วิธีการให้คำติชมที่ช่วยให้พนักงานปรับปรุง
ความคิดเห็นของคุณมีผลกระทบเมื่อให้ความเคารพและด้วยความเอาใจใส่
••• Jetta Productions / Iconica / Getty Images
สารบัญขยายสารบัญ
ให้คำติชมที่มีผลกระทบ
ทำให้ข้อเสนอแนะของคุณมีผลกระทบสมควรโดยลักษณะและวิธีการที่คุณใช้เมื่อคุณต้องการ ให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานแก่พนักงาน . ความคิดเห็นของคุณสามารถสร้างความแตกต่างให้กับผู้คนได้หากคุณสามารถหลีกเลี่ยงการตอบโต้เชิงรับได้
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการรับรู้เชิงลบหรือน้อยกว่าผลตอบรับเชิงบวก พนักงานมีแนวโน้มที่จะตอบโต้เนื่องจากผู้คนมักจะรับความคิดเห็นเป็นการส่วนตัวและไม่ใช่ในเชิงอาชีพ นี่เป็นอุปสรรคต่อความสามารถของคุณในการช่วยพนักงานปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
แนวทางเหล่านี้จะช่วยให้คุณช่วยพนักงานพัฒนาผลการปฏิบัติงานผ่านการใช้ความคิดเห็นในเชิงบวกของคุณ
นี่คือวิธีที่คุณสามารถให้คำติชมได้ดีที่สุด
ความคิดเห็นของพนักงานที่มีประสิทธิภาพนั้นมีความเฉพาะเจาะจง ไม่ใช่ทั่วไป
เพื่อให้ข้อเสนอแนะเฉพาะเจาะจง เช่น พูดว่า 'รายงานที่คุณส่งเมื่อวานนี้นั้นเขียนได้ดี เข้าใจได้ และให้ประเด็นของคุณเกี่ยวกับงบประมาณอย่างมีประสิทธิผลมาก' อย่าพูดว่า 'รายงานที่ดี' ข้อความนี้กว้างเกินไปสำหรับพนักงานที่จะใช้ข้อมูลเพื่อปรับปรุง
จุดประสงค์ประการหนึ่งของการตอบกลับอย่างสร้างสรรค์และได้ผลคือการให้แต่ละคนทราบถึงพฤติกรรมเฉพาะที่คุณต้องการเห็นจากเขามากขึ้น ข้อเสนอแนะทั่วไปเช่นการตบหลังทำให้พนักงานรู้สึกดีชั่วขณะหนึ่ง แต่ไม่ได้ช่วยเสริมพฤติกรรมที่ดี
ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์จะเน้นที่พฤติกรรมเฉพาะเสมอ
คุณต้องการระบุพฤติกรรมที่ต้องการการปรับปรุงโดยเฉพาะ ไม่ใช่กับบุคคลหรือความตั้งใจของพวกเขา (เมื่อคุณเข้าร่วมการสนทนาที่แข่งขันกันในระหว่างการประชุมเจ้าหน้าที่ ในขณะที่แมรี่มีพื้น คุณฟุ้งซ่านคนอื่น ๆ ที่มาร่วมงาน . เป็นผลให้ประเด็นของ Mary พลาดไปบางส่วน)
คำติชมที่ดีที่สุดคือความช่วยเหลืออย่างจริงใจและตรงไปตรงมา
เชื่อคำกล่าวนี้ ผู้คนจะรู้ว่าพวกเขาได้รับคำติชมด้วยเหตุผลอื่นหรือไม่ คนส่วนใหญ่มีเรดาร์ภายในที่สามารถตรวจจับความไม่จริงใจได้อย่างง่ายดาย โปรดระลึกไว้เสมอว่าเมื่อคุณเสนอความคิดเห็น
ผลตอบรับที่ประสบความสำเร็จจะอธิบายการกระทำหรือพฤติกรรมที่บุคคลนั้นสามารถดำเนินการบางอย่างได้
ตัวอย่างเช่น คุณจะไม่ให้คำติชม ถ้าทำได้ ให้จัดหาเครื่องมือ การฝึกอบรม เวลา หรือการสนับสนุนที่บุคคลนั้นต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จตามที่คุณต้องการให้ดำเนินการ
หากเป็นไปได้ ข้อเสนอแนะที่ร้องขอจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขออนุญาติแสดงความคิดเห็น พูดว่า 'ฉันต้องการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานนำเสนอกับคุณ ตกลงไหม' สิ่งนี้ทำให้ผู้รับสามารถควบคุมสถานการณ์ที่ต้องการได้ บางทีผู้รับอาจพูดว่า 'แล้วพรุ่งนี้ล่ะ? ฉันต้องการคิดเกี่ยวกับการแสดงของฉันในชั่วข้ามคืน
ให้ข้อเสนอแนะที่ผู้รับอาจใช้
เมื่อคุณแบ่งปันข้อมูลและข้อสังเกตเฉพาะ คุณกำลังให้ข้อเสนอแนะที่พนักงานอาจใช้
