วิธีเลือกแบบอักษรและขนาดตัวอักษรแบบมืออาชีพ
••• รูปภาพ lechatnoir / Getty
สารบัญขยายสารบัญ
- แบบอักษรที่ดีที่สุดในการเลือก
- ขนาดฟอนต์ที่จะใช้
- เคล็ดลับเกี่ยวกับรูปแบบตัวอักษร
- วิธีเลือกแบบอักษร
- พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณอย่างระมัดระวัง
แบบอักษรใดดีที่สุดที่จะใช้สำหรับจดหมายธุรกิจ เมื่อเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าเนื้อหาของจดหมายมีความชัดเจนและเข้าใจง่าย อย่างไรก็ตามคุณควรคิดให้รอบคอบเกี่ยวกับ แบบอักษรและขนาดตัวอักษร .
แบบอักษรคือรูปแบบของข้อความที่คุณใช้ในจดหมายหรือข้อความอีเมลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าแบบอักษรที่คุณเลือกสำหรับการโต้ตอบทางจดหมายอย่างมืออาชีพ ทั้งที่พิมพ์และทางอีเมล มีความชัดเจนและอ่านง่าย มิฉะนั้น ผู้อ่านของคุณอาจไม่ใช้เวลาในการอ่านจดหมายของคุณ
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อ การเขียนจดหมายสมัครงาน เช่น จดหมายปะหน้า หากนายจ้างไม่สามารถอ่านจดหมายของคุณได้ง่ายๆ เนื่องจากแบบอักษรมีขนาดเล็กเกินไปหรืออ่านยากเกินไป พวกเขาอาจไม่ต้องสนใจที่จะดูประวัติย่อของคุณ
ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือทำให้แบบอักษรและขนาดแบบอักษรเรียบง่ายและ มืออาชีพ . ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณ ไม่ใช่แบบอักษรของคุณ โดดเด่น
แบบอักษรที่ดีที่สุดในการเลือก
การเลือกแบบอักษรที่อ่านง่ายเป็นสิ่งสำคัญ คุณควรเลือกแบบอักษรที่ใหญ่เพียงพอเพื่อให้ผู้อ่านไม่ต้องเหล่เพื่ออ่านจดหมาย แต่ไม่ใหญ่จนตัวอักษรของคุณไม่พอดีกับหน้าเดียว
การใช้แบบอักษรที่เรียบง่ายจะช่วยให้ข้อความของคุณชัดเจน แบบอักษรพื้นฐาน เช่น Arial, Cambria, Calibri, Verdana, Courier New และ Times New Roman ทำงานได้ดี หลีกเลี่ยงฟอนต์แปลกใหม่ เช่น Comic Sans หรือฟอนต์ในรูปแบบสคริปต์หรือลายมือ
ขนาดฟอนต์ที่จะใช้
เมื่อคุณเลือกรูปแบบแบบอักษรแล้ว ให้เลือกขนาดแบบอักษร 10 หรือ 12 จุด ขนาดจะขึ้นอยู่กับเนื้อหาที่คุณมี จะเป็นการดีที่สุดถ้าคุณสามารถจัดรูปแบบจดหมายเพื่อให้พอดีกับหน้าเดียว
ถ้าจดหมายของคุณมีหัวเรื่อง (เช่น หัวเรื่องที่มีชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ) คุณอาจเลือกที่จะทำให้แบบอักษรของหัวเรื่องใหญ่ขึ้นเล็กน้อย (14 หรือ 16) อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่จำเป็น
เคล็ดลับเกี่ยวกับรูปแบบตัวอักษร
นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงการเขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเมื่อคุณจัดรูปแบบจดหมายของคุณ จดหมายและข้อความอีเมลที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดทำให้ดูเหมือนคุณกำลังตะโกน หลีกเลี่ยงการขีดเส้นใต้ ตัวหนา และตัวเอียง สิ่งเหล่านี้สามารถทำให้ข้อความอ่านยาก
วิธีเลือกแบบอักษร
คุณอาจต้องลองรูปแบบแบบอักษรและรูปแบบขนาดต่างๆ เพื่อให้จดหมายของคุณพอดีกับหน้าเดียวโดยมีพื้นที่สีขาวเพียงพอซึ่งไม่แออัด
ด้านล่างนี้คือขั้นตอนที่ต้องทำเมื่อเขียนจดหมายและเลือกขนาดและรูปแบบตัวอักษร:
- เลือกแบบอักษรจากรายการที่ด้านบนสุดของเอกสารของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย หรือ:
