หางาน

วิธีการเขียนจดหมายอ้างอิง (พร้อมตัวอย่าง)

สารบัญขยายสารบัญ ภาพประกอบนี้มีเคล็ดลับในการเขียนจดหมายอ้างอิง รวมถึง

เอลเลน ลินด์เนอร์ / The Balance

ในบางช่วงอาชีพของคุณ คุณอาจถูกขอให้ส่งจดหมายอ้างอิงสำหรับพนักงาน เพื่อน หรือคนที่คุณเคยทำงานด้วย เมื่อถึงเวลาก็ต้องรู้วิธีเขียนให้มีประสิทธิภาพ จดหมายแนะนำ (เรียกอีกอย่างว่าจดหมายอ้างอิง)

การสนับสนุนของคุณอาจสร้างความแตกต่าง จดหมายแนะนำที่ดีสามารถช่วยให้ผู้ติดต่อของคุณบรรลุความฝัน สิ่งที่ไม่ดีนั้นแย่กว่าไม่มีคำแนะนำเลย

จดหมายอ้างอิงคืออะไร?

ถึง จดหมายอ้างอิง เป็นการรับรองทักษะและคุณลักษณะของบุคคลในเชิงบวก เขียนโดยคนที่คุ้นเคยกับงาน ลักษณะนิสัย และความสำเร็จของตน จำเป็นต้องมีจดหมายอ้างอิงเมื่อสมัครงาน การฝึกงาน ตำแหน่งอาสาสมัคร วิทยาลัย และหลักสูตรบัณฑิตศึกษา

จดหมายอ้างอิงจะอธิบายว่าเหตุใดผู้อ่านจึงควรเลือกผู้สมัคร และสิ่งที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับโอกาสที่พวกเขากำลังสมัคร อาจมีการร้องขอจดหมายจากองค์กรที่กำลังพิจารณาบุคคลเพื่อการจ้างงานหรือการยอมรับที่สถาบันหรืออาจเสนอโดยผู้หางานหรือผู้สมัคร

ประเภทของจดหมายอ้างอิง

การอ้างอิงอย่างมืออาชีพ

ถึง จดหมายอ้างอิงระดับมืออาชีพ มักจะเขียนโดย a หัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า ครู หรือศาสตราจารย์ที่คุ้นเคยกับความสำเร็จในสภาพแวดล้อมประเภทงานเป็นอย่างดีโดยทั่วไปจะมีคำอธิบายเกี่ยวกับตำแหน่งและความรับผิดชอบ ระยะเวลาที่พวกเขาอยู่ที่บริษัท และความสามารถ คุณสมบัติ และผลงานที่มีต่อองค์กร

ตัวละคร/อ้างอิงส่วนบุคคล

ตัวละครหรือ จดหมายอ้างอิงส่วนบุคคล สามารถเขียนโดยเพื่อนในครอบครัว พี่เลี้ยง หรือเพื่อนบ้านที่สามารถยืนยันคุณลักษณะที่จะทำให้พวกเขาเป็นผู้สมัครที่ดีสำหรับตำแหน่งที่พวกเขาต้องการนี้ ประเภทของจดหมาย อธิบายว่าผู้เขียนรู้จักพวกเขาอย่างไรและอภิปรายคุณลักษณะส่วนบุคคลของตนอย่างไรเมื่อนำไปใช้ในการตั้งค่างาน

เอกสารอ้างอิงทางวิชาการ

หนึ่ง ข้อมูลอ้างอิงทางวิชาการ ถูกเขียนขึ้นโดยอาจารย์ ศาสตราจารย์ หรือที่ปรึกษา ข้อมูลอ้างอิงประเภทนี้จะกล่าวถึงประวัติการศึกษาของผู้สมัครและผลสัมฤทธิ์ทางการเรียน

ก่อนเขียนจดหมายอ้างอิง

ก่อนตกลงจะเขียนจดหมาย ควรแน่ใจว่าคุณรู้สึกว่าคุณสามารถเขียนจดหมายอ้างอิงเชิงบวกสำหรับบุคคลนี้ได้ หากคุณไม่รู้จักคนๆ นั้นดีพอ หรือไม่คิดว่าจะพูดเก่งเรื่องทักษะหรือความสามารถของคนนั้นได้ ก็ไม่เป็นไร ปฏิเสธการขอคำแนะนำ . คุณสามารถคลุมเครือเมื่อคุณปฏิเสธคำขอเพียงแค่พูดว่าฉันไม่รู้สึกว่าฉันจะเป็นคนที่ดีที่สุดที่จะเขียนถึงคุณ คำแนะนำ . ถ้าเป็นไปได้ แนะนำคนอื่นที่พวกเขาอาจถาม

