องค์ประกอบของการสื่อสารในที่ทำงาน

การทำความเข้าใจองค์ประกอบของการสื่อสารช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์

••• รูปภาพ MichaelDeLeon / Getty

การสื่อสารคือการแบ่งปันและถ่ายทอดข้อมูลระหว่างบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไป มีองค์ประกอบหลายอย่าง และการไม่สามารถสื่อสารในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องปกติ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องการส่วนประกอบทั้งหมดที่ทำงานประสานกันอย่างสมบูรณ์แบบสำหรับความหมายที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งเป็นคำจำกัดความของการสื่อสารที่ชื่นชอบ มีความสำคัญเป็นพิเศษเมื่อมีการถามและตอบคำถาม คุณจะพบองค์ประกอบของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ตลอดจนรูปแบบและการใช้คำถามเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

ส่วนประกอบในการสื่อสาร

มีองค์ประกอบห้าประการในการสื่อสารใดๆ และองค์ประกอบที่หกคือสภาพแวดล้อมโดยรวมของสถานที่ทำงานที่มีการกลับไปกลับมา

บุคคลที่ส่งข้อความ

ผู้ส่งต้องนำเสนอข้อความอย่างชัดเจนและมีรายละเอียดเพียงพอเพื่อให้ผู้รับสื่อความหมายกับผู้ส่งระหว่างและหลังการสื่อสาร

บริบทของข้อความ

บริบทคือวิธีการส่งข้อความโดยผู้ส่งข้อความ บริบทเกี่ยวข้องกับ การสื่อสารอวัจนภาษา เช่น ท่าทาง ภาษากาย การแสดงออกทางสีหน้า และองค์ประกอบต่างๆ เช่น น้ำเสียง บริบทส่วนใหญ่สำหรับข้อความจะใช้ได้เฉพาะเมื่อผู้รับสามารถดูและได้ยินผู้ส่งข้อความเท่านั้น ตัวอย่างเช่น อีเมลและ IM อีโมติคอน/อิโมจิ เป็นการทดแทนที่ไม่ดี เนื่องจากผู้ส่งกำหนดรูปแบบเหล่านี้โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลจากผู้รับ

บริบทอีกส่วนหนึ่งคืออารมณ์ที่เกี่ยวข้องกับวงจรการสื่อสาร คนส่งโกรธไหม? ผู้รับไม่แยแสกับเนื้อหาของการสื่อสารหรือดูหมิ่นผู้ส่งหรือไม่? อารมณ์ปกติของมนุษย์ส่งผลต่อการแชร์ข้อความสำเร็จหรือไม่

บุคคลที่ได้รับข้อความ

ดิ ผู้รับต้องตั้งใจฟังอย่างตั้งใจ ถามคำถามเพื่อความชัดเจน และถอดความเพื่อให้แน่ใจว่ามีความหมายร่วมกับผู้ส่ง หากผู้รับเชื่อถือผู้ส่ง โอกาสในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มขึ้น ตัวอย่างเช่น ผู้ฟังอาจพูดว่า 'ฉันคิดว่าสิ่งที่คุณพูดคือคุณกำลังรู้สึกไม่เคารพ นี่เป็นข้อความที่คุณให้ฉันหรือไม่'

วิธีการจัดส่งที่คุณเลือก

ควรเลือกวิธีการจัดส่งตามสื่อที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการสื่อความหมายของข้อความ เนื่องจากวิธีการสื่อสารมีความหลากหลายตั้งแต่เริ่มต้นของคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ การตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการจัดส่งจึงซับซ้อนมากขึ้น วิธีการจัดส่งต้องเหมาะสมกับความต้องการด้านการสื่อสารของทั้งผู้ส่งและผู้รับเพื่อให้เกิดความหมายร่วมกัน

