ทรัพยากรมนุษย์

ความสำคัญของเอกสารในทรัพยากรบุคคล

เอกสารจะให้บริการคุณอย่างดี ถูกกฎหมายและมีจริยธรรม

คุณต้องสร้างเอกสารเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงานให้ใกล้เคียงกับเหตุการณ์มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้เอกสารมีความถูกต้อง

••• รูปภาพ annebaek / Getty

สารบัญขยายสารบัญ

เอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรและเก็บรักษาไว้ของพนักงาน การจ้างงาน เหตุการณ์ บันทึกเหล่านี้ประกอบด้วยองค์ประกอบที่ได้รับมอบอำนาจจากรัฐบาลและกฎหมาย เอกสารที่กำหนดโดยนโยบายและแนวปฏิบัติของบริษัท เอกสารที่แนะนำโดยแนวทางปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลที่ดีที่สุด และการเก็บบันทึกที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการเกี่ยวกับกิจกรรมการจ้างงาน

เอกสารเกี่ยวกับบันทึกการจ้างงาน

บันทึกของพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการกระทำ การอภิปราย การฝึกสอนประสิทธิภาพ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น, การละเมิดนโยบาย, การลงโทษทางวินัย, การสนับสนุนในเชิงบวก, การให้รางวัลและการยอมรับ, การสอบสวน, การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและเป้าหมาย การประเมินผลการปฏิบัติงาน , และอื่น ๆ.

คิดว่าเอกสารการจ้างงานเป็นประวัติความสัมพันธ์ของพนักงานกับองค์กรของคุณ—ทั้งดีและไม่ดี

การเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้ช่วยให้นายจ้างและลูกจ้างสามารถเก็บรักษาประวัติที่เป็นลายลักษณ์อักษรของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและการอภิปรายที่เกิดขึ้นรอบเหตุการณ์เฉพาะใดๆ เอกสารเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในการจ้างงานจัดทำบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่อาจจำเป็นต่อการสนับสนุนการดำเนินการดังกล่าวในฐานะพนักงาน การส่งเสริม , พนักงาน ขึ้นเงินเดือน , และ การลงโทษทางวินัย -รวมทั้ง การเลิกจ้าง .

เอกสารเกี่ยวกับพนักงาน เมื่อจำเป็น โดยทั่วไปแล้วจะเป็นทั้งด้านบวกและด้านลบ มันเป็นเรื่องจริง ไม่ใช่การตัดสิน มันอธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความคิดเห็นและความคิดของผู้ดูเกี่ยวกับเหตุการณ์ เอกสารดังกล่าวยังอธิบายถึงการดำเนินการที่เกิดขึ้นในกรณีที่โดดเด่น เช่น การให้การรับรองพนักงานอย่างเป็นทางการ หรือการดำเนินการทางวินัย

โปรดจำไว้ว่า คุณต้องสร้างเอกสารให้ใกล้เคียงกับเวลาที่เหตุการณ์เกิดขึ้นมากที่สุด เพื่อให้บันทึกมีความรวดเร็ว มีรายละเอียด และถูกต้อง

ในกระบวนการทางกฎหมาย เอกสารเกี่ยวกับผลงานที่ผ่านมาของพนักงานมักมีความสำคัญต่อผลลัพธ์ที่นายจ้างได้รับจากเหตุการณ์ เป้าหมายคือการแสดงภาพที่ยุติธรรมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานโดยไม่เน้นที่เหตุการณ์เชิงลบเพียงอย่างเดียว

ประเภทของเอกสาร

นโยบาย ขั้นตอน คู่มือพนักงาน , และ แผนพัฒนาประสิทธิภาพ ยังเป็นรูปแบบของเอกสารที่บันทึก พฤติกรรมของพนักงานที่คาดหวัง และข้อกำหนดของสถานที่ทำงานเพื่อรักษาสถานที่ทำงานให้เป็นระเบียบและยุติธรรม โดยที่พนักงานรู้ว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขา

บันทึกยังเป็นข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรของผู้ต้องหา ผู้กล่าวหา และพยานเหตุการณ์ในที่ทำงานที่เป็นปรปักษ์ที่เกี่ยวข้องกับการประพฤติมิชอบของพนักงาน เช่น ล่วงละเมิดทางเพศ หรือการล่วงละเมิดร้ายแรงอื่นๆ

เอกสารนี้ยังรวมถึงบันทึกถาวร เช่น ใบสมัครจ้างงานที่ลงลายมือชื่อ, เป็นลายลักษณ์อักษร การอ้างอิงการจ้างงาน , เอกสารประกอบการสมัคร เช่น ประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน และการตรวจสอบประวัติ เก็บไว้ห่างจาก แฟ้มข้อมูลพนักงาน ,เอกสารอื่นๆ เช่น แบบฟอร์ม I-9 (ที่ยืนยันว่าพนักงานมีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกา) จะได้รับการเก็บรักษาไว้ เช่นเดียวกับเวชระเบียน บันทึก FMLA และอื่นๆ

เอกสารอาจไม่เป็นทางการเช่นเดียวกับในบันทึกของผู้จัดการเกี่ยวกับการสนทนาของเขาหรือเธอกับพนักงานในช่วงหนึ่งปี เป็นสิ่งสำคัญที่ ผู้จัดการ เก็บเอกสารนี้ไว้กับเจ้าหน้าที่ที่รายงานทั้งหมด ไม่ควรแยกพนักงานออกเนื่องจากประสิทธิภาพในการจัดทำเอกสาร การปฏิบัติต่อพนักงานคนหนึ่งที่แตกต่างไปจากคนอื่นๆ อาจถูกตีความว่าเป็นการเลือกปฏิบัติในภายหลัง

