การจัดการและความเป็นผู้นำ

9 ทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมสำหรับผู้จัดการ

ค้นหาวิธีที่ผู้จัดการสามารถใช้ทักษะการอำนวยความสะดวกได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทักษะการอำนวยความสะดวกมีความสำคัญเมื่อผู้จัดการเป็นผู้นำการประชุม

•••

รูปภาพ izusek/E+/Getty

สารบัญขยายสารบัญ

การประชุมอาจเป็นโอกาสที่จะแบ่งปันความคิด หารือเกี่ยวกับความท้าทายและกำหนดแผนปฏิบัติการ หรืออาจจบลงด้วยการเสียเวลาเปล่าที่ไม่เกิดผล น่าเสียดาย, ผู้จัดการมักเป็นผู้สนับสนุนหลัก เพื่อพบกับความผิดปกติของกระบวนการ คุณต้องมีทักษะในการดำเนินการประชุมอย่างเหมาะสม

เสริมสร้างทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมของคุณ

โดยนิยาม หมายถึง การอำนวยความสะดวก เพื่อให้ง่ายหรือยากน้อยลง ช่วยไปข้างหน้า เพื่อให้ผู้จัดการอำนวยความสะดวกในการประชุม (แทนที่จะดำเนินการ) พวกเขาต้องเต็มใจที่จะละทิ้งอำนาจของตนและเปิดรับผลลัพธ์และแนวทางที่แตกต่างกัน

ที่ที่ผู้จัดการผิดพลาดในการประชุม

ผู้จัดการหลายคนคิดว่าพวกเขารู้วิธีดำเนินการประชุม พวกเขากำหนดวาระ พูดคุย และตัดสินใจทั้งหมด แม้ว่าผู้จัดการอาจรู้สึกง่ายและมีประสิทธิภาพ แต่ก็มักจะเป็นการเสียเวลาของผู้คนและไม่ได้ใช้ประโยชน์จากศักยภาพในการสร้างสรรค์ของทีม

อันที่จริงมันมีผลตรงกันข้ามกับที่พนักงานมักจะถอนตัว โดยเลื่อนออกไปเป็นผู้จัดการที่ต้องการรับผิดชอบ

ทำไมผู้จัดการไม่เกี่ยวข้องกับพนักงาน

มีเหตุผลมากมายว่าทำไม ผู้จัดการไม่เกี่ยวข้องกับพนักงานของพวกเขา ในการประชุมมากขึ้น แม้ว่า 3 รายการแรกด้านล่างจะเป็นพฤติกรรมของผู้จัดการที่น่าสงสาร แต่สิ่งสุดท้ายคือ ทักษะการอำนวยความสะดวก สามารถเรียนรู้และเสริมสร้างความเข้มแข็งด้วยการฝึกฝน:

  • กลัวปล่อยวาง
  • ความเชื่อผิดๆ ว่า เพราะพวกเขามีหน้าที่ต้องให้คำตอบทั้งหมด
  • ขาดความมั่นใจในความสามารถหรือทักษะการแก้ปัญหาของพนักงาน
  • ขาดทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุม

แนวคิดเหล่านี้สำหรับผู้จัดการทุกระดับจะช่วยเสริมทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมเพื่อสนับสนุนการปรับปรุงประสิทธิภาพการประชุม

ผู้จัดการทักษะจำเป็นต้องอำนวยความสะดวกในการประชุม

เหมาะสม การอำนวยความสะดวกในการประชุมเกี่ยวข้องกับการรับทุกคน ในการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการระบุและแก้ไขปัญหา ทีมจะพัฒนาได้ดีขึ้นเกือบทุกครั้ง เพิ่มเติม ความคิดสร้างสรรค์ โซลูชันที่มากกว่าผู้จัดการคนใดคนหนึ่งจะทำได้เพียงลำพัง นอกจากนี้ ทีมงานยังมีแนวโน้มที่จะสนับสนุนการนำโซลูชันที่พวกเขาช่วยสร้างไปใช้มากขึ้นอีกด้วย คุณสามารถแบ่งทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมออกเป็นสามประเภท:

  1. การวางแผนการประชุม
  2. ดำเนินการประชุม
  3. แก้ไขปัญหาการประชุม

วิธีการวางแผนการประชุม

ก่อนที่คุณจะเริ่มการประชุมใด ๆ คุณต้องมีวาระการประชุม . สำหรับการประชุมร่วมกัน ให้เชิญผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อบอกคุณว่าปัญหาใดที่ทีมต้องการแก้ไขหรือการเปลี่ยนแปลงที่ทีมต้องดำเนินการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อเป็นหัวข้อที่อนุญาตให้เข้าร่วมกลุ่มได้ การอำนวยความสะดวกในการประชุมแตกต่างจากการนำเสนอข้อมูลในการประชุม

