แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับไฟล์บุคลากรของพนักงาน
ไฟล์บุคลากรแต่ละประเภทมีการกำหนดเนื้อหาที่เหมาะสม
••• รูปภาพฮีโร่/รูปภาพฮีโร่/รูปภาพ Getty
สารบัญขยายสารบัญ
- แนวทางต่าง ๆ สำหรับไฟล์บุคลากร
- ไฟล์บุคลากรที่แนะนำ
- ไฟล์บุคลากรพนักงาน
- ไฟล์ทางการแพทย์
- ไฟล์เงินเดือน
- ไฟล์แบบฟอร์ม I-9 สำหรับพนักงาน
- นโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากร
- สิ่งที่ไม่ควรรวมไว้ในไฟล์บุคลากร
- เอกสาร
เป็นความคิดที่ดีที่นายจ้างจะต้องรักษา แฟ้มบุคลากร สำหรับพนักงานแต่ละคน เอกสารประวัติการทำงาน บันทึกผลงานและผลงาน ประกาศทางวินัย , โปรโมชั่น , แผนพัฒนาประสิทธิภาพ และอีกมากมาย อยู่ในแฟ้มข้อมูลบุคลากร นายจ้างที่มีความรับผิดชอบและระมัดระวังจะเก็บไฟล์บุคลากรไว้มากกว่าหนึ่งไฟล์ เนื่องจากไฟล์แต่ละประเภทมีเนื้อหาที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของตน
นายจ้างมีเหตุผลที่ดีที่จะเก็บไฟล์บุคลากรไว้หลายไฟล์—บางไฟล์ถูกกฎหมายและบางส่วนก็เพื่อวัตถุประสงค์ในการจ้างงานที่ดีที่สุด จำเป็นต้องมีเอกสารประกอบเพื่อให้นายจ้างมีมุมมองที่ถูกต้องเกี่ยวกับประวัติการจ้างงานของพนักงาน เอกสารประกอบการตัดสินใจของนายจ้าง และอาจคุ้มครองนายจ้างในคดีความ - รักษาไว้อย่างถูกต้อง
ดิ เนื้อหาของแฟ้มบุคลากร ให้ภาพรวมทางประวัติศาสตร์ของเหตุการณ์สำคัญระหว่างอาชีพของพนักงาน พวกเขาสนับสนุนการตัดสินใจที่ ทำเกี่ยวกับลูกจ้างและอาชีพของเขาหรือเธอ . พวกเขาแสดงให้เห็นถึง เหตุผลของนายจ้างที่อยู่เบื้องหลังการว่าจ้าง , โปรโมชั่น, การโอน, รางวัลและการยอมรับ, และตัดสินใจไล่ออก .
แนวทางที่แตกต่างกันมีความเกี่ยวข้องกับประเภทไฟล์บุคลากรที่แตกต่างกัน
เนื่องจากมีการแนะนำไฟล์บุคลากรหลายประเภท กฎและแนวทางปฏิบัติที่แตกต่างกันจึงเชื่อมโยงกับไฟล์บุคลากรแต่ละประเภทสำหรับตำแหน่งที่จัดเก็บและบุคคลที่สามารถเข้าถึงได้
ตัวอย่างเช่น องค์กรส่วนใหญ่ไม่อนุญาตให้ผู้จัดการของพนักงานเข้าถึงไฟล์บุคลากรโดยรวม พวกเขาคาดหวังให้ผู้จัดการเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ในไฟล์พนักงานการจัดการของตนเอง ซึ่งไม่ใช่ไฟล์บุคลากรอย่างเป็นทางการ
- ไฟล์บุคลากรแต่ละประเภทมีเหตุผลที่แตกต่างกันสำหรับเนื้อหาที่มีอยู่และเนื้อหาที่แตกต่างกันตามเหตุผลนั้น
- ไฟล์บุคลากรแต่ละประเภทจะถูกจัดเก็บต่างกัน
- การเข้าถึงไฟล์บุคลากรจำกัดเฉพาะพนักงานบางคนในองค์กรส่วนใหญ่ หลายองค์กรจำกัดการเข้าถึงไฟล์ของบุคลากรเฉพาะเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น ประเภทไฟล์บุคลากรที่แตกต่างกันยังมีแนวทางการเข้าถึงที่แตกต่างกัน
- อนุญาตให้พนักงานเข้าถึงไฟล์บุคลากรของตนได้ แต่นายจ้างส่วนใหญ่กำหนดแนวทางสำหรับการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานด้วยนโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากรใน คู่มือพนักงาน . (รัฐและเขตอำนาจศาลต่างๆ มีกฎเกณฑ์ที่แตกต่างกัน ดังนั้นโปรดติดตามข้อกำหนดสำหรับสถานที่ของคุณให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ)
- แผนกทรัพยากรบุคคลเป็นเจ้าของและรับผิดชอบไฟล์บุคลากรของพนักงาน
ไฟล์บุคลากรที่แนะนำ
