ทรัพยากรมนุษย์

วิธีการปฏิเสธผู้สมัครงานอย่างสุภาพ

วิธีการปฏิเสธผู้สมัครงานอย่างสุภาพและสื่อสารอย่างมืออาชีพ

สารบัญขยายสารบัญ ภาพประกอบนี้อธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการปฏิเสธผู้สมัครงาน รวมถึง

Catherine Song The Balance

คุณปฏิเสธผู้สมัครงานอย่างมืออาชีพและเหมาะสมระหว่างกระบวนการสรรหาหรือไม่? จากผลตอบรับที่ได้รับจากผู้หางาน ดูเหมือนว่ามีนายจ้างเพียงไม่กี่รายที่ทำหน้าที่อย่างมืออาชีพและให้ข้อเสนอแนะอย่างเหมาะสมว่าผู้สมัครไม่อยู่ภายใต้การพิจารณาอีกต่อไป

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่แนะนำเมื่อคุณต้องการปฏิเสธผู้สมัครงานในแต่ละขั้นตอนจากสี่ขั้นตอนในกระบวนการสรรหาบุคลากรของคุณ ในฐานะนายจ้างที่คุณเลือก คุณจะต้องสร้างชื่อเสียงในฐานะผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพและเอาใจใส่

เมื่อใดควรปฏิเสธผู้สมัครงาน

ผู้สมัครงานใด ๆ ใช้เวลามาก อัพเดทเรซูเม่ และเขียนจดหมายสมัครงานเมื่อเข้าหาคุณเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างที่คุณลงประกาศ ไม่ว่าพวกเขาจะสมัครทางออนไลน์หรือส่งหนังสือรับรองทางไปรษณีย์ซึ่งมีไม่บ่อยนัก พวกเขาสมควรได้รับการพิจารณาคำตอบจากคุณ คุณต้องยอมรับว่าคุณมี ได้รับใบสมัครแล้ว วัสดุ. กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างง่ายดายในโลกของแอปพลิเคชันออนไลน์นี้

พวกเขายังต้องเข้าใจขั้นตอนต่อไปในกระบวนการจ้างงานของคุณ ดังนั้นพวกเขาต้องการการแจ้งเตือนจากคุณว่าพวกเขาเป็น คัดเลือกมาสัมภาษณ์ . คุณอาจแจ้งผู้สมัครว่าพวกเขาไม่ได้รับเลือกให้ให้สัมภาษณ์ในจดหมายฉบับเดียวกันกับที่คุณรับทราบการรับใบสมัครหากกระบวนการคัดเลือกของคุณดำเนินไปอย่างรวดเร็ว

อย่างไรก็ตาม หากคุณย้ายที่ทำงานด้วยความเร็วของนายจ้างจำนวนมาก คุณจะต้องส่งใบเสร็จรับเงินเบื้องต้นของเอกสารการสมัครและจดหมายฉบับที่สองที่ปฏิเสธผู้สมัครงานสำหรับการสัมภาษณ์

ผู้สมัครควรที่จะรู้ว่าพวกเขายืนอยู่ตรงไหนในกระบวนการของคุณ แม้ว่าคุณจะปฏิเสธผู้สมัครรับเลือกตั้งในที่สุดก็ตาม

กระบวนการปฏิเสธของคุณเริ่มต้นด้วยการพบกันครั้งแรกกับผู้สมัครงานของคุณ ไม่ว่าจะอยู่หน้าจอโทรศัพท์หรือในการสัมภาษณ์ครั้งแรก เป้าหมายหนึ่งของการประชุมคือการอธิบาย ขั้นตอนการเลือกของคุณ ให้กับผู้สมัครแต่ละคน

เมื่อนายจ้างให้ข้อมูลนี้ ผู้สมัครรู้สึกมืดมนน้อยลงและคิดบวกมากขึ้นเกี่ยวกับกระบวนการสรรหาบุคลากรของคุณ ในการสนทนานี้ คุณควรแจ้งให้ผู้สมัครทราบถึงประเด็นที่คุณจะสื่อสารกับพวกเขาเกี่ยวกับสถานะใบสมัครของพวกเขา

เมื่อใดควรโทรและปฏิเสธผู้สมัครงาน

ไม่ว่าจะเป็น ผู้จัดการการจ้างงาน หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรโทรหาผู้สมัครที่คุณปฏิเสธเช่นเดียวกับที่คุณโทรหาผู้สมัครที่คุณต้องการให้ เสนองาน —ถ้าไม่ช้าก็เร็ว

คุณต้องการให้ผู้สมัครแต่ละคนมีมุมมองเชิงบวกเกี่ยวกับองค์กรของคุณ ซึ่งการสื่อสารที่เรียบง่ายและทันเวลาจะทำให้บรรลุผลสำเร็จ ความประทับใจในเชิงบวกนี้อาจส่งผลต่อการสมัครของผู้สมัครกับองค์กรของคุณในอนาคต

หรือความประทับใจที่เขาหรือเธอได้รับอาจส่งผลต่อผู้มีโอกาสเป็นผู้สมัครงานของคุณ ผู้เข้าแข่งขันพูดคุยและบ่อยครั้งเช่นนกพวกเขาแห่กันไปไล่ตาม นายจ้างทางเลือก .