1. เปิดใช้งานการมีส่วนร่วมแบบกลุ่ม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้เวลาเพียงพอสำหรับการมีส่วนร่วมในกลุ่ม และอย่าพยายามแก้ปัญหามากเกินไปในระยะเวลาอันสั้น อย่างไรก็ตาม เวลามากเกินไปอาจส่งผลให้เกิดวัฏจักรที่ไม่สิ้นสุดของสิ่งที่เกี่ยวกับ.... ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวาระการประชุมของคุณตรงตามเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการประชุม ทักษะที่จำเป็น ได้แก่

  • ทักษะการอำนวยความสะดวกแบบกลุ่ม
  • การวางแผนการประชุม
  • การแก้ปัญหา
  • การตัดสินใจ
  • การพัฒนาวาระ

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้บริการขนส่งที่เหมาะสม

เลือกสถานที่และเวลานัดพบอย่างระมัดระวัง ถ้าคุณพยายามยัดคน 15 คนเข้าไปในห้องประชุมที่มีเก้าอี้ 6 ตัว การประชุมจะกลายเป็นหายนะ เมื่อคนไม่สบายใจ มองไม่เห็นกัน ไม่ได้ยิน หรือหิว ผลการประชุมจะลำบาก

เรียนรู้วิธีใช้ลอจิสติกส์เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมที่ยอดเยี่ยมและขจัดอุปสรรค คุณต้องวางแผนทั้งหมดนี้ล่วงหน้า การส่งใครสักคนออกไประหว่างการประชุมเพื่อสั่งแซนวิชทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพน้อยลง การวางแผนลอจิสติกส์เกี่ยวข้องกับทักษะเหล่านี้

  • การวางแผนและประสบการณ์ด้านลอจิสติกส์
  • การตัดสินใจ
  • การพิจารณาความต้องการของผู้อื่นอย่างรอบคอบ

3. การบันทึกรายงานการประชุม

ส่วนสำคัญของการวางแผนการประชุม เป็นรายงานการประชุม . ใครจะเป็นคนพาพวกเขาไป? ใครจะแจกจ่ายพวกเขา? หากคุณไม่มีผู้ดูแลที่ได้รับมอบหมาย ให้พิจารณาดำเนินการด้วยตนเองหรือหมุนเวียนความรับผิดชอบระหว่างสมาชิกในทีม ถ้าเจนทำนาทีที่แล้วอาทิตย์ที่แล้ว ก็ถึงคิวของจอห์นในสัปดาห์นี้ หากคุณกำลังใช้กระดานไวท์บอร์ดหรือฟลิปชาร์ทเพื่อรวบรวมความคิด ให้คนเขียน มีเวลาเพียงพอในการจัดทำเอกสารให้ถูกต้อง .

  • ทักษะการจดบันทึก
  • ความเกี่ยวข้องของเอกสาร
  • การทำความเข้าใจความหลากหลายและการไม่แบ่งแยก

วิธีดำเนินการประชุม

ด้วยกำหนดการที่มั่นคง สถานที่ที่ดี และเครื่องดื่มที่เหมาะสม คุณก็พร้อมสำหรับการประชุมของคุณ เพื่อให้การประชุมของคุณเป็นการประชุมที่ยอดเยี่ยม (และไม่ใช่แค่การทิ้งข้อมูล) คุณจะต้องแสดงทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมที่เหมาะสม

ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องเน้นที่องค์ประกอบทั้งสามนี้ของการอำนวยความสะดวกในการประชุม

1. ถามคำถาม

คำถามที่ยอดเยี่ยมกระตุ้นการสนทนาที่ดี บทความ, 70 คำถามการฝึกสอนที่ยอดเยี่ยมโดยใช้ GROW Model ,' เสนอผู้เตือนการสนทนาที่โดดเด่นบางส่วน

  • ถามคำถามเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติม
  • ถามคำถามเพื่อเรียนรู้มุมมองต่างๆ
  • ถามคำถามเพื่อสังเกตพื้นที่ของข้อตกลงและความขัดแย้ง
  • ถามคำถามเพื่อยืนยันว่าคุณได้ยินสิ่งที่สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมจริงๆ
  • ถามคำถามเพื่อให้มั่นใจว่า คุณกำลังแบ่งปันความหมาย กับสมาชิกในทีม