เอกสารอาจเป็นทางการและเก็บไว้ใน .ของพนักงาน แฟ้มบุคลากร . พนักงานได้รับการคาดหวังให้ลงนามในเอกสารนี้เพื่อรับทราบว่าพวกเขาได้รับสำเนาและได้ตรวจสอบเนื้อหาทั้งหมดแล้ว ลายเซ็นของพนักงานไม่ได้หมายถึงข้อตกลงกับข้อความในเอกสาร

การใช้เอกสาร

นอกจากนี้ยังแนะนำให้จัดทำเอกสารเหตุการณ์สำคัญ ไม่ว่าจะเป็นเชิงบวกหรือเชิงลบ เพื่อให้ผู้จัดการมีบันทึกการปฏิบัติงานของพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง

องค์กรสามารถใช้เอกสารที่เก็บไว้ในรูปแบบอื่นได้ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงขั้นตอน คำแนะนำในการทำงาน และคำแนะนำซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ เป็นต้น แต่สำหรับวัตถุประสงค์ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล สิ่งเหล่านี้คือการใช้เอกสารทั่วไป ส่วนถัดไปจะสรุปคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดทำเอกสาร อย่างเหมาะสม .

ตัวอย่างเอกสารการปฏิบัติงาน

เอกสารเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงานจะช่วยให้คุณ การลงโทษ , ยุติ หรือส่งเสริม ให้รางวัล และ . อย่างเป็นธรรม จำได้ พนักงาน. หากไม่มีเอกสาร การดำเนินการใดๆ เหล่านี้จึงเป็นเรื่องยากและอาจมีความเสี่ยงสำหรับนายจ้าง

นายจ้างต้องหลีกเลี่ยงข้อกล่าวหาที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับ การเลือกปฏิบัติต่อพนักงาน . นอกเหนือจากข้อกฎหมายแล้ว นายจ้างที่ดียังต้องการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยุติธรรม สม่ำเสมอ และสนับสนุนเป้าหมายและแผนอาชีพของพนักงาน

สภาพแวดล้อมนี้ได้รับการสนับสนุนโดยเอกสารระดับมืออาชีพของผู้จัดการเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงาน—ทั้งพฤติกรรมและการกระทำที่น่ายกย่องที่ต้องการการแก้ไขหรือปรับปรุง วิธีการจัดทำเอกสารเหล่านี้ถูกกล่าวถึงในรายละเอียดก่อนหน้านี้ สถานการณ์ต่อไปนี้จะให้ตัวอย่างเพิ่มเติมของเอกสารที่เหมาะสมแก่คุณ

การบันทึกความล่าช้าและการขาดงาน

ผิด:

มาร์คมักจะไปทำงานสาย มาร์คคิดถึงงานมากเกินไป

ถูกต้อง:

1 เมษายน: มาระโกลาป่วยและขาดงานแปดชั่วโมง

4 เมษายน: มาร์คมาถึงที่ทำงานเวลา 10.00 น. สองชั่วโมงจากเวลาเริ่มต้นที่กำหนดไว้

6 เมษายน : มาร์คนัดพบแพทย์ และจากนั้นก็อยู่บ้านเพื่อติดตั้งเตาเผาใหม่

12 เมษายน: มาร์กโทรมาลาป่วยและขาดงานแปดชั่วโมง

การบันทึกประสิทธิภาพ

ผิด:

แมรี่ไม่น่าเชื่อถือ เธอแทบจะไม่เคยทำในสิ่งที่เธอมุ่งมั่นที่จะทำ

ถูกต้อง:

2 พฤษภาคม: แมรี่สัญญาว่าร่างแรกของข้อเสนอผลิตภัณฑ์จะพร้อมให้ตรวจสอบในการประชุมประจำสัปดาห์ของวันนี้ แมรี่ไม่ได้จัดทำร่างเอกสารตามที่คาดไว้ บอกว่าเธอยุ่งเกินไป และผู้คนที่เธอต้องการความช่วยเหลือก็ไม่กลับมาพร้อมกับเธอ

ผู้จัดการตอบว่า: คุณต้องการความช่วยเหลืออะไร ข้อมูล? ใครยังไม่ติดต่อกลับมา และคุณต้องการอะไรจากพวกเขาบ้าง?

คาร์ลและไมเคิลจำเป็นต้องอัปเดตแมรี่เกี่ยวกับความคืบหน้าของพวกเขา

อะไรทำให้คุณยุ่งจนไม่มีเวลาทำตามคำมั่นสัญญาของคุณ? ให้คำมั่นสัญญามากเกินไปโดยมีเวลาจำกัดในการทำให้สำเร็จ

ฉันสามารถช่วยอะไรคุณได้บ้าง

คุณจะทำให้ร่างเอกสารพร้อมสำหรับการตรวจสอบเมื่อใด

สรุปแล้ว

ตัวอย่างเหล่านี้ให้ภาพรวมว่าเอกสารที่มีประสิทธิภาพเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับเอกสารที่เขียนอย่างไม่ถูกต้อง ปฏิบัติตามคำแนะนำนี้เพื่อจัดทำเอกสารนโยบาย ประสิทธิภาพ และเหตุการณ์ในที่ทำงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและถูกกฎหมาย

โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้แม้ว่าจะเชื่อถือได้แต่ไม่รับประกันความถูกต้องและชอบด้วยกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและ ​ กฎหมายการจ้างงาน และกฎระเบียบแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรด ขอความช่วยเหลือทางกฎหมาย หรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐบาลระดับรัฐ รัฐบาลกลาง หรือระดับนานาชาติ เพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทาง แนวคิด และความช่วยเหลือ