เมื่อใดควรกำหนดเวลาการปฏิเสธของผู้สมัคร

นายจ้างหลายคนไม่เห็นด้วย แต่ขอแนะนำให้คุณโทรหาผู้สมัครแต่ละคนทันทีที่คุณพิจารณาว่าเขาหรือเธอไม่ใช่คนที่เหมาะกับงานนี้ นายจ้างหลายคนรอจนกว่าจะสิ้นสุด แม้จะต้องรอให้ลูกจ้างใหม่เริ่มทำงานก่อนจะแจ้งว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดก็ตาม ผู้สมัครที่ไม่ประสบความสำเร็จ .

นี่เป็นการไม่เคารพผู้สมัครและไม่สอดคล้องกับการกระทำของนายจ้างที่เลือก แจ้งให้ผู้สมัครทราบทันทีที่ทราบ นี่เป็นแนวทางเดียวที่ยุติธรรมในการปฏิเสธผู้สมัครงาน

มิฉะนั้น ผู้สมัครจะรอ หงุดหงิด และรู้สึกราวกับว่าผู้สมัครรับเลือกตั้งของพวกเขาหายไปในหลุมดำ เชื่อมั่นว่าความรู้สึกของพวกเขาที่มีต่อคุณในฐานะนายจ้างก็เช่นกัน ไปเป็นวันที่ผู้หางานที่ไม่พอใจบอกเพื่อนสิบคนเกี่ยวกับประสบการณ์ที่ไม่ดีของเขากับบริษัทของคุณ

สถาบันทุนมนุษย์รายงานสถิติต่อไปนี้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อผู้หางานได้รับการปฏิบัติที่ไม่ดี

  • '60% ของผู้หางานรายงานประสบการณ์ผู้สมัครเชิงลบกับนายจ้างที่พวกเขามีส่วนร่วม
  • '72% ของผู้หางานรายงานการแบ่งปันประสบการณ์เชิงลบของผู้สมัครทางออนไลน์
  • '55% ของผู้หางานรายงานว่าหลีกเลี่ยงบริษัทบางแห่งหลังจากอ่านบทวิจารณ์ออนไลน์เชิงลบ'

ยินดีต้อนรับสู่โลกของ สื่อสังคม และเว็บไซต์เช่น ประตูแก้ว และ Indeed.com ที่ผู้คนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขากับการรับสมัครงานและการจ้างงานของคุณ

อย่ายอมเป็นลูกจ้างที่ไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณ

นอกจากนี้ ในฐานะนายจ้าง หากคุณตัดสินใจว่าผู้สมัครไม่ใช่ คนที่เหมาะสม สำหรับงาน การรักษาผู้ยื่นคำร้องไว้จะล่อใจให้คุณจ้างพนักงานที่มีคุณสมบัติต่ำกว่าเกณฑ์หรือน้อยกว่าที่คุณหวังไว้ นี่ไม่ใช่รากฐานที่สำคัญของกระบวนการคัดเลือกที่ประสบความสำเร็จ

ข้อแม้ประการหนึ่ง ถ้าคุณได้พิจารณาแล้วว่าบุคคลนั้นมีทั้งคุณสมบัติที่ดีและดี ความเหมาะสมทางวัฒนธรรม ให้โทรแจ้งสถานะการสมัครให้ผู้สมัครทราบ บอกผู้สมัครว่าคุณยังพิจารณาพวกเขาสำหรับตำแหน่งนี้ แต่คุณยังมีผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอีกหลายคนที่จะสัมภาษณ์

ด้วยวิธีนี้ คุณไม่ได้ปฏิเสธผู้สมัครที่ยอมรับได้ และผู้สมัครจะไม่ถูกทิ้งไว้ในความมืดในขณะที่คุณพิจารณาตัวเลือกอื่นๆ ของคุณ สิ่งนี้สุภาพและให้เกียรติและอาจช่วยให้คุณไม่ต้องเริ่มการสรรหาบุคลากรใหม่

ผู้สมัครที่ไม่มีการอัปเดตเกี่ยวกับกระบวนการของคุณอาจยอมรับตำแหน่งที่อื่น คุณยังคงสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกกับผู้ที่อาจเป็นพนักงาน รวมถึงเครือข่ายส่วนตัวและธุรกิจด้วยการติดต่อสื่อสาร

สิ่งที่ไม่ควรทำเมื่อคุณปฏิเสธผู้สมัครงาน

ข้อพิจารณาประการแรกเมื่อคุณปฏิเสธผู้สมัครงานคือคุณไม่ได้ปฏิเสธผู้สมัครในฐานะบุคคลธรรมดา ดังนั้น คุณต้องการเรียกการปฏิเสธในแง่บวกมากขึ้น อย่าใช้คำว่าปฏิเสธ

