วิธีการเขียนจดหมายขอบคุณ (พร้อมตัวอย่าง)
- อีเมลเทียบกับกระดาษเทียบกับโน้ตขอบคุณ
- สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายขอบคุณ
- เคล็ดลับในการเขียนจดหมายขอบคุณ
- ตัวอย่างจดหมายขอบคุณ
- อีเมลขอบคุณตัวอย่าง
เทเรซ่า คิเอชิ / The Balance
จดหมายขอบคุณที่เขียนด้วยความสุภาพและจริงใจเป็นสิ่งสำคัญในโลกธุรกิจ ไม่ว่าอดีตเจ้านายจะให้ข้อมูลอ้างอิงกับคุณ ผู้ติดต่อทางธุรกิจได้แนะนำให้คุณรู้จักกับนายจ้างของเขา เพื่อนร่วมงานช่วยคุณทำโครงการ หรือเจ้านายใหม่ที่มีศักยภาพเพิ่งสัมภาษณ์คุณสำหรับตำแหน่งงาน สิ่งสำคัญคือต้องใช้เวลา เพื่อขอบคุณทุกคนที่ช่วยเหลือด้านอาชีพ การหางาน หรือธุรกิจของคุณ
จดหมายขอบคุณเป็นวิธีที่ดีในการแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของผู้คน
พวกเขาสามารถช่วยคุณได้หลายวิธี อา จดหมายขอบคุณ สามารถช่วยให้คุณรักษาการติดต่อกับคนในเครือข่ายของคุณ มันสามารถช่วยให้คุณเตือนผู้จัดการการจ้างงานว่าทำไมคุณจึงเหมาะสมสำหรับตำแหน่ง นอกจากนี้ยังสามารถแสดงให้ผู้บังคับบัญชาของคุณเห็นว่าคุณเป็นมืออาชีพและสุภาพ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าจะพูดอะไรในจดหมายของคุณ และต้องส่งบันทึกย่อของคุณเป็นอีเมล จดหมาย หรือการ์ดหรือไม่ การพูดสิ่งที่ถูกต้องโดยใช้รูปแบบที่ถูกต้องจะสร้างความประทับใจให้ผู้รับและทำให้พวกเขารู้สึกซาบซึ้ง
อีเมล vs. กระดาษ vs. Notecard ขอบคุณ
วิธีที่คุณส่งจดหมายขอบคุณขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย
อีเมลข้อความขอบคุณ
อีเมลเป็นมาตรฐานสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจในปัจจุบัน ถ้าการติดตามผลในทันทีเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแสดงความขอบคุณสำหรับโอกาสในการสัมภาษณ์งานก่อนที่คณะกรรมการว่าจ้างจะตัดสินใจ อีเมลเป็นวิธีที่จะไป
ส่งจดหมายขอบคุณแล้ว
จดหมายขอบคุณทางกายภาพสามารถอยู่ในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการ บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ หรือ ทางการ, พิมพ์ตัวอักษร . วิธีที่คุณเขียนจดหมายควรแสดงความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับบริษัทและบุคคลที่คุณขอบคุณ
หากคุณรู้ว่าคุณมีเวลาส่งคำขอบคุณทางไปรษณีย์ การเขียนขอบคุณแสดงว่าคุณได้ดำเนินการขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อแสดงความขอบคุณ
