ทรัพยากรมนุษย์

วิธีการบันทึกผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

เคล็ดลับในการรู้ว่าต้องจัดทำเอกสารเมื่อใด ทำไม อย่างไร และอย่างไร

มือเลือกผู้หญิงบนแป้นพิมพ์ของภาพเหมือน

••• รูปภาพ Dimitri Otis / Getty

สารบัญขยายสารบัญ

เอกสารประกอบมีความสำคัญต่อการตัดสินใจอย่างเหมาะสม

ในโลกของทรัพยากรมนุษย์และการจ้างงาน เอกสารเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน สามารถสร้างหรือทำลายความสามารถของคุณที่จะ การลงโทษ , ยุติ หรือส่งเสริม ให้รางวัล และ . อย่างเป็นธรรม รู้จักพนักงาน .

เอกสารเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล เนื่องจากคุณจำเป็นต้องพยายามอย่างจริงจังในการบันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดในประวัติการจ้างงานของพนักงานของคุณ ทั้งเหตุการณ์เชิงบวกและเชิงลบของประสิทธิภาพการทำงาน

ที่นี่คุณจะพบทุกสิ่งที่ผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องบันทึกผลการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างรอบคอบ

ทำไมคุณควรบันทึกผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

  • เอกสารแสดงหลักฐานว่า มีการหารือเกี่ยวกับปัญหาประสิทธิภาพการทำงาน กับพนักงานได้ทันท่วงทีและรัดกุม
  • เอกสารนำเสนอประวัติของการปรับปรุงของพนักงานหรือความล้มเหลวในการปรับปรุงประสิทธิภาพเมื่อเวลาผ่านไป เป็นลำดับเหตุการณ์และคำอธิบายที่แม่นยำเกี่ยวกับการกระทำของพนักงาน การกระทำของผู้จัดการ และเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
  • เอกสารแสดงหลักฐานที่สนับสนุนการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่จะดำเนินการ การกระทำที่เสียเปรียบเช่นวินัย หรือเลิกจ้างกับลูกจ้าง
  • เอกสารประกอบเป็นข้อพิสูจน์ว่าพนักงานสมควรได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือโอกาสที่มีอยู่มากกว่าพนักงานคนอื่นๆ ที่มีสิทธิ์เช่นกัน
  • เอกสารประกอบเป็นหลักฐานที่แสดงให้เห็นถึงเหตุผลในการขึ้นเงินเดือน การลดเงินเดือน หรือสาเหตุที่พนักงานไม่ได้รับการขึ้นเงินเดือน
  • ในกรณีที่ถูกฟ้องร้อง เอกสารที่ครบถ้วนและละเอียดถี่ถ้วนจะคุ้มครองผลประโยชน์ของนายจ้าง เอกสารสนับสนุนการดำเนินการของผู้บริหารใน การเลิกจ้างพนักงานที่ไม่ประสบความสำเร็จ . นอกจากนี้ยังสามารถพิสูจน์ได้ว่าพนักงานถูกเลิกจ้างด้วยเหตุผลทางกฎหมายเมื่อเทียบกับผู้อื่น เช่นการเลือกปฏิบัติที่ผิดกฎหมาย .

สิ่งที่ต้องเอกสาร

ผู้จัดการจำเป็นต้องบันทึกผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ทั้งผลงานในเชิงบวกและความล้มเหลวในการปฏิบัติงาน พวกเขาจำเป็นต้องบันทึกสิ่งที่พนักงานทำและพูดอย่างชัดเจน รวมถึงสิ่งที่ผู้จัดการทำและพูดโต้ตอบระหว่างการประชุมหรือการสนทนา

คุณต้องบันทึกข้อตกลงที่ทำขึ้นระหว่างการสนทนา เป้าหมายที่ตั้งไว้ การปรับปรุงที่จำเป็นและคาดหวัง และระยะเวลาในการปรับปรุง เอกสารควรมีภาระผูกพันที่ผู้จัดการทำเพื่อช่วยเหลือพนักงาน

วิธีการจัดทำเอกสาร

ควรเขียนเอกสารในระหว่างหรือทันทีหลังการประชุมหรือสนทนากับพนักงาน คุณไม่ควรพลาดการเขียนบทสนทนากับพนักงานในวันที่มันเกิดขึ้นจริง การรอจนถึงวันถัดไปหรือวันถัดไปจะส่งผลต่อคุณภาพของเอกสารเนื่องจากขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณจำได้

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่เลวร้ายที่สุดที่ผู้จัดการทำคือการเชื่อว่าพวกเขาสามารถสร้างประวัติการให้คำปรึกษาพนักงานใหม่ได้ตามต้องการ ไม่มีบุคคล HR ที่มีประสบการณ์เกี่ยวกับเอกสารที่เหมาะสมและทันท่วงทีจะถูกหลอกโดยบันทึกที่สร้างขึ้นใหม่ ผู้จัดการที่สร้างใหม่จากความทรงจำจะนำความเสี่ยงที่ไม่จำเป็นและยอมรับไม่ได้มาสู่บริษัทของตน เนื่องจากประวัติที่ประกอบขึ้นใหม่จะไม่ถือเป็นการฟ้องร้องที่อาจเกิดขึ้นได้

