ทรัพยากรมนุษย์

วิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบประวัติย่อ

เคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบประวัติเพื่อเลือกผู้สมัครที่เหนือกว่า

นักธุรกิจหนุ่มกำลังจดบันทึก

•••

รูปร่างชาร์จ / Getty Images

สารบัญขยายสารบัญ

งานตรวจสอบประวัติย่อเริ่มต้นได้ดีก่อนที่ผู้สมัครจะกลับมากรอกในกล่องข้อความของคุณ การตรวจสอบประวัติย่อเริ่มต้นด้วย รายละเอียดงานหรือโปรไฟล์บทบาท เพื่อให้คุณทราบอย่างกว้าง ๆ ว่างานนี้เกี่ยวข้องกับอะไร ส่วนหนึ่งของรายละเอียดงาน ในรายละเอียดงานที่มีประสิทธิภาพ ให้รายละเอียดคุณสมบัติและประสบการณ์ของผู้สมัครที่คุณต้องการสมัครงาน

ใช้คุณสมบัติหลักและประสบการณ์ที่คุณระบุสำหรับบทบาทนี้ พัฒนาประกาศรับสมัครงานออนไลน์และออฟไลน์ โพสต์บนเว็บไซต์รับสมัครงานของคุณ และทำให้พร้อมใช้งานสำหรับผู้ติดต่อและพนักงานเพื่อการอ้างอิง

กำหนดช่วงเงินเดือน

จากนั้นกำหนด ช่วงเงินเดือน โดยใช้การศึกษาค่าจ้างตามตลาดและเอกสารการวิจัยเงินเดือนเพิ่มเติมที่คุณมี ผู้สมัครที่ดีกว่าจะสอบถามเกี่ยวกับช่วงการจ่ายเงินก่อนที่จะลงทุนเป็นจำนวนมากในบริษัทของคุณ เตรียมพร้อมกับการตอบสนองที่เหมาะสมเพื่อไม่ให้สูญเสียผู้สมัครที่ดีที่สุดของคุณ

ปัญหานี้เป็นข้อโต้แย้งระยะยาวสำหรับผู้ที่ทำงานในฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่เป็นเรื่องของการปฏิบัติต่อผู้สมัครด้วยความเคารพ ผู้มีโอกาสเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดของคุณจะไม่ต้องเสียเวลามากมายในการสมัครตำแหน่งโดยไม่ทราบช่วงเงินเดือน พวกเขาไม่ต้องการสมัครงาน $50,000 เมื่อคาดหวังเงินเดือนของพวกเขาอยู่ที่ $60,000+ คุณสามารถตำหนิพวกเขา?

จัดทำรายการคุณสมบัติที่สำคัญหรือโปรไฟล์ผู้สมัคร

กระบวนการนี้ช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ กุญแจสำคัญต่อไปคือสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและ ผู้จัดการการจ้างงาน เพื่อจำกัดข้อมูลทั้งหมดนี้ให้แคบลง สร้างรายการที่ระบุเกณฑ์การคัดเลือกผู้สมัครที่สำคัญที่สุดของคุณ นี้มักจะเรียกว่าโปรไฟล์ผู้สมัคร คุณจะต้องการรายการ:

  • ลักษณะหรือลักษณะสำคัญ
  • ทักษะที่สำคัญที่สุด
  • ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องมากที่สุด
  • ระดับการศึกษาที่ต้องการ และ
  • ปัจจัยที่สำคัญที่สุดอื่น ๆ ที่คุณจะพิจารณาในการคัดเลือกผู้สมัคร

ตอนนี้คุณได้กลั่นข้อมูลงานลงในรายการที่คุณสามารถใช้เพื่อเขียนโฆษณา ลงงานออนไลน์ หรือไฮไลท์บน . ของคุณ เว็บไซต์รับสมัคร . รายชื่อนี้เป็นสาระสำคัญของผู้สมัครที่คุณต้องการเติมเต็มงานที่เปิดอยู่

