน๊ต
ทักษะการถอดความ
ทักษะการถอดความเป็นพื้นฐานสำหรับการปฏิบัติงานด้านเลขานุการ นอกเหนือจากความเร็วในการพิมพ์ที่รวดเร็ว (ข้อกำหนดของนายจ้างแตกต่างกันไปตั้งแต่ 50 ถึง 100 คำต่อนาที) ทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้นนั้นยังจำเป็นต่อการทำความเข้าใจไฟล์การป้อนตามคำบอกด้วยเสียง
ทักษะด้านไวยากรณ์ การสะกดคำ คำศัพท์ และภาษาเป็นสิ่งจำเป็น ตลอดจนความเข้าใจคำศัพท์ทางกฎหมาย ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น เลขานุการต้องมีความเชี่ยวชาญด้านโปรแกรมประมวลผลคำและอุปกรณ์ถอดความ
- ฟังอย่างกระตือรือร้น
- กำลังพิมพ์
- ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ
- อุปกรณ์บันทึกเสียง
- หน่วยความจำ
- การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
ใส่ใจในรายละเอียด
การใส่ใจในรายละเอียดเป็นสิ่งสำคัญในวิชาชีพกฎหมาย ตัวอย่างเช่น การพิมพ์ $600,000 ในข้อเสนอการชำระบัญชี แทนที่จะเป็น $60,000 อาจทำให้บริษัทของคุณต้องเสียลูกค้า เลขานุการด้านกฎหมายจะดูแลเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ของการปฏิบัติตามกฎหมายในแต่ละวัน และการใส่ใจในรายละเอียดเป็นสิ่งสำคัญในเกือบทุกงานด้านเลขานุการ ตั้งแต่การร่างและการพิสูจน์อักษร ไปจนถึงการจัดกำหนดการการประชุมและกำหนดเวลาในปฏิทิน
- จดโน๊ต
- เอาใจใส่
- สอบบัญชี
- การใช้เหตุผลเชิงอุปนัย
- การให้เหตุผลแบบนิรนัย
- การป้อนข้อมูล
- ความแม่นยำ
- เชิงรุก
ความคุ้นเคยกับเอกสารทางกฎหมายและคำศัพท์
เลขากับ a . ต่างกันอย่างไร ถูกกฎหมาย เลขานุการ? เลขานุการทางกฎหมายคุ้นเคยกับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางกฎหมายและการดำเนินคดีในศาล คำต่างๆ เช่น หมายเรียก, pro se และ voir dire จะไม่ทำให้เลขานุการกฎหมายสับสน
พวกเขาเข้าใจถึงความแตกต่างของขั้นตอนทางกฎหมายและมีความสามารถในการสร้างและจัดรูปแบบคำให้การ การค้นพบ และเอกสารการทำธุรกรรม
- บทสรุปการทดลอง
- Amicus Brief
- สรุปคำอุทธรณ์
- ตอบกลับโดยย่อ
- สอบปากคำ
- กระบวนการอุทธรณ์
- พินัยกรรมและพินัยกรรม
- การร้องเรียนทางกฎหมาย การอุทธรณ์ & คำตอบ
- เลิกอ้างสิทธิ์โฉนด
- ใบรับประกัน
- การขอหมายเรียก
การทำงานเป็นทีม
การทำงานเป็นทีม มีความสำคัญต่อบทบาทของเลขานุการกฎหมายในการให้บริการด้านกฎหมาย ในสถานที่ปฏิบัติงานทั้งหมด—ตั้งแต่แผนกกฎหมายองค์กรขนาดใหญ่ไปจนถึงผู้ปฏิบัติงานเดี่ยว—เลขานุการกฎหมายต้องร่วมมือกับทนายความ ผู้ช่วยทนายความ เลขานุการ เสมียนไฟล์ , ผู้ขาย และอื่นๆ เพื่อให้บริการด้านกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
เลขานุการกฎหมายที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดรู้วิธีทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานและร่วมมือกับบุคคลที่สามเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
- ฟังอย่างกระตือรือร้น
- การสื่อสารด้วยวาจา
- การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
- ความไวของปัญหา
- การทำงานร่วมกัน