- พิมพ์จดหมายของคุณ
- เน้นเนื้อหาของจดหมายของคุณ
- เลือกแบบอักษรจากหน้าต่างป๊อปอัปหรือเลือกแบบอักษรจากรายการที่ด้านบนของเอกสาร
- เลือกขนาดแบบอักษรที่คุณต้องการใช้ในลักษณะเดียวกัน ลองใช้แบบอักษรและขนาดแบบอักษรต่างๆ จนกว่าตัวอักษรจะพอดีกับหน้าเดียว อีกครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่สีขาวในจดหมายของคุณ ลองเล่นกับระยะห่างและระยะขอบด้วย
- พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณ
หลังจากเสร็จสิ้นและตรวจทานร่างจดหมายของคุณแล้ว ให้พิมพ์จดหมายของคุณ (แม้ว่าคุณจะจะอัปโหลดทางออนไลน์หรือส่งอีเมล) เพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดรูปแบบ เว้นระยะห่างอย่างเหมาะสม และมีลักษณะตามที่คุณต้องการ
รวมพื้นที่สีขาวมากมาย
ไม่ว่าคุณจะเลือกแบบอักษรและขนาดแบบอักษรใด ควรมีช่องว่างสีขาวที่ด้านบน ด้านล่าง และด้านข้างของตัวอักษร คุณยังต้องการที่จะ เว้นช่องว่างระหว่างย่อหน้าไว้บ้าง หลังเนื้อความของจดหมายและก่อนการปิดบัญชี และระหว่างการปิดท้ายและลายเซ็นของคุณ จดหมายที่บีบโดยไม่มีระยะห่างเพียงพอนั้นอ่านยาก
เคล็ดลับเพิ่มเติมในการเว้นวรรคจดหมายของคุณ:
- เก็บจดหมายของคุณไว้ที่หนึ่งหน้าหรือน้อยกว่านั้น ถ้าเป็นไปได้ จดหมายอีเมล ควรมีความยาวสองสามย่อหน้าและง่ายต่อการสแกน
- จัดฝาครอบของคุณไปทางซ้าย
- สำหรับจดหมายอีเมล ใช้ your รูปแบบลายเซ็นอีเมล เพื่อปิดข้อความ
ลองใช้แบบอักษรประเภทต่างๆ และขนาดต่างๆ เพื่อดูว่าแบบใดจะช่วยให้คุณสามารถใส่จดหมายลงในหน้าเดียวได้ ในขณะที่ยังคงเหลือพื้นที่สีขาวไว้บ้าง
คุณยังอาจ ปรับระยะขอบของหน้า ให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงเล็กน้อยเพื่อรักษาพื้นที่สีขาวในขณะที่ทำให้ตัวอักษรพอดีกับหน้าเดียว ตามกฎทั่วไป ระยะขอบไม่ควรกว้างเกิน 1 และไม่แคบกว่า .7
พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณอย่างระมัดระวัง
ให้แน่ใจว่าได้ ตรวจทานจดหมายของคุณอย่างละเอียด สำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ แม้ว่าฟอนต์และขนาดฟอนต์ของคุณจะอ่านง่าย ข้อผิดพลาดจะทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ หากนี่คือจดหมายสมัครงาน ข้อผิดพลาดอาจทำให้คุณต้องเสียค่าเสนองาน เคล็ดลับการพิสูจน์อักษรเพิ่มเติม:
- อ่านจดหมายของคุณออกมาดัง ๆ . คุณจะพบการสะกดผิดและอาจมองเห็นโอกาสในการปรับปรุงการเลือกคำและโครงสร้างประโยคของคุณ
- ตรวจสอบและตรวจสอบการสะกดคำอีกครั้ง ของบริษัทและชื่อบุคคลทั้งหมด
- พักสมองก่อนทบทวนเอกสารฉบับสุดท้ายของคุณ . คุณอาจพบข้อผิดพลาดด้วยดวงตาที่สดใสที่คุณจะไม่พบทันทีหลังจากเขียนจดหมาย
- ขอให้เพื่อนตาเหยี่ยวตรวจทานจดหมายของคุณ ก่อนที่คุณจะส่งมัน
- สำหรับจดหมายอีเมล อย่าลืมส่งข้อความทดสอบถึงตัวเอง ก่อนส่งเอกสารไปให้ผู้จัดการการจ้างงาน คุณอาจค้นพบความแปลกประหลาดของการเว้นวรรคและข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบที่คุณไม่เคยเห็นมาก่อนหากไม่มีการทดสอบ
เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้ส่งจดหมายและสำเนา: ตัวคุณเองเพื่อให้คุณมีสำเนาเก็บไว้เป็นหลักฐาน