เป็นการดีกว่าที่จะไม่เขียนคำแนะนำแทนที่จะเขียน การอ้างอิงเชิงลบ สำหรับบุคคลนั้น

ขอข้อมูลสำหรับจดหมาย

เป็นความคิดที่ดีที่จะขอสำเนาของพวกเขา ประวัติย่อ หรือ CV แม้ว่าคุณจะรู้จักพวกเขามาเป็นเวลานานแล้วก็ตาม พวกเขาอาจมีการรับรองหรือความสำเร็จใหม่ที่ควรค่าแก่การเน้น และคุณควรให้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันมากที่สุด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีแนวทางในการเขียนจดหมาย

หากจดหมายอ้างอิงมีไว้สำหรับโอกาสการจ้างงานที่เฉพาะเจาะจง ให้ขอสำเนา .ด้วย ประกาศรับสมัครงาน . ในทำนองเดียวกัน หากจดหมายอ้างอิงมีไว้สำหรับโรงเรียนหรือโปรแกรมเฉพาะ ให้ขอข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับโรงเรียน ยิ่งคุณมีข้อมูลมากเท่าไหร่ การเขียนจดหมายก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

นอกจากการขอข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครแล้ว คุณยังจะได้รับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเกี่ยวกับวิธีการส่งจดหมายอีกด้วย ถามว่าคุณควรส่งจดหมายถึงใคร เมื่อถึงกำหนดส่ง และควรอยู่ในรูปแบบใด นอกจากนี้ ให้ถามว่ามีรายละเอียดใดที่โรงเรียนหรือนายจ้างต้องการให้คุณรวมไว้ในจดหมายหรือไม่

สิ่งที่ต้องรวมไว้ในจดหมายอ้างอิง

เว้นแต่ผู้สมัครจะให้แบบฟอร์มที่จะ เขียนคำแนะนำของคุณ , ตามสมควร รูปแบบจดหมายธุรกิจ มีความเหมาะสม ซึ่งรวมถึงการแสดงข้อมูลติดต่อ วันที่ และข้อมูลติดต่อของบุคคลที่ได้รับจดหมายของคุณ (โดยทั่วไปคือ ผู้จัดการการจ้างงาน) ที่ด้านบนของจดหมาย

อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังส่งอีเมลจดหมายฉบับนี้ คุณไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูลติดต่อหรือวันที่ที่ด้านบนของจดหมาย ให้ระบุข้อมูลติดต่อของคุณหลังของคุณ ลายเซ็นอีเมล . จดหมายอีเมลอ้างอิงควรมีความชัดเจน รัดกุม หัวเรื่อง ซึ่งระบุชื่อผู้สมัคร งานที่พวกเขาสมัคร (ถ้ามี) และวัตถุประสงค์ของจดหมาย ตัวอย่างเช่น บรรทัดหัวเรื่องอาจอ่านว่า: 'คำแนะนำสำหรับชื่อนามสกุล - งานผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล'

วิธีการเขียนจดหมายอ้างอิง

เพื่อให้ได้แนวคิดว่าจะเขียนอะไรและ จดหมายของคุณควรอ่านอย่างไร ต่อไปนี้คือหลักเกณฑ์ทั่วไปบางประการที่ควรพิจารณาก่อนเขียนจดหมายของคุณ

คำทักทาย

เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วย 'Dear Mr./Ms. นามสกุล.' หากคุณไม่ทราบนามสกุลของนายจ้าง เพียงแค่เขียนว่า 'เรียน ผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน' หากผู้สมัครสมัครเข้าโปรแกรมการศึกษา คุณสามารถเขียนว่า 'เรียนคณะกรรมการรับเข้าเรียน' หากคุณกำลังเขียนจดหมายทั่วไป คุณสามารถเขียนถึง ' ใครที่มันอาจกังวล ' หรือเพียงแค่เริ่มจดหมายของคุณด้วยย่อหน้าแรก