บริษัทแบบดั้งเดิมมักชอบพิมพ์จดหมายหรือบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปรับแต่งข้อความขอบคุณในแบบของคุณจริงๆ (เช่น ถ้าคุณขอบคุณเพื่อนร่วมงานที่คุณทำงานด้วยมาหลายปี) ให้พิจารณาการ์ดที่เขียนด้วยลายมือ
สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายขอบคุณ
ไม่ว่าคุณจะใช้รูปแบบใดในการส่งบันทึกขอบคุณ มีองค์ประกอบบางอย่างที่คุณควรรวมไว้เสมอ
กล่าวถึงบุคคลอย่างเหมาะสม เมื่อขึ้นต้นจดหมาย ให้พูดกับบุคคลที่เหมาะสม คำทักทาย เช่น เรียนคุณนามสกุล หรือเรียนชื่อ หากคุณรู้จักบุคคลนั้นดี ให้ใช้ชื่อของบุคคลนั้น มิฉะนั้น ให้เรียกเขาหรือเธอว่า นาย นางสาว หรือตำแหน่งอื่นที่เหมาะสม
พูดขอบคุณ. ไปที่จุดบันทึกของคุณอย่างรวดเร็ว พูดคำขอบคุณในประโยคแรกหรือสองประโยค เพื่อให้คนๆ นั้นรู้ว่าคุณเขียนทำไม หากคุณกำลังส่งอีเมล ให้ใส่วลีขอบคุณในหัวเรื่องด้วย
ให้รายละเอียด (บางส่วน) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุสิ่งที่คุณขอบคุณสำหรับบุคคลนั้น ลงรายละเอียดเล็กน้อยเพื่อให้บุคคลนั้นเข้าใจสิ่งที่คุณชื่นชมอย่างแน่นอน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังกล่าวขอบคุณใครสักคนที่ ให้คำแนะนำงานแก่คุณ อธิบายสิ่งที่คุณพบว่ามีประโยชน์มากที่สุด ถ้าจะบอกว่า ขอบคุณหลังสัมภาษณ์งาน เตือนบุคคลในช่วงเวลาหนึ่งจากการสัมภาษณ์ (หรือเตือนพวกเขาว่าทำไมคุณถึงเหมาะสมกับงานนี้)
รายละเอียดเล็กน้อยแสดงให้บุคคลทราบถึงสิ่งที่คุณชื่นชมจริงๆ และเหตุผล
กล่าวขอบคุณอีกครั้ง ก่อนลงชื่อออก ย้ำคำชื่นชมของคุณ
ลงชื่อออก ใช้ความเหมาะสม ปิด เช่น Best หรือ Sincerely จากนั้นลงท้ายด้วยลายเซ็นของคุณ (เขียนด้วยลายมือและพิมพ์หากเป็นจดหมาย เขียนด้วยลายมือหากเป็นการ์ด และพิมพ์หากเป็นอีเมล)
เคล็ดลับในการเขียนจดหมายขอบคุณ
ส่งให้เร็วที่สุด เขียนและส่งบันทึกของคุณโดยเร็วที่สุด อย่ารอช้าในการส่งคำขอบคุณ โดยเฉพาะหลังสัมภาษณ์งาน . การไม่ส่งจดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์อาจส่งผลเสียต่อโอกาสในการได้รับการว่าจ้าง
คิดบวกแต่จริงใจ แสดงความกตัญญูของคุณ แต่อย่าไปลงน้ำ ผู้คนสามารถบอกได้เมื่อข้อความขอบคุณนั้นไม่จริงใจ ตัวอย่างเช่น หากคุณขอบคุณนายจ้างหลังจากลาออกจากงาน คุณควรแสดงความขอบคุณและจดจ่อกับสิ่งที่คุณชอบในการทำงานที่นั่น อย่างไรก็ตาม อย่าโกหกและบอกว่าคุณรักทุกอย่างหากไม่ได้ทำจริงๆ มุ่งเน้นไปที่ด้านบวก แต่อย่าโกหก