วิธีการสื่อสารประกอบด้วย การสื่อสารด้วยวาจา ข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) อีเมล จดหมาย ป้าย โปสเตอร์ วิดีโอ ภาพหน้าจอ โทรศัพท์ บันทึกย่อ แบบฟอร์ม เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ข้อความ Facebook Face Time และอื่นๆ วิธีการเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง และความคาดหวังของพนักงานสำหรับการสื่อสารทันทีเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขาจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

การสื่อสารแบบตัวต่อตัวมีความสำคัญมากขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลองค์กรที่อาจเรียกร้องให้มีการเปลี่ยนแปลง ให้การรับรองพนักงาน หรืออนุญาตให้ถามคำถามทันที การสื่อสารแบบตัวต่อตัวยังเป็นที่นิยมเนื่องจากพนักงานสามารถเข้าถึงองค์ประกอบอื่น บริบทของข้อความได้

เนื้อหาของข้อความ

เนื้อหาของข้อความควรมีความชัดเจน นำเสนอ และอธิบายอย่างละเอียดเพียงพอเพื่อให้ได้รับความเข้าใจจากผู้รับ ทำความเข้าใจว่าหากเนื้อหาข้อความดังก้องและเชื่อมโยงกับความเชื่อที่มีอยู่แล้วของผู้รับ ในระดับหนึ่ง ก็จะมีประสิทธิภาพสูงสุด

สิ่งแวดล้อมและการสื่อสาร

องค์ประกอบข้างต้นของการสื่อสารส่งเสริมความหมายร่วมกันเมื่อทำงานร่วมกันเพื่อส่งข้อความอย่างมีประสิทธิภาพ สภาพแวดล้อมการทำงานที่ส่วนประกอบเหล่านั้นเกิดขึ้นจะส่งผลต่อการสื่อสารและการรับการสื่อสารด้วยหรือไม่ คำถามที่คุณถามก็เช่นกัน

เมื่อคุณถามคำถามที่ถูกต้อง คุณจะสร้างความสามัคคีและสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดความมั่นใจ คำถามเป็นอีกส่วนหนึ่งของรากฐานสำหรับการสื่อสารในที่ทำงานซึ่งมีความหมายร่วมกันระหว่างผู้สื่อสาร

ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เน้นการสื่อสารแบบเปิด การมีส่วนร่วมของพนักงาน , และ เป้าหมายร่วมกัน , สื่อสารบ่อยขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น. แต่ความคาดหวังสำหรับการสื่อสารที่สำคัญทำให้สถานที่ทำงานที่ดีที่สุดเหล่านี้สูงขึ้น ดังนั้น แม้แต่ใน ขวัญกำลังใจสูง , สภาพแวดล้อมการทำงานที่เน้นพนักงาน, พนักงานบ่นว่าไม่รู้ว่ากำลังเกิดอะไรขึ้น

เนื่องจากองค์ประกอบทั้งหมดและสภาพแวดล้อมโดยรวมของสถานที่ทำงานแต่ละแห่ง การสื่อสารยังคงเป็นเรื่องท้าทาย คำถามเก่า ๆ เกี่ยวกับใครที่ต้องการรู้สิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้และเมื่อใดก็ไม่เคยได้รับคำตอบอย่างครบถ้วนเกี่ยวกับความพึงพอใจของใครก็ตาม

พนักงานร้องเรียนเกี่ยวกับข้อมูลมากเกินไป ข้อมูลไม่เพียงพอ และแม้แต่ข้อมูลที่มีมากเกินไป จะยังคงสะท้อนอยู่ในที่ทำงาน

บรรทัดล่าง

คุณจะไม่มีวันแก้ปัญหาการสื่อสารในที่ทำงาน แต่ด้วยความมุ่งมั่น ความรอบคอบ และความเข้าใจในองค์ประกอบของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและการตั้งคำถามที่เหมาะสม คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของทั้งความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและของคุณ การสื่อสารในที่ทำงาน .

ที่มาของบทความ

1. สมาคมการจัดการอเมริกัน ' คำถามที่ดีคืออะไร? เป็นคำถามที่ดี .' เข้าถึงเมื่อ 29 เมษายน 2020.