ต่อไปนี้คือประเภทของไฟล์บุคลากรที่แนะนำและสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการทำงานกับไฟล์เหล่านี้
ไฟล์บุคลากรพนักงาน
นี้เป็น บุคลากรหลักยื่นคำร้องที่นายจ้างดูแล สำหรับพนักงานแต่ละคน แฟ้มบุคลากรเก็บประวัติการจ้างงานของพนักงานแต่ละคน นี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลพนักงาน
ไฟล์ทางการแพทย์
ลูกจ้าง ไฟล์ทางการแพทย์ มีข้อจำกัดทางกฎหมายที่ร้ายแรงที่นายจ้างต้องทราบและปฏิบัติตาม นี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการรักษาความลับและเนื้อหาของไฟล์ทางการแพทย์ของพนักงาน
ไฟล์เงินเดือน
พนักงานเข้าถึงพนักงาน ไฟล์เงินเดือน มีข้อ จำกัด น้อยกว่าการเข้าถึงไฟล์ทางการแพทย์หรือบุคลากร ไฟล์เงินเดือนเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือน การเลือกผลประโยชน์ , การเปลี่ยนแปลงอัตราค่าจ้าง, ค่าตกแต่ง และเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ ที่ กระทบต่อเงินเดือนพนักงาน . เจ้าหน้าที่บัญชีและทรัพยากรบุคคลต่างๆ เข้าถึงข้อมูลในไฟล์เงินเดือน
ไฟล์แบบฟอร์ม I-9 สำหรับพนักงาน
เนื่องจากสิทธิ์การเข้าถึงของหน่วยงานรัฐบาลต่างๆ คุณจึงปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยเก็บไฟล์แยกต่างหากสำหรับทุกคน แบบฟอร์ม I-9 ของพนักงาน . คุณไม่ต้องการให้หน่วยงานของรัฐเข้ามายุ่งในไฟล์พนักงานหลักของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดเก็บแบบฟอร์ม I-9
นโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากรสำหรับพนักงาน
คุณต้องการให้พนักงานแต่ละคนทราบว่ามีอะไรอยู่ในแฟ้มข้อมูลบุคลากรของตน แต่คุณจำเป็นต้องควบคุมความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ และความถี่ถ้วนของแฟ้มข้อมูล การรักษาความลับของพนักงานและนายจ้างและการเข้าถึงที่จำกัดนั้นทำให้แน่ใจว่ามีนโยบายการเข้าถึงไฟล์ของบุคลากร
สิ่งที่ไม่ควรรวมไว้ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน
กำลังมองหาแนวทางเกี่ยวกับเนื้อหาที่ ไม่ควรรวมอยู่ด้วย ในแฟ้มข้อมูลพนักงาน? ต่อไปนี้คือคำแนะนำที่ดีที่สุดของฉันเกี่ยวกับเนื้อหาที่คุณต้องการเก็บรักษาไว้ในที่แยกต่างหาก ไม่เป็นทางการ หรือไม่เก็บไว้เลย การเก็บรักษาเอกสารที่ไม่จำเป็นและให้ความเห็นอย่างหมดจดสามารถทำร้ายคุณได้
เอกสาร
คุณรู้หรือไม่ว่าเอกสารคืออะไร? คำว่า เอกสาร มักเกิดขึ้นในโลกของการจ้างงานและทรัพยากรบุคคล แต่ความหมายของเอกสารและเหตุผลที่คุณอาจต้องการจัดทำเอกสารเหตุการณ์การจ้างงานโดยเฉพาะจะกล่าวถึงอย่างละเอียดในบทความนี้ ' ความสำคัญของเอกสารในทรัพยากรบุคคล .' พิจารณาให้ดีเพราะว่าเอกสารที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับไฟล์การจ้างงานที่ถูกต้อง
ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้แม้ว่าจะเชื่อถือได้แต่ไม่รับประกันความถูกต้องและชอบด้วยกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและ กฎหมายการจ้างงาน และกฎระเบียบแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรด ขอความช่วยเหลือทางกฎหมาย หรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐบาลของรัฐ รัฐบาลกลาง หรือระหว่างประเทศ เพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทาง แนวคิด และความช่วยเหลือ