ปรับแต่งตัวอักษรแต่ละตัว ปรับแต่งจดหมายขอบคุณแต่ละฉบับที่คุณส่ง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณส่งบันทึกขอบคุณให้กับทุกคนที่คุณสัมภาษณ์งานด้วย ให้เพิ่มข้อความเกี่ยวกับการสนทนาเฉพาะของคุณกับแต่ละคนลงในบันทึกย่อแต่ละรายการ อย่าเพิ่งคัดลอกและวางข้อความเดียวกันสำหรับแต่ละคน สิ่งนี้จะถือว่าไม่จริงใจ
เอาไว้สั้นๆ หมายเหตุขอบคุณควรสั้น จดบันทึกของคุณไว้ไม่เกินสองย่อหน้าสั้นๆ
ตรวจทานและแก้ไข คำขอบคุณในที่ทำงานต้องมีความเป็นมืออาชีพ ซึ่งหมายความว่าควรเขียนได้ดีและปราศจากข้อผิดพลาด พิสูจน์อักษร จดหมายของคุณอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่ง
ตัวอย่างจดหมายขอบคุณทั่วไป
นี่เป็นตัวอย่างจดหมายขอบคุณทั่วไป ดาวน์โหลดเทมเพลตจดหมาย (เข้ากันได้กับ Google Docs และ Word Online) หรือดูตัวอย่างเพิ่มเติมด้านล่าง
ดาวน์โหลดเทมเพลต Word จดหมายฉบับพิมพ์ที่ส่งทางไปรษณีย์จะมีข้อมูลติดต่อของคุณและของผู้รับอยู่ที่ด้านบนของหน้า:
จดหมายขอบคุณทั่วไป (เวอร์ชันข้อความ)
เจสัน โจนส์
123 ถนนสายหลัก
Anytown, CA 12345
555-555-5555
jason.jones@email.com
5 เมษายน 2564
เซดริก ลี
ผู้จัดการบัญชี
แอคมี เรนทัล
123 ถ.ธุรกิจ
Business City, NY 54321
เรียนคุณลี:
หวังว่าเธอสบายดี. ฉันแค่อยากจะบอกว่าขอบคุณมากสำหรับการเขียนจดหมายอ้างอิงสำหรับงานที่ Acme Retail
ฉันซาบซึ้งมากที่คุณสละเวลาเขียนจดหมาย ฉันยินดีที่จะประกาศว่าฉันมีการสัมภาษณ์ครั้งที่สองกับบริษัทในสัปดาห์หน้า! ฉันจะบอกคุณว่ามันไปอย่างไร
อีกครั้งขอบคุณมาก ฉันซาบซึ้งมากที่คุณช่วยเหลือในการหางานของฉัน
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
เจสัน โจนส์ (ลายเซ็นจดหมายฉบับพิมพ์)
เจสัน โจนส์
ขยายอีเมลขอบคุณตัวอย่าง
เมื่อส่ง จดหมายอีเมล แทนที่จะส่งไปรษณีย์แบบปกติ ไม่จำเป็นต้องใส่ที่อยู่ผู้ส่งหรือที่อยู่ของคุณไว้ที่ตอนต้นของข้อความ เพียงระบุข้อมูลติดต่อของคุณในลายเซ็นของคุณ
เรื่อง: ขอขอบคุณ!
เรียน คุณลี
ฉันขอขอบคุณสำหรับการสนับสนุนอันล้ำค่าที่คุณมอบให้ฉันระหว่างการค้นหาอาชีพครั้งล่าสุดของฉัน
เมื่อฉันเริ่มการค้นหานี้ ฉันไม่ค่อยรู้ว่าควรทำอย่างไร หรือโดยเฉพาะอย่างยิ่ง วิธีสร้างเครือข่ายเพื่อค้นหาโอกาสงานใหม่ ข้อมูลและคำแนะนำที่คุณให้ (และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง รายชื่อผู้ติดต่อที่คุณแบ่งปันกับฉัน) ทำให้เกิดความแตกต่างในการช่วยให้ฉันมุ่งความสนใจไปที่การหางาน
ฉันยินดีที่จะรายงานว่าฉันเพิ่งรับตำแหน่งใหม่กับ ACME Auto! อีกครั้งขอบคุณมาก ฉันซาบซึ้งในความเอื้ออาทรของคุณมาก
ขอแสดงความนับถือ,
เทอร์รี่ เลา
555-555-5555
terry.lau@email.com