การจัดการและความเป็นผู้นำ

ความท้าทายและประโยชน์ของการจัดการเมทริกซ์ในที่ทำงาน

ผู้จัดการพูดกับพนักงานของเธอ

•••

รูปภาพ Morsa / รูปภาพ DigitalVision / Getty

การจัดการเมทริกซ์มักใช้ในองค์กรเพื่อแบ่งปันพนักงานและทรัพยากรข้ามฟังก์ชัน ในระบบการจัดการเมทริกซ์ แต่ละคนมีรายงานหลักถึงหัวหน้าในขณะที่ทำงานให้กับผู้จัดการอย่างน้อยหนึ่งคน โดยปกติแล้วจะเป็น โครงการต่างๆ

รูปแบบการจัดการเมทริกซ์มีหลายประเภท และวิธีการต่าง ๆ เพื่อเอาชนะความท้าทายที่มาพร้อมกับพวกเขา คุณควรรู้ว่าควรใช้การจัดการเมทริกซ์หรือไม่ และควรใช้รูปแบบใด

ที่ที่การจัดการเมทริกซ์เหมาะสม

การจัดการเมทริกซ์เหมาะสำหรับการแบ่งปันความสามารถและทักษะในแผนกต่างๆ เป็นระบบที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ โดยอนุญาตให้บุคคลจากหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรทำงานภายใต้ผู้จัดการโครงการเพื่อสร้างสิ่งใหม่ๆ ที่ไม่เหมือนใคร สิ่งนี้ทำให้ทีมมีความสามารถในการดึงชุดทักษะที่หลากหลายจากหลากหลายสาขาวิชา เสริมความแข็งแกร่งให้กับทีมโครงการ

เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดต้นทุนเช่นกัน วิธีการแบบเมตริกซ์สำหรับโครงการมักจะถูกกว่าการจัดตั้งทีมโครงการเฉพาะ ความหลากหลายของสมาชิกในทีมทำให้ทีมเหนือกว่าทีมที่ใช้งานได้จริงจำนวนมาก

เมื่อการจัดการเมทริกซ์ไม่เหมาะ

แม้ว่ารูปแบบโครงสร้างทีมที่ยืดหยุ่นนี้จะมีประโยชน์มากมาย แต่ก็มีบางสถานการณ์ที่ไม่เหมาะ ซึ่งรวมถึง:

  • โครงการที่คาดว่าจะมีระยะยาว ทีมงานเฉพาะที่มีการมอบหมายงานถาวรอาจเหมาะสมที่สุด
  • สถานการณ์ที่ทักษะของพนักงานคนหนึ่งมีความสำคัญต่อภารกิจเฉพาะ การแบ่งปันบุคคลนี้อาจลดประสิทธิภาพของฟังก์ชันนั้น

ความหลากหลายของรูปแบบการจัดการเมทริกซ์

ประเภทของรูปแบบการจัดการเมทริกซ์ขึ้นอยู่กับอำนาจที่มอบให้กับผู้จัดการโครงการที่เป็นผู้นำการริเริ่มข้ามสายงาน รูปแบบทีมโครงการมีสามประเภท: เมทริกซ์อ่อนแอ เมทริกซ์สมดุล และทีมเมทริกซ์ที่แข็งแกร่ง

รูปแบบฮาร์ดเมทริกซ์คล้ายกับทีมเฉพาะ ซึ่งสมาชิกในทีมมีสายการรายงานที่ชัดเจนต่อผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการเป็นผู้จัดการหน้าที่จนกว่าโครงการจะสิ้นสุด โดยทั่วไป หน้าที่ของสมาชิกในทีมจะสูญเสียบุคคลนั้นไปตลอดระยะเวลาของโครงการ

ในรูปแบบเมทริกซ์ที่สมดุล สมาชิกในทีมรายงานต่อทั้งผู้จัดการโครงการและผู้จัดการแผนก ในรูปแบบนี้ โดยทั่วไปแล้ว สมาชิกจะต้องทำงานในโครงการและในหน้าที่ของตน โดยแจ้งให้ผู้จัดการทั้งสองทราบ

รูปแบบที่อ่อนแอของเมทริกซ์โดยทั่วไปหมายความว่าผู้จัดการโครงการต้องสื่อสารกับผู้จัดการหน้าที่ของสมาชิกในทีมแต่ละคน สมาชิกแต่ละคนรายงานต่อผู้จัดการหน้าที่ของตนสำหรับงานทั้งสองหน้าที่และโครงการที่พวกเขาได้รับมอบหมาย

ความท้าทายกับการจัดการเมทริกซ์

แม้ว่าแนวทางการจัดการเมทริกซ์จะมีประโยชน์มากมาย แต่ก็มีความท้าทายเช่นกัน สิ่งเหล่านี้รวมถึง:

  • ศักยภาพที่ผู้เข้าร่วมจะขัดแย้งกันระหว่างผู้จัดการและลำดับความสำคัญต่างๆ
  • ความสับสนในการสื่อสารระหว่างและระหว่างโปรเจ็กต์และฟังก์ชันต่างๆ
  • สูญเสียความชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ การประเมินผลการปฏิบัติงาน
  • ไม่มีความมุ่งมั่นในความรับผิดชอบในการฝึกสอนและพัฒนาวิชาชีพ
  • ความสามารถส่วนบุคคลลดลงเมื่อผู้เข้าร่วมขยายความคิดริเริ่มมากเกินไป
  • ลดประสิทธิภาพระหว่างทีมงานที่ทำงานร่วมกันมาระยะหนึ่ง
  • สูญเสียการเรียนรู้ขององค์กรและการเรียนรู้ของทีมเนื่องจากบุคคลมีส่วนร่วมเพียงช่วงเวลาสั้นๆ

เพื่อลดความสับสน ความขัดแย้ง และการสูญเสียความชัดเจน ความรับผิดชอบควรถูกกำหนดไว้ในกฎบัตรโครงการหรือตกลงกันโดยผู้จัดการที่เกี่ยวข้อง

สมาชิกที่ได้รับมอบหมายให้เข้าร่วมโครงการควรได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถจัดการกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นได้ ควรมีการสำรวจรูปแบบต่างๆ ของรูปแบบเมทริกซ์เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับความสามารถของสมาชิกในทีมและบริษัท

เอกสารควรละเอียดถี่ถ้วนและตลอดทั้งโครงการเพื่อปกป้องบทเรียนที่เรียนรู้และให้ข้อมูลการประเมินสำหรับสมาชิกในทีม

กุญแจสู่ความสำเร็จของพนักงาน

การทำงานในสภาพแวดล้อมแบบเมทริกซ์สามารถให้ผลตอบแทนและน่าผิดหวัง การเปิดรับความคิดริเริ่มและเพื่อนร่วมงานที่แตกต่างกันของคุณจะสนับสนุนการเรียนรู้และการพัฒนาความสัมพันธ์ อย่างไรก็ตาม มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่ทำงานในเมทริกซ์เพื่อทำความเข้าใจแนวทางของบริษัทของคุณในการประเมินและการพัฒนาของคุณ การดำเนินการบางอย่างที่คุณสามารถทำได้ในฐานะสมาชิกทีมเมทริกซ์คือ:

  • แก้ไขตัวตนของผู้จัดการการรายงานหลักของคุณ
  • ชี้แจงวิธีการป้อนข้อมูลของผู้จัดการเมทริกซ์ต่างๆ ของคุณจะถูกรวบรวมและสะท้อนให้เห็นในการประเมินประสิทธิภาพของคุณ
  • รักษาการโต้ตอบกับผู้จัดการรายงานเป็นประจำเพื่อให้พวกเขาทราบถึงความคืบหน้าและลำดับความสำคัญของคุณ
  • ระบุลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกันและการอภิปรายของนายหน้าระหว่างผู้จัดการต่างๆ เพื่อชี้แจงความสับสน
  • ใช้ความคิดริเริ่มเพื่อเสนอหรือสนับสนุนการรายงานต่อผู้จัดการเพื่อลงทุนในการพัฒนาวิชาชีพของคุณผ่านการฝึกอบรม การศึกษา และการฝึกสอน
  • รับการสนับสนุนจากผู้จัดการเมทริกซ์ของคุณสำหรับความพยายามเหล่านี้
  • เอกสารทุกอย่าง พิมพ์บันทึกช่วยจำถึงตัวคุณเองทุกวันเกี่ยวกับความยุ่งยากและความสำเร็จ ด้วยวิธีนี้ คุณมีเอกสารแสดงผลงานและงานของคุณตลอดทั้งโครงการ

มีข้อดีและข้อเสียในทุกโครงสร้างและแนวทางการจัดการ การจัดการเมทริกซ์ไม่เหมาะในทุกสถานการณ์ และสามารถสร้างความเครียดให้กับผู้เข้าร่วมที่มีความต้องการเกินเวลาและทรัพยากรที่มีอยู่

การจัดการเมทริกซ์สามารถเสนอการเข้าถึงความรู้เฉพาะทางชั่วคราวในขณะที่มีความคุ้มค่ามากกว่าการพึ่งพาทีมงานที่ทุ่มเท การประสบความสำเร็จด้วยการจัดการเมทริกซ์ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมและการสื่อสารของทุกฝ่าย