ทรัพยากรมนุษย์

วิธีตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง

การตอบสนองเมื่อนายจ้างที่คาดหวังขอการอ้างอิง

นักธุรกิจอ่านเอกสารที่โต๊ะ

••• Compassionate Eye Foundation/แดน เคนยอน

สารบัญขยายสารบัญ

การตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบการอ้างอิงเป็นธุรกิจที่ยุ่งยาก ความกลัวว่าจะถูกตอบโต้และการฟ้องร้องทำให้นายจ้างจำนวนมากไม่สามารถตอบโต้ได้เลย คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้คุณตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงได้อย่างสมเหตุสมผล ในขณะเดียวกันก็ปกป้องผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของบริษัทและพนักงานปัจจุบันของคุณ ดูสิ่งที่ต้องทำ

ปฏิบัติตามนโยบายการตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงที่กำหนดขึ้นของบริษัทของคุณ

ประการแรก หลายบริษัทขอให้ผู้จัดการส่งเป็นลายลักษณ์อักษร คำขออ้างอิงถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคล . ถ้า ผู้จัดการ การอ้างอิงเป็นไปในเชิงบวก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถตกลงที่จะให้ผู้จัดการให้ข้อมูลอ้างอิงทางวาจากับนายจ้างโดยตรง

สิ่งที่ส่งในรูปแบบลายลักษณ์อักษรควรมาจาก ทรัพยากรมนุษย์ หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรทบทวนการตอบสนองเพื่อความสอดคล้องและปกป้องผลประโยชน์สูงสุดของบริษัท รูปแบบการตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงทั่วไปจะขอให้คุณให้ข้อมูลนี้เกี่ยวกับอดีตพนักงาน

  • ตำแหน่งงาน และในบางครั้ง หน้าที่การงาน
  • เงินเดือนสุดท้าย,
  • วันที่จ้างงาน,
  • จัดทำรายการตรวจสอบที่ขอให้อดีตนายจ้างจัดลำดับลักษณะเช่น 'การทำงานเป็นทีม' และ 'ความน่าเชื่อถือ' และ
  • ถามว่าอดีตพนักงานมีสิทธิ์ได้รับการว่าจ้างจากองค์กรของคุณหรือไม่

เอกสารนี้ควรเก็บไว้ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล อย่างน้อยขอให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลตรวจสอบคำตอบที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่คุณอาจคิดจะส่ง อย่าตอบคำถามที่ขอให้คุณให้คะแนนอดีตพนักงานเป็นตัวเลขในลักษณะการทำงานหรือลักษณะการทำงานของพวกเขา

เรตติ้งเป็นตัวเลขเทียบกันไม่ได้ ขึ้นอยู่กับความหมายร่วมกันของคำจำกัดความของคำศัพท์ หรือความหมายของตัวเลขในระดับตัวเลขที่กำหนดไว้ในแบบฟอร์มเหล่านี้ ดังนั้นจึงเป็นการสื่อสารที่ผิดพลาดอย่างดีที่สุด ที่เลวร้ายที่สุด อาจส่งผลเสียต่อโอกาสในการทำงานของอดีตพนักงานของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีการลงนามอนุญาตในไฟล์

ประการที่สอง ตรวจสอบว่าลายเซ็นของอดีตพนักงานซึ่งอนุญาตให้ตรวจสอบอ้างอิงอยู่ในเอกสารที่ส่งโดยบริษัทที่ขอ โดยไม่ได้รับอนุญาตจากลายเซ็นของอดีตพนักงาน คุณไม่ควรให้ข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับพนักงาน

ในบางครั้ง พนักงานที่ลาออกจะออกจาก แบบฟอร์มอนุญาตตรวจสอบการอ้างอิงที่ลงนามแล้ว ในแฟ้มการจ้างงานของพวกเขา สิ่งนี้จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อพนักงานไม่พบงานใหม่ ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับพนักงานส่วนใหญ่ที่ออกจากงานปัจจุบัน

ตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบการอ้างอิงด้วยการอ้างอิงที่เป็นบวก

หากผู้จัดการสามารถแนะนำอดีตพนักงานได้ด้วยการจองล่วงหน้าเพียงเล็กน้อย โดยปรึกษากับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการอาจโทรกลับไปหานายจ้างที่สอบถาม เมื่อตอบรับโทรศัพท์ ผู้จัดการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นของพนักงานที่อนุญาตให้ตรวจสอบการอ้างอิงอยู่ในไฟล์กับฝ่ายทรัพยากรบุคคลก่อนที่จะโทรกลับ

เมื่ออดีตพนักงานเป็นลูกจ้างที่ดีและออกจากบริษัทไปโดยดี (บางที คู่สมรสย้ายที่อยู่และระยะทางไม่สามารถเปลี่ยนได้) คุณ ต้องการให้ความช่วยเหลืออดีตพนักงาน เพื่อหาตำแหน่งใหม่

หรือบางทีคุณอาจถูกใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงโดยพนักงานที่รายงานถึงคุณในคราวเดียว แม้ว่าจะไม่ใช่ครั้งล่าสุดก็ตาม หากคุณมีความคิดเห็นในเชิงบวกเกี่ยวกับพนักงาน คุณอาจตอบกลับผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างด้วยความคิดเห็นเชิงบวกที่คุณมีส่วนร่วมได้

คำถามตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงที่คุณไม่ต้องการสัมผัส

ตอบเฉพาะคำถามที่คุณยินดีตอบหากคุณได้รับโทรศัพท์หรือเอกสารเพื่อขออ้างอิง ผู้จัดการควรพูดเฉพาะด้านทักษะและประสบการณ์ของพนักงานเกี่ยวกับความรู้โดยตรงเท่านั้น มีคำถามหลายข้อที่ผู้จัดการไม่ควรตอบ:

ตัวอย่างคำถาม:

ทำนายว่าอดีตพนักงานของคุณจะประสบความสำเร็จในตำแหน่งที่พวกเขาได้รับการพิจารณาหรือไม่ (ใครมีลูกบอลคริสตัล) คุณไม่สามารถตอบคำถามนี้ได้ แม้ว่าตำแหน่งจะฟังดูคล้ายกัน แต่คุณไม่สามารถคาดเดาเพื่อนร่วมงานได้ วัฒนธรรมของนายจ้าง ความสัมพันธ์กับลูกค้า หรือปัจจัยมากมายที่ช่วยให้พนักงานประสบความสำเร็จ—หรือไม่

ขยาย

คำตอบที่ดี:

เมื่อพนักงานทำงานให้กับฉัน ในตำแหน่งของพวกเขากับบริษัทของฉัน เขาหรือเธอคือผู้มีส่วนร่วมที่เข้มแข็งซึ่งงานนั้นได้รับการชื่นชม

ตัวอย่างคำถาม:

จุดอ่อนของพนักงานคืออะไร?

ขยาย

คำตอบที่ดี:

เขาหรือเธอไม่มีจุดอ่อนที่ควรค่าแก่การกล่าวขวัญซึ่งส่งผลต่อความสามารถของพวกเขาในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อเขาหรือเธอทำงานให้ฉัน

ตัวอย่างคำถาม:

ทำไมพนักงานถึงออกจากตำแหน่งที่เขาหรือเธอรายงานให้คุณทราบ?

ขยาย

คำตอบที่ดี:

  • เขาหรือเธอแสวงหาความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นและเรียนรู้เกี่ยวกับบริษัทและผลิตภัณฑ์ของเรา หรือ
  • เขาหรือเธอออกจากองค์กรของเราด้วยเหตุผลส่วนตัวที่สำคัญต่อพวกเขา

เหล่านี้คือชนิดของ คำถามตรวจสอบอ้างอิง นายจ้างที่มีศักยภาพจะถามว่าคุณส่งคืนโทรศัพท์เพื่อตรวจสอบการอ้างอิงหรือไม่

ตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบการอ้างอิง: ไม่เป็นบวก

หากพนักงานออกจากบริษัทของคุณภายใต้ระบบคลาวด์ ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน ไม่เหมาะกับงานของพวกเขา พนักงานที่ไม่มีส่วนร่วมด้วยเหตุผลอื่นหรือไม่สามารถจัดการได้ อ้างถึงการโทรหรือแบบฟอร์มไปยังเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อรับคำตอบมาตรฐาน

บางครั้งมีสถานการณ์ที่ไม่ปกติเกิดขึ้นรอบๆ พนักงานที่ลาออกจากบริษัทของคุณ บางทีพนักงานอาจกำลังดูภาพอนาจารบนคอมพิวเตอร์ของเขา ใช่ เขาขอให้ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำหน้าที่เป็นข้อมูลอ้างอิง อดีตพนักงานคนอื่นอาจขู่เข็ญว่าจะใช้ความรุนแรงหรือกระทำการรุนแรงในขณะที่จ้างงานในบริษัทของคุณ

แม้ว่าอดีตพนักงานเหล่านี้จะไม่ค่อยมีรายชื่อบริษัทของคุณเป็นข้อมูลอ้างอิง แต่ให้เตรียมพร้อม ควรส่งสายเหล่านี้ไปยังเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อรับการตอบสนองมาตรฐาน

อย่างไรก็ตามมีข้อแม้ที่นี่ พูดคุยกับทนายความของคุณก่อนตอบกลับ เพื่อตรวจสอบการอ้างอิงเกี่ยวกับพนักงานที่อาจใช้ความรุนแรง หากคุณไม่เปิดเผยพฤติกรรมรุนแรงต่อผู้ที่อาจเป็นนายจ้าง และอดีตลูกจ้างกระทำการรุนแรงขณะจ้างนายจ้างรายใหม่ บริษัทของคุณอาจต้องรับผิดที่จะไม่เปิดเผยข้อมูลนี้ ดังนั้น ให้ตรวจสอบกับทนายความของคุณภายใต้สถานการณ์ผิดปกติใดๆ ที่คุณแยกทางกับพนักงาน

