วิธีการเริ่มจดหมายด้วยตัวอย่างคำทักทายอย่างมืออาชีพ

สารบัญขยายสารบัญ

• ตัวเลือกสำหรับการเริ่มจดหมาย
• ตัวอย่างคำทักทายแบบมืออาชีพ
• พยายามหาผู้ติดต่อ
• หากคุณไม่มีผู้ติดต่อ
• คำทักทายที่ควรหลีกเลี่ยง
• เคล็ดลับในการเขียนจดหมาย

เมลิสซ่า หลิง / The Balance

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มจดหมายคืออะไร? เมื่อเขียนจดหมายเพื่อวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพ คำทักทายที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ คำทักทายของคุณเป็นตัวกำหนดเสียงสำหรับจดหมายหรืออีเมลของคุณ และเป็นตัวบ่งชี้ถึงการเขียนของคุณ ความสามารถในการสื่อสาร .

ตัวเลือกสำหรับการเริ่มจดหมาย

เมื่อตัดสินใจ ซึ่งคำทักทายที่จะใช้ คุณควรพิจารณาว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นดีหรือไม่ และดีแค่ไหน คำตอบจะเป็นตัวกำหนดวิธีการเริ่มต้นจดหมายของคุณ การใช้คำทักทายที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณไม่รู้จักจดหมายหรือผู้รับอีเมลของคุณดีพอ

คำทักทายส่วนตัว

เมื่อใดควรใช้ชื่อบุคคล: หากคุณกำลังเขียนถึงใครบางคนในระดับมืออาชีพที่คุณรู้จักเป็นการส่วนตัวมาหลายปี ควรใช้เฉพาะชื่อจริงเท่านั้น

คำทักทายอย่างมืออาชีพ

เมื่อใดควรใช้คำทักทายแบบมืออาชีพ: ถ้าคุณไม่รู้จักคนนั้นดีพอ ดีที่สุดที่จะใช้ นาย นาง หรือ ดร. เป็นอัน คำทักทายธุรกิจที่เหมาะสม . หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับคำทักทายที่คุณควรใช้ โปรดใช้ความระมัดระวังและใช้รูปแบบที่เป็นทางการมากขึ้น

ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการ

ให้มันเป็นทางการ: พยายามหลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะเริ่มต้นจดหมายอย่างมืออาชีพด้วยคำทักทายอย่างไม่เป็นทางการ เช่น 'สวัสดี' 'สวัสดี' 'สวัสดี' หรือ 'อรุณสวัสดิ์' หากคุณไม่ทราบชื่อผู้ติดต่อของคุณ

แม้ว่าการทักทายอย่างไม่เป็นทางการนั้นใช้ได้สำหรับอีเมลแบบไม่เป็นทางการถึงเพื่อน หรือแม้แต่อีเมลที่เป็นทางการมากกว่าที่คุณอาจส่งถึงกลุ่มคน ในจดหมายแบบมืออาชีพ คุณจะต้องใช้คำทักทายเป็นการส่วนตัวโดยใช้ชื่อและ/หรือนามสกุล ('เรียน คุณโด') หรือตำแหน่งงาน ('Dear Hiring Manager')

อย่าลืมตรวจสอบการสะกดชื่อผู้รับอีกครั้ง มิฉะนั้น คุณจะสร้างความประทับใจที่ไม่ดีตั้งแต่เริ่มต้นจดหมาย

เครื่องหมายวรรคตอน

อย่าลืมใส่ระยะเวลาหลัง 'นาย' ด้วย และ 'คุณหญิง' แล้วตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค (เช่น 'Dear Ms. Doe:')

ตัวอย่างจดหมายทักทายอย่างมืออาชีพ

คำทักทายเหล่านี้ล้วนเหมาะสำหรับการสื่อสารอย่างมืออาชีพ

เมื่อคุณรู้จักคนนั้นดีแล้ว:

• ซินดี้ที่รัก
• สวัสดีปีเตอร์
• สวัสดีบ๊อบ

เมื่อคุณรู้ชื่อบุคคล:

• เรียน คุณ/นางสาว นามสกุล; เช่น Dear Mr. Dolan หรือ Dear Ms. Butler
• เรียน คุณ/นางสาว ชื่อนามสกุล; เช่น Dear Mr. Martin Haynes หรือ Dear Ms. Melissa Tandor
• เรียน ชื่อ นามสกุล ; เช่น Dear Michael Cairns

เมื่อคุณไม่รู้เพศของบุคคลนั้น:
เมื่อคุณมีชื่อแต่ไม่แน่ใจเพศของบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง เป็นที่ยอมรับได้ที่จะละทิ้งคำให้เกียรติและใช้ชื่อและนามสกุลเพียงอย่างเดียว ตัวอย่างเช่น:

• เรียน โรบิน มิลเลอร์
• เรียน Jamieson Cavanaugh

พยายามหาผู้ติดต่อ

ถ้าเป็นไปได้ ให้ใช้ชื่อผู้ติดต่อเมื่อคุณเขียน ทำให้จดหมายของคุณมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น และสร้างความสัมพันธ์ในทันทีกับผู้อ่าน หากคุณไม่มีชื่อผู้ติดต่อ ให้ค้นคว้าเพื่อค้นหา บุคคลที่เหมาะสมในการส่งจดหมายของคุณถึง .

การค้นหาชื่อนั้นใช้เวลาไม่นานนัก และความรู้สึกที่สื่อออกมานั้นคุ้มค่า คุ้มค่าที่จะลอง แม้ว่าคุณจะไม่ประสบความสำเร็จก็ตาม

บางครั้งชื่อจะอยู่ที่เว็บไซต์ของบริษัท หรือคุณอาจพบบุคคลที่ใช่ใน LinkedIn บางทีเพื่อนร่วมงานหรือผู้ติดต่อของคุณอาจรู้ว่าใครคือบุคคลที่เหมาะสม คุณยังสามารถโทรหาสำนักงานของบุคคลที่ไม่รู้จักที่คุณกำลังเขียนถึงและขอชื่อจากพนักงานต้อนรับโดยอธิบายเหตุผลในการโทรของคุณ

ตัวอย่างเช่น: 'ฉันกำลังสมัครงานกับบริษัทของคุณ คุณช่วยบอกชื่อผู้จัดการการจ้างงานของคุณให้ฉันทราบได้ไหม เพื่อที่ฉันจะได้รู้ว่าต้องกับใคร ที่อยู่จดหมายปะหน้าของฉัน ?'

เมื่อคุณไม่มีผู้ติดต่อ

บางครั้ง แม้ว่าคุณจะพยายามอย่างเต็มที่แล้ว คุณก็ไม่สามารถหาชื่อที่จะส่งถึงจดหมายของคุณได้ ในกรณีนี้ คุณมีทางเลือกที่หลากหลาย ซึ่งทั้งหมดมีความเป็นมืออาชีพและเหมาะสม

ยิ่งคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ที่คุณส่งจดหมายมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น (ตัวอย่างเช่น แผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัท หรือผู้จัดการแผนกที่เกี่ยวข้องกับคำถามของคุณ) วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถเลือกเป้าหมายได้มากขึ้นเมื่อเลือกคำทักทายของคุณ

หากคุณไม่มีผู้ติดต่อ มีตัวเลือกมากมายให้เลือก:

• เรียน ผู้จัดการการจ้างงาน
• เรียน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• เรียน ทีมงานสรรหา
• เรียน [ชื่อบริษัท] นายหน้า; เช่น Dear ABC Company Recruiter
• เรียน [ชื่อแผนก] นายหน้า; เช่น Dear IT Support Recruiter
• เรียน [ชื่อแผนก] ทีม; เช่น Dear Product Recruiter
• ทักทาย
• ท่านที่รักหรือท่านผู้หญิง (สิ่งนี้ล้าสมัยแล้ว ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงหากเป็นไปได้)
• ถึงผู้เกี่ยวข้อง (ใช้หากคุณไม่มีตัวเลือกอื่นที่ใช้การได้)