ทักษะมัลติทาสกิ้ง
เลขานุการทางกฎหมายส่วนใหญ่ทำงานให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งคนในมากกว่าหนึ่งไฟล์
การทำงานหลายอย่างพร้อมกันควรเป็นลักษณะที่สองสำหรับเลขานุการกฎหมายที่มีอำนาจ
พวกเขารู้วิธีจัดการกับงานที่ได้รับมอบหมายหลายงานและจัดลำดับความสำคัญที่แข่งขันกัน และวิธีจัดการปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นในสำนักงานกฎหมายที่พลุกพล่านในปัจจุบัน ซึ่งคนๆ หนึ่งมักจะทำงานสามคน
- ใส่ใจในรายละเอียด
- การจัดการเวลา
- จัดลำดับความสำคัญ
- คณะผู้แทน
- การจัดตารางเวลา
- ทนต่อความเครียด
ทักษะการวิจัย
เลขานุการด้านกฎหมายดำเนินการวิจัยทางอินเทอร์เน็ตสำหรับงานมากมาย เช่น ค้นหาเส้นทาง รวบรวมข้อมูลลูกค้า ค้นคว้าเกี่ยวกับการแข่งขัน และค้นหาพยานผู้เชี่ยวชาญ
เลขานุการกฎหมายหลายคนโดยเฉพาะสำนักงานกฎหมายขนาดเล็กก็ทำหน้าที่ paralegal หน้าที่รวมทั้งการวิจัยทางกฎหมาย การตรวจสอบอ้างอิง และการติดตามกฎหมายกรณี การเรียนรู้แพลตฟอร์มการวิจัยทางกฎหมาย เช่น Westlaw หรือ Lexis/Nexis จะทำให้คุณได้เปรียบในการแข่งขัน
- อ่านวิเคราะห์
- สัมภาษณ์
- จดโน๊ต
- สังเกตแนวโน้ม
- การวิเคราะห์ข้อมูล
- การใช้เหตุผลเชิงอุปนัย
- การให้เหตุผลแบบนิรนัย
- ซอฟต์แวร์กฎหมายการวิจัย
ทักษะเลขานุการกฎหมายเพิ่มเติม
- การแก้ไขปัญหา
- การจัดการโซเชียลมีเดีย
- การพิสูจน์อักษร
- กำลังแก้ไข
- ร่าง
- การสะกดคำ
- การใช้เครื่องมือค้นหาอย่างเหมาะสม
- การเขียนรายงาน
- การผลิตต้นฉบับรอบสุดท้าย
- มาร์กอัป
- พัฒนาและรักษามาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงาน (SOPs)
- กำหนดเวลา
- พูดได้หลายภาษา
- ความเป็นมิตร
- การปรับตัว
- ประสิทธิภาพ
- การคิดอย่างมีวิจารณญาณ
- การปฏิบัติตาม
- การทำบัญชี
- ความเป็นมืออาชีพ
- บริการลูกค้า
- ความยืดหยุ่น
- ข้อตกลงก่อนการพิจารณาคดี
- เครื่องแฟกซ์
- ดูแลห้องสมุดกฎหมาย
- จัดการไฟล์เคส
- LexisNexis
- PACER
วิธีทำให้ทักษะของคุณโดดเด่น
เพิ่มทักษะที่เกี่ยวข้องให้กับประวัติย่อของคุณ: ให้แน่ใจว่าได้ เน้นทักษะด้านบนในการสรุปของคุณ และประวัติการทำงาน สำนักงานกฎหมายใส่ใจเกี่ยวกับประสบการณ์และความใส่ใจในรายละเอียดของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการสร้างเรซูเม่ของคุณ
เน้นทักษะในจดหมายสมัครงานของคุณ: อย่าเสียคำในจดหมายของคุณ เนื่องจากการสร้างจดหมายสมัครงานเป็นส่วนสำคัญของงานของคุณในฐานะผู้ช่วยด้านกฎหมาย ให้ยึดประเด็นและ แสดงความสามารถของคุณให้ชัดเจนและตรงไปตรงมา .
ใช้คำศัพท์ทักษะในการสัมภาษณ์งานของคุณ: เตรียมพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับประเภทของโครงการที่คุณเคยจัดการในบทบาทอื่นโดยไม่ละเมิดการรักษาความลับของลูกค้าที่สำนักงานกฎหมายอื่นๆ อย่ากลัวที่จะอธิบายว่าคุณใช้ทักษะข้างต้นในบทบาทอื่นๆ นอกโลกของกฎหมายอย่างไร หากประสบการณ์นั้นใช้ได้กับบทบาทที่คุณแสวงหา
ที่มาของบทความ
สำนักงานสถิติแรงงานสหรัฐ ' เลขานุการกฎหมายและผู้ช่วยธุรการ .' เข้าถึง 20 ก.พ. 2021.