โปรไฟล์ผู้สมัครนี้คือรายการประสบการณ์ ทักษะ ลักษณะเฉพาะ และการศึกษาที่สำคัญ และจำเป็นสำหรับการตรวจสอบประวัติย่อ มันบังคับให้มีวินัยในกระบวนการตรวจทานประวัติย่อ และให้เกณฑ์อันมีค่าแก่คุณเพื่อใช้ในการตรวจสอบประวัติย่อ และในภายหลังในการเปรียบเทียบผู้สมัคร รายการนี้ยังเป็นพื้นฐานสำหรับคำถามสัมภาษณ์งานที่คุณจะใช้ในการคัดกรองและสัมภาษณ์ตัวต่อตัวกับผู้สมัครงานของคุณ

ตัวอย่างการลงประกาศงาน

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของประกาศรับสมัครงานจริงที่สร้างขึ้นจากรายการคุณสมบัติหลัก ขอให้สังเกตว่าคุณสมบัติของผู้สมัครได้รับการกำหนดไว้อย่างรอบคอบ

ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด

Company X ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกที่ได้รับรางวัลใน xxx, xxx และ xxx ของ xxx แสวงหาผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดที่มีแรงบันดาลใจ เชิงรุก เพื่อพัฒนาสื่อการตลาดและเนื้อหาเว็บไซต์ ออกแบบโฆษณา และโดยทั่วไปสนับสนุนงานของฟังก์ชันการตลาด ผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จมีวุฒิการศึกษาด้านการตลาด และมีประสบการณ์ 1-3 ปีในด้านการโฆษณา การพัฒนาเว็บไซต์ และการวิจัยการแข่งขันทางอินเทอร์เน็ต

ผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จคือผู้ที่เริ่มต้นได้เองโดยอิสระ มีความคิดสร้างสรรค์ มุ่งเน้นการบริการลูกค้า และเขียนได้ดี ต้องคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์การออกแบบเว็บ เช่น Adobe Photoshop หรือ Illustrator บริษัท X เสนอเงินเดือนที่แข่งขันได้และแพ็คเกจผลประโยชน์มากมาย กรุณาส่งหรือโพสต์ประวัติย่อบนเว็บไซต์รับสมัครของเราด้วย ความต้องการเงินเดือน .

การโพสต์นี้ช่วยให้คุณสามารถคัดกรองประวัติย่อและประเมินผู้สมัครที่มีศักยภาพ ประกาศรับสมัครงานช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ชำระให้กับบุคคลที่มีคุณสมบัติน้อยกว่าบุคคลที่คุณกำลังมองหา หรือบางครั้งคุณอาจตัดสินใจว่าคุณตีราคาตลาดต่ำเกินไปในแง่ของคุณสมบัติที่คุณต้องการจากเงินเดือนที่คุณต้องการจ่าย

ตัวอย่างเช่น การค้นหาผู้ควบคุมการวางแผนและการจัดกำหนดการเมื่อเร็วๆ นี้ บริษัทผู้ผลิตแห่งหนึ่งพบว่าเงิน 60,000 ดอลลาร์ที่พวกเขาต้องการจ่ายให้กับพนักงานที่เลือก จะไม่ดึงดูดบุคคลที่มีคุณสมบัติตามที่หวังจะหางานทำ ผู้สมัครที่ดีที่สุดของพวกเขาทำเงินได้ 75,000 เหรียญตามที่ระบุไว้ในจดหมายปะหน้าและในประวัติย่อ

ข้อมูลทั้งหมดนี้ช่วยให้คุณสแกนประวัติย่อได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ข้อมูลและการเตรียมการช่วยให้คุณจำกัดจำนวนประวัติย่อให้เหลือเฉพาะประวัติย่อที่เลือกไว้ได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น การเตรียมการนี้ทำให้การทบทวนเรซูเม่ไม่เจ็บปวดนัก

เตรียมทบทวนเรซูเม่

การเตรียมตัวสำหรับการตรวจทานเรซูเม่ทำให้คุณสามารถลงมือตรวจสอบงานของผู้สมัครได้อย่างรวดเร็ว จัดสรรช่วงเวลาเมื่อทำได้ ส่วนหนึ่งของการคัดกรองเรซูเม่คือการเปรียบเทียบคุณสมบัติและข้อมูลรับรองของผู้สมัครกับรายการในประวัติย่ออื่นๆ ที่คุณได้รับ นอกจากนี้ ด้วยการใช้แอปพลิเคชันอิเล็กทรอนิกส์และเว็บไซต์รับสมัครที่รับใบสมัคร การคัดกรองต่อจึงกลายเป็นมิติใหม่