คุณต้องใช้เอกสารประกอบเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ เรียบร้อย และเป็นระเบียบ เขียนเอกสารราวกับว่าคุณกำลังพูดถึงประวัติของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นกับบุคคลที่สาม คุณไม่มีทางรู้ว่าใครบ้างที่อาจอ่านเอกสารของคุณในวันหนึ่ง ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ (หลังกระดาษเช็ดปากค็อกเทล ซองจดหมาย หรือกระดาษโน้ตไม่ถือเป็นเอกสารประกอบวิชาชีพ)

เอกสารของคุณควรไปที่ผู้จัดการคนใหม่ของพนักงาน ถ้าพนักงานได้งานใหม่—หรือคุณทำ—ในองค์กรของคุณ สำหรับความทรงจำของคุณและเพื่อแจ้งผู้จัดการคนใหม่ของพนักงาน คุณต้องใส่ชื่อและตำแหน่งของพนักงาน ชื่อและตำแหน่งของคุณ และวันที่เต็มในเอกสารแต่ละฉบับ

เขียนเอกสารที่เป็นข้อเท็จจริง ยุติธรรม ถูกกฎหมาย วัตถุประสงค์ ครบถ้วนและสม่ำเสมอ หลีกเลี่ยงความคิดเห็น (ไมค์เลอะเทอะ อลิซขี้เกียจ ทอมโกหกฉัน) เรียกชื่อบรรณาธิการ (จอห์นเป็นคนงี่เง่า มาร์คมีปัญหาเรื่องทัศนคติ) และการติดฉลาก (แมรี่ไม่รับผิดชอบ จอร์จไม่ใช่ทีม ผู้เล่น.)

หลีกเลี่ยงการพยายามตีความพฤติกรรมของพนักงานด้วย (มาร์ชาต้องไม่ชอบงานนี้ พอลล่าดูเหมือนจะอยู่เหนือหัวของเธอ) ลดการใช้คำที่สื่อความหมาย เช่น คำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์ (ค่อยๆ เลอะเทอะ ไม่มีความสุข อารมณ์เสีย หยาบคาย) ระบุพฤติกรรมและการกระทำเฉพาะของพนักงาน ไม่ใช่ความคิดเห็นหรือการตีความของคุณ

ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง

ในการตรวจสอบเอกสารในภายหลัง สิ่งที่จำเป็นคือบันทึกการสนทนาที่ถูกต้อง ยึดติดกับข้อเท็จจริงและจดสิ่งที่คุณพูดและสิ่งที่พนักงานพูด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณชัดเจนและให้ข้อมูลที่ถูกต้อง (ในสถานการณ์ทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น ข้อผิดพลาดในเหตุการณ์ในเอกสารทำให้เอกสารที่เหลือทั้งหมดต้องสงสัย)

สุดท้าย บันทึกข้อตกลง ข้อผูกพัน ไทม์ไลน์ การปรับปรุงที่จำเป็น จุดเช็คอิน และรายละเอียดอื่น ๆ ที่อาจหลุดจากหน่วยความจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดวันที่และเวลาสำหรับกำหนดเวลาและวันครบกำหนดเพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด

รู้นโยบายเอกสารของแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณ ซึ่งจะบอกคุณว่าเอกสารใดบ้างที่ต้องการจัดวางใน แฟ้มข้อมูลพนักงาน ควรมีเอกสารประกอบการดำเนินคดีทางวินัยด้วย

จัดเก็บเอกสารและจัดเก็บเอกสารที่ไหน

เนื่องจากเอกสารเกี่ยวกับพนักงานเป็นความลับและเป็นส่วนตัวสำหรับพนักงาน คุณต้องดูแลว่าเอกสารใด ๆ ยังคงเป็นความลับต่อผู้จัดการ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และอาจเป็นผู้จัดการคนต่อไปของพนักงาน จึงไม่แนะนำให้ใส่เอกสารในไดรฟ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกัน เอกสารที่เขียนด้วยลายมือและเอกสารของผู้จัดการที่พิมพ์ออกมานั้นควรเก็บไว้ในที่จัดเก็บที่ล็อคไว้

บรรทัดล่าง

หากคุณปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้ เมื่อคุณไปที่ HR เพื่อขอความช่วยเหลือในการสั่งสอน เลิกจ้าง หรือย้ายพนักงานไปทำงานด้วย ความพอดีที่ดีขึ้น, ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะช่วยคุณแก้ปัญหาหรือปรับปรุงสถานการณ์ เมื่อ HR บอกให้คุณทำเอกสาร เอกสาร เอกสาร หรือพวกเขาไม่สามารถช่วยคุณได้ คุณจะต้องครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณ

โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้แม้ว่าจะเชื่อถือได้แต่ไม่รับประกันความถูกต้องและชอบด้วยกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและ ​ กฎหมายการจ้างงาน และกฎระเบียบแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรด ขอความช่วยเหลือทางกฎหมาย หรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐบาลระดับรัฐ รัฐบาลกลาง หรือระดับนานาชาติ เพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทาง แนวคิด และความช่วยเหลือ