วรรคแรก

ย่อหน้าแรกของจดหมายอ้างอิงจะอธิบายความเชื่อมโยงของคุณกับคนที่คุณแนะนำ รวมถึงว่าคุณรู้จักพวกเขาได้อย่างไร คุณรู้จักพวกเขามานานแค่ไหน และเหตุใดคุณจึงมีคุณสมบัติที่จะเขียนจดหมายอ้างอิงในนามของพวกเขา อย่าลืมระบุชื่อบริษัท งาน โรงเรียน หรือโอกาสที่บุคคลนั้นสมัคร ตัวอย่างเช่น 'ฉันเป็นหัวหน้างานของ James Smith ที่ XYZ Company ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ฉันยินดีที่จะแนะนำเขาให้ดำรงตำแหน่งหัวหน้าฝ่ายบัญชีที่ ABC Company'

ย่อหน้าที่สอง (และสาม และสี่)

ย่อหน้าตรงกลางของจดหมายอ้างอิงมีข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง รวมถึงเหตุผลที่พวกเขามีคุณสมบัติ และสิ่งที่พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมได้ หากจำเป็น ให้ใช้มากกว่าหนึ่งย่อหน้าเพื่อให้รายละเอียด เจาะจงและแบ่งปันตัวอย่างว่าทำไมบุคคลนี้จึงเป็นผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ถ้าเป็นไปได้ ให้เชื่อมโยงเหตุการณ์เฉพาะที่คุณสังเกตเห็นบุคคลนั้นประสบความสำเร็จโดยใช้ทักษะที่จำเป็นสำหรับตำแหน่ง พยายามอธิบายคุณสมบัติและทักษะที่เกี่ยวข้องกับ งานเฉพาะ , โรงเรียนหรือโอกาสตัวอย่างเช่น หากบุคคลนั้นสมัครงานเป็นผู้จัดการ ให้เน้นที่ความเป็นผู้นำของบุคคลนั้นและ ความสามารถในการสื่อสาร .

จดหมายปิด

ในย่อหน้าปิด เสนอให้ข้อมูลเพิ่มเติมและใส่ข้อมูลติดต่อของคุณ (โทรศัพท์และอีเมล) เพื่อให้คุณพร้อมให้คำแนะนำด้วยวาจาหรือตอบคำถามเพิ่มเติมหากจำเป็น คุณยังอาจกล่าวย้ำด้วยว่าคุณแนะนำบุคคลนี้ด้วยใจจริงหรือโดยไม่ต้องจอง

ลายเซ็น

ลงท้ายจดหมาย ด้วยลายเซ็นของคุณ เขียนด้วยลายมือ ตามด้วยชื่อที่คุณพิมพ์ หากเป็นอีเมล ให้ระบุชื่อที่คุณพิมพ์ ตามด้วยข้อมูลติดต่อของคุณ

ความยาวของตัวอักษร รูปแบบ และแบบอักษร

รูปแบบของจดหมายอ้างอิงมีความสำคัญพอๆ กับเนื้อหาของจดหมาย ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับความยาวของจดหมายและวิธีจัดรูปแบบจดหมาย

  • ความยาว: จดหมายรับรองควรมีมากกว่าหนึ่งหรือสองย่อหน้า จดหมายสั้นๆ นี้แนะนำว่าคุณไม่รู้จักบุคคลนั้นดีหรือไม่รับรองอย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตาม คุณต้องการเขียนจดหมายให้กระชับและเน้นประเด็นสำคัญสองสามข้อ ดังนั้น หลีกเลี่ยงการเขียนมากกว่าหนึ่งหน้า สามหรือสี่ย่อหน้าที่อธิบายว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นได้อย่างไรและเหตุใดคุณจึงแนะนำพวกเขาจึงมีความยาวที่เหมาะสม
  • รูปแบบ: จดหมายแนะนำควรเว้นวรรคเดียวโดยเว้นวรรคระหว่างแต่ละย่อหน้า ใช้ระยะขอบประมาณ 1' สำหรับด้านบน ด้านล่าง ด้านซ้าย และด้านขวาของหน้า และจัดแนวข้อความของคุณไปทางซ้าย (การจัดตำแหน่งสำหรับเอกสารส่วนใหญ่)
  • ทำ: ใช้ แบบอักษรดั้งเดิม เช่น Times New Roman, Arial หรือ Calibri ขนาดตัวอักษรควรอยู่ระหว่าง 10 ถึง 12 จุด ดังนั้นจึงอ่านง่าย การปรับขนาดแบบอักษรเป็นวิธีที่ดีในการเก็บจดหมายไว้ในหน้าเดียว

พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง คุณสามารถให้คนอื่นแก้ไขจดหมายได้ แต่ปกปิดชื่อผู้สมัครเพื่อรักษาความเป็นส่วนตัว

ตัวอย่างจดหมายอ้างอิง

คุณสามารถใช้ตัวอย่างจดหมายอ้างอิงนี้เป็นแบบจำลองได้ ดาวน์โหลดเทมเพลต (เข้ากันได้กับ Google Docs และ Word Online) หรืออ่านเวอร์ชันข้อความด้านล่าง

ตัวอย่างจดหมายอ้างอิง

@ The Balance 2020

ดาวน์โหลดเทมเพลต Word

Melissa Bradley
123 ถ.ธุรกิจ
Business City, NY 54321
555-555-5555
melissa@abmedia.com

9 กรกฎาคม 2020

จิม ลี
ทรัพยากรมนุษย์
เซเบอร์ มาร์เก็ตติ้ง แอนด์ พีอาร์
321 ถนนธุรกิจ
เมืองธุรกิจ NY 12345

เรียน คุณลี

ฉันตื่นเต้นที่จะแนะนำ Sarah Jones ให้ดำรงตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายการตลาดดิจิทัลที่ Sabre Marketing & PR ในฐานะผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของ A & B Media ฉันมีความสุขที่ได้ทำงานเป็นหัวหน้าของ Sarah เมื่อเธอทำงานที่นี่ในตำแหน่งผู้ร่วมการตลาด ​มีความรับผิดชอบ ตรงต่อเวลา และสดใสอย่างยิ่ง ​Sarah เป็นหนึ่งในพรสวรรค์ที่ดีที่สุดของ A & B ​ Media​ และฉันรับรองคุณสมบัติและทักษะของเธออย่างแน่นอน

ฉันรู้สึกประทับใจอย่างต่อเนื่องกับความรู้ที่เธอนำมาสู่โต๊ะอาหาร และความทุ่มเทของเธอในการอยู่เหนือคนล่าสุดในสนาม Sarah ผสมผสานทักษะการวิเคราะห์ที่เฉียบคมเข้ากับสัญชาตญาณที่แข็งแกร่ง และฉันรู้เสมอว่าฉันสามารถพึ่งพาเธอเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาและเกินความคาดหมายของเรา ในช่วงสองปีที่เธอร่วมงานกับเรา เธอประสบความสำเร็จมากมาย ตั้งแต่การเพิ่มการมีส่วนร่วมในโซเชียลมีเดียของเรา 20% ไปจนถึงการลดอัตราตีกลับของเว็บไซต์ของเราลง 10% ไปจนถึงการเพิ่ม ROI ของเราในแคมเปญดิจิทัลขึ้น 15%

แม้ว่าความเฉียบแหลมแบบมืออาชีพของ Sarah นั้นมีค่าอย่างมากต่อ A & B Media แต่เธอก็เป็นผู้เล่นในทีมที่ยอดเยี่ยมเช่นกัน มองโลกในแง่ดี มีส่วนร่วม และเข้ากันได้ง่าย Sarah เป็นความสุขที่แท้จริงที่มีในสำนักงานและส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวกมากมายภายในแผนกของเราและทั่วทั้งบริษัท

ด้วยเหตุนี้ ฉันจึงมั่นใจเป็นอย่างยิ่งในคำแนะนำของฉัน และเชื่อว่า Sarah จะเหมาะสมอย่างยิ่งกับ Sabre Marketing & PR หากคุณต้องการพูดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสบการณ์ของฉันในการทำงานกับ Sarah โปรดส่งอีเมลมาที่ melissa@abmedia.com หรือโทรหาฉันที่ 555-555-5555

ขอแสดงความนับถือ,

Melissa Bradley
ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด A & B Media

ขยาย

ที่มาของบทความ

  1. อาชีพวันสต็อป ' อ้างอิง .' เข้าถึง 19 มีนาคม 2021.