อุปกรณ์ดั้งเดิมบางตัวที่ใช้ในการฉายภาพต่อจะไม่รับน้ำหนักที่เคยทำอีกต่อไป ซึ่งรวมถึงคุณภาพของสเตชันเนอรี การออกแบบเอกสารจริง และซองจดหมายที่เอกสารมาถึง ยังคงทำงานได้สำหรับการส่งเรซูเม่ทางไปรษณีย์ ซึ่งไม่มีประโยชน์สำหรับแอปพลิเคชันอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งแอปพลิเคชันจากกระดานงานที่อาจสูญเสียการจัดรูปแบบ

ในการสมัครงานบนเว็บไซต์ทั่วไป คุณจะต้องกรอกแบบฟอร์มเพื่อสมัคร จากนั้นบริษัทจะจัดหาปุ่มที่ให้คุณแนบประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน นายจ้างสามารถอ่านใบสมัครออนไลน์และส่งต่อลิงค์ให้สมาชิกของคณะกรรมการคัดเลือก นายจ้างและผู้คัดกรองบางคนยังคงพิมพ์ใบสมัคร คนอื่นอ่านประวัติย่อออนไลน์

เทคนิคการคัดกรองเรซูเม่อื่นๆ ไม่เคยตกยุค รวมถึงการสะกดคำและไวยากรณ์ที่เหมาะสม ประวัติย่ออย่างรวดเร็วและสั้นครั้งแรกของคุณควรให้ความประทับใจโดยรวมเกี่ยวกับความรอบคอบและความใส่ใจในรายละเอียดของผู้สมัครของคุณ

พนักงานที่มีศักยภาพซึ่งทำผิดพลาดโดยประมาทในเอกสารการสมัครเช่นประวัติย่อไม่รับประกันความสนใจว่าผู้สมัครที่ระมัดระวังมากขึ้นสมควรได้รับ สมมติว่าประวัติย่อของผู้สมัครผ่านการตรวจสอบเบื้องต้น นี่เป็นขั้นตอนที่แนะนำสำหรับการตรวจสอบประวัติย่อ

ขั้นตอนในการตรวจสอบประวัติ

อ่านจดหมายปะหน้าที่กำหนดเอง

มองหาการนำเสนอที่สมบูรณ์แบบเป็นพิเศษ ในจดหมายปะหน้า สะกดคำและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง และความใส่ใจในรายละเอียดของผู้สมัคร อะไร—ไม่มีจดหมายปะหน้า? นี่คือข้อเสียของการสแปมประวัติส่วนตัวแบบอิเล็กทรอนิกส์ การรับประวัติของผู้สมัครนับไม่ถ้วนซึ่งมักจะไม่มีคุณสมบัติเกิดขึ้นหลังจากประกาศรับสมัครงานทุกครั้ง เคล็ดลับ? โดยปกติ, ผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติ ล้มเหลวในการเขียนจดหมายปะหน้า

น่าสังเกตเช่นกันคือความจริงที่ว่าคำแนะนำสำหรับผู้สมัครงานได้เปลี่ยนไป มีความขัดแย้งว่าจดหมายปะหน้ายังคงเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นของใบสมัครหรือไม่ ผู้สนับสนุนยืนยันว่าเป็นโอกาสที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้สมัครที่จะแสดงให้เห็นว่าข้อมูลประจำตัวของพวกเขานั้นสมบูรณ์แบบสำหรับความต้องการในงานของคุณ จากนั้นเลือกหรือเลือกที่จะไม่ดำเนินการตรวจสอบประวัติย่อของคุณต่อ ณ จุดนี้

สแกนประวัติย่อเพื่อรับความประทับใจโดยรวมของผู้สมัคร

คุณจะต้องการดูได้อย่างรวดเร็วว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติตรงตามความคาดหวังที่สำคัญของคุณ ประสบการณ์และคุณสมบัติของบุคคลที่คุณจะจ้าง มองหาการนำเสนอที่สมบูรณ์แบบเป็นพิเศษ การสะกดคำและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง และความใส่ใจในรายละเอียด ประวัติย่อกระดาษต้องผ่านการทดสอบความรู้สึก