พูดแทนว่า 'ทีมคัดเลือกได้ตัดสินใจว่าพวกเขาจะไม่ดำเนินการตามผู้สมัครของคุณต่อไป เราจะเก็บใบสมัครของคุณและพิจารณาเมื่อมีการเปิดรับสมัครเพิ่มเติม' (หากเป็นจริง ให้ข้ามประโยคที่สองไป) ข้อควรระวังเพิ่มเติม ได้แก่

  • คุณสามารถปฏิเสธผู้สมัครโดยใช้อีเมลได้จนกว่าพวกเขาจะเข้ามาในบริษัทของคุณเพื่อ a สัมภาษณ์งาน . หลังจากสัมภาษณ์คุณต้องโทรหาผู้สมัคร อย่าปฏิเสธผู้สมัครทางอีเมล ข้อความ ข้อความเสียง หรือ IM คุณเป็นหนี้ผู้สมัครที่ได้รับความอนุเคราะห์จากการโทร แม้ว่าคุณจะติดตามการโทรด้วยจดหมายปฏิเสธก็ตาม
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครไม่สามารถเข้าใจผิดคำที่คุณใช้หรือค้นหา หลักฐานการเลือกปฏิบัติโดยมิชอบด้วยกฎหมาย . ตัวอย่างเช่น คุณอาจถูกล่อลวงให้บอกผู้สมัครว่าคุณตัดสินใจว่าคุณมีผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับงานมากกว่า ผู้สมัครอาจขอให้คุณระบุรายละเอียดความแตกต่าง ไปที่นั่นทำไม?
  • ดูแลให้ระมัดระวังการวิพากษ์วิจารณ์หรือคำแนะนำใด ๆ ที่คุณเสนอแม้ในขณะที่ ผู้สมัครขอข้อเสนอแนะ . สิ่งนี้สามารถกัดคุณในรูปแบบของการโต้เถียงหรือทำให้คุณเสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้อง (รู้จักผู้สมัครของคุณก่อนตอบคำขอนี้)

นายจ้างปฏิเสธผู้สมัคร

จุดสุดท้าย: ผู้หางานมักถามถึงสิ่งที่เหมาะสมในการติดตามนายจ้างที่พวกเขาสัมภาษณ์ วัน สัปดาห์ และบางครั้งหลายเดือนผ่านไปโดยไม่มีคำบอกเล่าจากนายจ้างที่เห็นได้ชัดว่าสนใจมากพอที่จะนำผู้สมัครเข้ารับการสัมภาษณ์

ผู้สมัครเหล่านี้สันนิษฐานว่าพวกเขาไม่ได้รับการคัดเลือก แต่พวกเขาไม่เคยได้ยินมาก่อนอย่างแน่นอน เช่นเดียวกับมนุษย์ทั่วไปส่วนใหญ่ พวกเขาแสวงหาทางปิดเพื่อที่พวกเขาจะได้เดินหน้าต่อไป

ไม่สมควรที่นายจ้างจะไม่ตอบสนองต่อผู้สมัครที่นายจ้างเคยติดต่อด้วย ไม่ใช่ผู้สมัคร พนักงาน พนักงานที่อาจเป็นพนักงาน หรือภาพลักษณ์ของบริษัทที่ไม่ยอมแจ้งให้ผู้สมัครทราบสถานะของตน พูด เย้ หรือ เปล่า แต่พูดอะไรบางอย่าง—ในเวลาที่เหมาะสม ในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการจ้างงานและการคัดเลือกของคุณ

ตัวอย่างจดหมายปฏิเสธผู้สมัคร

คุณสามารถปฏิเสธผู้สมัครงานได้ด้วยความกรุณา สุภาพ เคารพ และเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างจดหมายปฏิเสธเหล่านี้จะแสดงให้คุณเห็นว่า

  • ดูมาตรฐาน จดหมายปฏิเสธผู้สมัคร ที่คุณใช้เพื่อตอบสนองต่อผู้สมัครที่มีคุณสมบัติไม่เท่ากับผู้สมัครที่คุณตัดสินใจสัมภาษณ์
  • ดูตัวอย่าง ง่าย ๆ ตัวอย่างจดหมายปฏิเสธ สำหรับผู้สมัครที่คุณปฏิเสธโดยไม่ได้สัมภาษณ์
  • นี่คือตัวอย่าง จดหมายปฏิเสธ สำหรับผู้สมัครที่คุณเลือกไม่เชิญสัมภาษณ์

ที่มาของบทความ

  1. สถาบันทุนมนุษย์. ' สถิติ: คิดใหม่ประสบการณ์ผู้สมัครของคุณหรือทำลายแบรนด์ของคุณ .' เข้าถึง. 27 ก.พ. 2021.