ไม่รวมคำแนะนำเว้นแต่คุณจะได้รับอนุญาตหรือขอคำแนะนำ ถามพนักงานว่าเขาหรือเธออาจทำอะไรแตกต่างไปจากการได้ยินคำติชม คุณมีแนวโน้มที่จะช่วยพนักงานเปลี่ยนวิธีการของเขามากกว่าถ้าคุณบอกพนักงานว่าต้องทำอย่างไรหรือจะเปลี่ยนแปลงอย่างไร
ให้ข้อเสนอแนะใกล้กับเหตุการณ์
ไม่ว่าผลตอบรับจะเป็นไปในเชิงบวกหรือเชิงสร้างสรรค์ ให้ให้ข้อมูลที่เชื่อมโยงกับเหตุการณ์มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คำติชมที่มีประสิทธิภาพนั้นถูกกำหนดเวลาไว้อย่างดี เพื่อให้พนักงานสามารถเชื่อมโยงคำติชมกับการกระทำของเขาได้อย่างง่ายดาย ต้องจำสองสามวันต่อมาไม่เหมาะ
ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับสิ่งที่ทำหรือวิธีการทำ ไม่ใช่เพราะเหตุใด
ถามว่าทำไมถึงถามเรื่องส่วนตัว แรงจูงใจ และกระตุ้นการป้องกันจากผู้ที่ได้รับคำติชม ถามว่าเกิดอะไรขึ้น? มันเกิดขึ้นได้อย่างไร? คุณจะป้องกันผลลัพธ์นั้นในอนาคตได้อย่างไร? ฉันจะช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้นได้อย่างไร คุณต้องการอะไรจากฉันในอนาคต
ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าอีกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่คุณสื่อสารโดยใช้วนรอบความคิดเห็น
วงข้อเสนอแนะเช่นการถามคำถามพนักงานหรือการสังเกตพฤติกรรมที่เปลี่ยนแปลงช่วยให้คุณรู้ว่า อีกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่คุณสื่อสาร . กำหนดเวลาที่จะกลับมารวมตัวกันเพื่อหารือว่าผลตอบรับเปลี่ยนแปลงประสิทธิภาพการทำงานหรือไม่ และจำเป็นต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติมหรือไม่
คำติชมที่ประสบความสำเร็จมีความสอดคล้องกันมากที่สุด
หากการกระทำของพนักงานดีในวันนี้ สิ่งนั้นก็จะยิ่งใหญ่ในวันพรุ่งนี้ ถ้า ฝ่าฝืนนโยบายมีโทษทางวินัย ก็ควรได้รับการลงโทษทางวินัยเสมอ—สำหรับพนักงานคนนี้หรือการกระทำอื่นๆ ในทำนองเดียวกัน ข้อความผสมไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์
เคล็ดลับในการให้คำติชมที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
เมื่อคุณให้ ข้อเสนอแนะถึงพนักงาน ให้คำนึงถึงห้าเคล็ดลับเหล่านี้
- คำติชมมีการสื่อสารไปยังบุคคลหรือทีมของบุคคลเกี่ยวกับผลกระทบที่พฤติกรรมของพวกเขามีต่อบุคคลอื่น องค์กร ลูกค้า หรือทีม
- ข้อเสนอแนะในเชิงบวกเกี่ยวข้องกับการบอกผู้อื่นเกี่ยวกับประสิทธิภาพที่ดี ทำให้ข้อเสนอแนะนี้ทันเวลา เฉพาะเจาะจง และบ่อยครั้ง
- ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์จะแจ้งเตือนบุคคลถึงประเด็นที่ประสิทธิภาพของตนสามารถปรับปรุงได้ คำติชมที่สร้างสรรค์ไม่ใช่การวิจารณ์ เป็นคำอธิบายและควรมุ่งไปที่การกระทำที่ทำ ไม่ใช่ตัวบุคคล ตัวอย่างเช่น 'แมรี่ การสื่อสารของคุณในระหว่างการนำเสนอของคุณลึกซึ้งเกินไปสำหรับความต้องการของผู้ฟังของคุณ พวกเขาจำเป็นต้องฟังแค่พื้นฐาน และคุณแชร์ข้อมูลทั้งหมดที่คุณมี' เพื่อผลตอบรับที่มีประสิทธิภาพ คุณจะต้องไม่พูดว่า 'แมรี่ นั่นเป็นคำพูดที่ยาวและน่าเบื่อ'
- จุดประสงค์หลักของการตอบรับเชิงสร้างสรรค์คือการช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าพวกเขายืนอยู่ตรงไหนเกี่ยวกับ พฤติกรรมการทำงานที่คาดหวังและ/หรือประสิทธิผล .
- การรับรู้ถึงประสิทธิภาพที่มีประสิทธิภาพ เป็นแรงกระตุ้นที่ทรงพลัง คนส่วนใหญ่ต้องการได้รับการยอมรับมากขึ้น ดังนั้นการยอมรับจึงส่งเสริมการกระทำที่น่าชื่นชมมากขึ้น