คำทักทายที่ควรหลีกเลี่ยง

คำทักทายต่อไปนี้ไม่เหมาะสำหรับจดหมายทางการหรือข้อความอีเมล:

• ขอให้เป็นวันที่ดี
• สวัสดีตอนเช้าหรือตอนบ่าย (คุณไม่รู้ว่าจะได้รับจดหมายหรือข้อความอีเมลเมื่อใด)
• สวัสดี
• สวัสดี
• เฮ้
• สวัสดี

เคล็ดลับในการเขียนและส่งจดหมาย

การทักทาย

เริ่มจดหมายของคุณด้วยคำทักทายที่เหมาะสมตามที่ระบุไว้ข้างต้น

วรรคแรก

หลังจากทักทายแล้ว ให้เริ่มย่อหน้าแรก ซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นบทนำที่ช่วยให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณเป็นใครและกำลังเขียนเกี่ยวกับอะไร หากคุณมีคนรู้จักซึ่งแนะนำคุณให้ผู้อ่านรู้จัก คุณควร กล่าวถึงพวกเขาในเวลานี้ .

ตัวหนังสือ

เนื้อหาในจดหมายของคุณโดยปกติประกอบด้วยย่อหน้าหรือสองข้อความ ที่นี่ คุณสามารถทำรายละเอียดเกี่ยวกับหัวข้อของจดหมายของคุณและให้รายละเอียดสนับสนุนสำหรับหัวเรื่องได้ที่นี่

คุณจะต้องทำให้กระชับและเกี่ยวข้องกับบุคคลและหัวข้อ

ละเอียดถี่ถ้วน แต่อย่าพูดซ้ำหรือพูดถึงรายละเอียดที่ไม่สำคัญ

บทสรุป

ต่อไป คุณจะต้องสรุปจดหมายของคุณ บทสรุปของคุณควรรวมถึงคำขอบคุณสำหรับบุคคลนั้นสำหรับเวลาและการพิจารณาของเขาหรือเธอ หากคุณวางแผนที่จะติดตามผลในภายหลัง คุณสามารถให้รายละเอียดว่าคุณจะติดต่อเขาหรือเธอเมื่อใดและอย่างไร

ตัวเลือกการปิด

เสร็จสิ้น จดหมายมืออาชีพพร้อมการปิด เช่น 'ขอแสดงความนับถือ' หรือ 'ขอแสดงความนับถือ' หากคุณวางแผนที่จะส่งจดหมายทางไปรษณีย์ ลายเซ็นของคุณควรตามด้วยชื่อที่คุณพิมพ์

หากคุณกำลังส่งอีเมล ชื่อที่พิมพ์ควรตามด้วยข้อมูลติดต่อของคุณ ซึ่งคุณสามารถพิมพ์ด้วยตนเองหรือให้ดำเนินการโดยอัตโนมัติ นี่มัน วิธีตั้งค่าลายเซ็นอีเมลอัตโนมัติ .

ประเด็นที่สำคัญ

เลือกคำทักทายอย่างเป็นทางการ: เมื่อคุณไม่รู้จักคนที่คุณกำลังเขียนถึงดีพอ อย่าใช้คำทักทายแบบเป็นกันเอง

พยายามหาผู้ติดต่อ: หากคุณไม่พบผู้ติดต่อ คุณสามารถใช้คำทักทายทั่วไปได้

พิสูจน์อักษรหรืออีเมลของคุณ: เมื่อคุณส่งจดหมายโต้ตอบแบบมืออาชีพ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจทานเอกสารของคุณอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่ง