เมื่ออดีตพนักงานขอหนังสืออ้างอิงทั่วไป

ให้อดีตพนักงาน จดหมายอ้างอิงทั่วไป ไม่แนะนำว่าเป็นนโยบายที่ดี เมื่อมีเอกสารแล้ว เอกสารนั้นจะคงอยู่ตลอดไป พนักงานที่คาดหวังได้จัดให้มีสำนักงานทรัพยากรบุคคล สำเนาจดหมาย ที่เก่ากว่า 10 และ 20 ปีซึ่งบางครั้งแทบจะไม่สามารถอ่านได้จากการถ่ายสำเนาหลายครั้ง

หลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่งผ่านไป—คุณไม่รู้ว่าอดีตพนักงานของคุณเคยเป็นพนักงานประเภทไหน—เว้นแต่เขาจะเป็นข้อยกเว้นที่ไม่ค่อยพบนักที่จะติดต่อกับคุณ และคุณไม่มีทางรู้ว่าพนักงานจะใช้จดหมายของคุณอย่างไร หรือคำพูดของคุณจะถูกตีความโดยนายจ้างในอนาคตอย่างไร ใช้นโยบายที่ระบุว่าผู้จัดการจะไม่ให้เป็นลายลักษณ์อักษรทั่วไป จดหมายอ้างอิง .

แจ้งอดีตพนักงานว่าบริษัทของคุณยินดีที่จะให้คำยืนยันการจ้างงานจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับนายจ้างเฉพาะรายที่สอบถามโดยตรง

ความคิดสุดท้ายในการตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบการอ้างอิง

มีพนักงานเพียงไม่กี่คนที่ตั้งเป้าหมายที่จะล้มเหลวในการทำงาน กระนั้น พนักงานก็ล้มเหลว และบริษัทและพนักงานก็แยกทางกัน จำไว้ว่าเมื่อคุณถูกขอให้อ้างอิงว่าอดีตพนักงานทุกคนสมควรได้รับโอกาสในการเริ่มต้นใหม่ โดยไม่คำนึงถึงเงื่อนไขที่พวกเขาแยกจากองค์กรของคุณ

บางทีอดีตพนักงานอาจไม่เหมาะกับตำแหน่งที่เขาดำรงตำแหน่งในบริษัทของคุณ วัฒนธรรมองค์กรของคุณ อาจไม่ตรงกับความต้องการของพนักงานโดยสิ้นเชิง พนักงานอาจมี วิสัยทัศน์ที่แตกต่างกันสำหรับความต้องการของงานของเขา จากเจ้านายของเขา บางทีชีวิตส่วนตัวและการแต่งงานของเขาอาจคลี่คลายระหว่างที่เขาดำรงตำแหน่งกับบริษัทของคุณ

คุณไม่มีทางรู้รายละเอียดและเหตุผลทั้งหมด ทำไมพนักงานถึงล้มเหลวหรือเดินหน้าต่อไป . เป็นเรื่องง่ายกับพนักงานที่มีประสิทธิภาพสูงที่คุณเสียใจที่สูญเสียงานที่ดีกว่า ย้ายครอบครัวไปทั่วประเทศ หรือโอกาสในฝัน มันยากขึ้นกับนักแสดงชายขอบ

ซื่อสัตย์หรือให้ข้อมูลเพียงเล็กน้อย อย่าทำนายความสำเร็จของลูกบอลคริสตัลหรือให้คะแนนเป็นตัวเลขและการจัดอันดับสำหรับคำที่ไม่ได้กำหนดไว้ หากจำเป็น ให้ข้อมูลเพียงเล็กน้อยที่อธิบายประสิทธิภาพของอดีตพนักงาน เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้ลูกจ้างได้พักและพูดคุยกับนายจ้างที่คาดหวัง

บรรทัดล่าง

ตัวเลขล่าสุดที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการอ้างอิงระบุว่านายจ้างกำลังดำเนินการตรวจสอบการอ้างอิงอย่างจริงจัง เนื่องจาก อ้างอิงจากเว็บไซต์ Society for Human Resources Management (SHRM) , เข้าถึงเมื่อ 6-26-19, 'ในรายงาน HR.com ปี 2018 ที่สนับสนุนโดย National Association of Background Screeners (NABS) 95% ของนายจ้างที่สำรวจระบุว่าพวกเขาใช้การคัดกรองประวัติการจ้างงานอย่างน้อยหนึ่งประเภท' เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้เวลากับพนักงานเก่าของคุณ—เมื่อคุณสามารถทำได้ด้วยมโนธรรมที่ดี