  • ในส่วนแรก ให้มองหาคุณสมบัติที่หาง่าย (ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการวุฒิการศึกษาระดับวิทยาลัย ผู้สมัครมีหรือไม่) ถ้าไม่ ให้ปฏิเสธเรซูเม่หรือวางไว้ในเอกสารอาจตรงกับกองคุณสมบัติหรือโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์
  • อ่านคำอธิบายของสิ่งที่ผู้สมัครกล่าวว่าพวกเขากำลังมองหาในงานต่อไป คำชี้แจงนี้ปรับแต่งให้เข้ากับงานของคุณหรือบรรยายถึงงานใดๆ ในโลกหรือไม่? ตัวอย่างเช่น โดยทั่วไปแล้วจะปฏิเสธประวัติย่อที่มีข้อความเช่น ฉันแสวงหาโอกาสที่ท้าทายในการใช้ทักษะของฉันกับนายจ้างที่มีความก้าวหน้าซึ่งจะให้โอกาสในการเติบโต' พูดตามตรง คุณต้องทำได้ดีกว่าเสนอเรื่องทั่วไปแบบนี้เพื่อผ่านหน้าจอประวัติย่อ
  • มองหาข้อความสรุปคุณสมบัติและประสบการณ์ หากผู้สมัครใช้เวลาและปรับแต่งบทสรุปสำหรับงานของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นหาคุณสมบัติที่คุณต้องการจากโปรไฟล์บทบาทของคุณได้อย่างรวดเร็ว ประวัติย่อเหล่านี้ได้รับการตรวจสอบอย่างรวดเร็ว

เรซูเม่อยู่ในฐานข้อมูล เน้นที่คีย์เวิร์ด

ผู้สมัครยังต้องตระหนักด้วยว่าองค์กรขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ กำลังสแกนประวัติย่อลงในฐานข้อมูล เมื่อมีงานว่าง ระบบจะสแกนประวัติย่อเพื่อค้นหาคำสำคัญที่เกี่ยวข้อง ทำให้ค้นหาคีย์เวิร์ดได้ง่าย

นายจ้างและผลงานล่าสุด

ทบทวนนายจ้างล่าสุดและประสบการณ์ ความสำเร็จ และผลงานที่ผู้สมัครระบุไว้ ณ จุดนี้ คุณต้องพบความแตกต่างที่สำคัญระหว่างประวัติย่อของผู้สมัครกับข้อกำหนดของคุณ วางประวัติย่อในโฟลเดอร์ของคุณเพื่อรับการตรวจสอบเพิ่มเติม เว้นแต่คุณจะพบปัญหา

ธงแดงสำหรับนายจ้าง

ธงแดง ณ จุดนี้ในการตรวจสอบประวัติย่อของคุณซึ่งไม่ได้อธิบายไว้ในประวัติย่อหรือในจดหมายปะหน้า ได้แก่ ช่องว่างในการจ้างงาน หลักฐานของความรับผิดชอบที่ลดลง หลักฐานของอาชีพที่มาถึงที่ราบสูงหรือแม้กระทั่งไปในทิศทางที่ผิด การจ้างงานระยะสั้นในหลายตำแหน่ง และการเปลี่ยนเส้นทางอาชีพหลายครั้ง

  • ตรวจสอบเรซูเม่ที่คุณเลือกกับเกณฑ์ของคุณและกันและกัน

สัมภาษณ์ทางโทรศัพท์

คุณจะต้องการ สัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติดูเหมือน กำหนดการสัมภาษณ์กับผู้สมัครที่ผ่านหน้าจอเริ่มต้นของคุณ

บรรทัดล่าง

ยิ่งคุณตรวจทานประวัติย่อมากเท่าใด การตรวจทานประวัติย่อของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ด้วยการฝึกฝน คุณอาจเริ่มอ้างถึงการตรวจทานเรซูเม่ของคุณว่าหายไปใน 20 วินาที หรือแม้กระทั่งหายไปภายในสิบวินาที ในขณะที่การตรวจทานเรซูเม่ของคุณยังคงให้ผลตอบรับที่ดี