2. สาธิตการฟังอย่างกระตือรือร้น

การฟังอย่างกระตือรือร้นช่วยให้คุณรู้จริงและลึกซึ้งว่าตัวคุณและบุคคลนั้น คุณกำลังฟังเพื่อแบ่งปันความหมาย และได้มีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงฐานะของกันและกัน เมื่อคุณถอดความ ตรวจสอบความเข้าใจ และถามคำถามติดตาม จะเป็นการกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมมากขึ้นและทำให้การอภิปรายเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

  • พยักหน้าและแสดงท่าทางที่เหมาะสมอื่นๆ เพื่อแสดงถึงความเข้าใจ
  • ทำซ้ำสิ่งที่คุณได้ยินกลับไปให้อีกฝ่ายหนึ่งรู้ว่าคุณแบ่งปันความหมาย
  • ถามคำถามเพื่อชี้แจงสิ่งที่คุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับ
  • ถามคำถามติดตามเพื่อเพิ่มความเข้าใจของคุณ
  • ใช้คำเช่น อ่าฮะ ใช่ ฉันเข้าใจ และคำที่ชอบบ่งบอกถึงความเข้าใจ

3. เป็นผู้นำเซสชั่นระดมความคิดที่เหมาะสม

คนส่วนใหญ่คิดว่าพวกเขาแล้ว รู้วิธีระดมสมอง . อย่างไรก็ตาม พวกเขามักจะไม่ทำ ในสถานการณ์ที่มากเกินไป ประสิทธิผลของการระดมความคิดจะลดลงโดยการจัดการกระบวนการที่ไม่ดี แรงกดดันทางสังคมหรือการเมืองที่รุนแรง และทักษะการอำนวยความสะดวกที่ไม่ดี หลายคนไม่เคยสัมผัสถึงพลังของเซสชั่นระดมความคิดที่ดำเนินมาอย่างดีอย่างแท้จริง

  • ฝึกทักษะการอำนวยความสะดวกที่มีประสิทธิภาพ
  • จัดการการแนะนำแนวคิดโดยผู้เข้าร่วม
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีโอกาสพูดอย่างเท่าเทียมกัน
  • จัดการการสนทนาที่แข่งขันกันและผู้คนที่พูดคุยกัน
  • คิดค้นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจำกัดตัวเลือกที่ระดมความคิดให้แคบลงจนถึงจำนวนที่จัดการได้
  • แก้ไขข้อขัดแย้งที่เกิดขึ้น

วิธีแก้ปัญหาในการประชุม

การประชุมประเภทที่สองต้องใช้ทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมที่แตกต่างกัน คุณไม่จำเป็นต้องพบกันหากทุกคนตกลงในการแก้ปัญหาแล้ว คุณมารวมตัวกันเพื่อแบ่งปันข้อมูลและพัฒนาคำตอบ ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องนำผู้คนมารวมกัน นี่คือทักษะที่คุณต้องการ

1. ทักษะการสร้างฉันทามติ

ฉันทามติไม่ได้หมายความว่าทุกคนต้องเห็นด้วยกับการตัดสินใจ หมายความว่าทุกคนมีโอกาสแบ่งปันมุมมองของตน (อาจเกิดจากการระดมความคิด) และเสนอแนวคิด ตามนี้ กุญแจสู่ฉันทามติ คือสมาชิกในทีมทุกคนตกลงที่จะสนับสนุนทิศทางแม้ว่าจะไม่ใช่ทางเลือกเดิมก็ตาม

  • การอำนวยความสะดวกในการประชุมอย่างเหมาะสมจะชี้นำกลุ่มจากการแบ่งปันความคิดไปยัง การพัฒนาการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ .
  • การบรรลุฉันทามติต้องใช้เวลามากขึ้น แต่มักจะได้รับการซื้อจากกลุ่มโดยรวมที่แข็งแกร่งขึ้น อย่างไรก็ตาม จำไว้ว่าฉันทามติไม่ใช่เป้าหมายสูงสุด
  • การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพสำหรับปัญหาในมือคือประเด็นที่สำคัญที่สุด

แหล่งข้อมูลการตัดสินใจที่เป็นเอกฉันท์

ดู 'กรอบการตัดสินใจที่เป็นเอกฉันท์หกขั้นตอน' สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำทีมผ่าน การตัดสินใจเป็นเอกฉันท์ กระบวนการ.


2. ทักษะการแก้ปัญหาความขัดแย้ง

เมื่อใดก็ตามที่มีคนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหา ความขัดแย้งหลีกเลี่ยงไม่ได้ . อันที่จริง นักวิจัยในทีมมองว่าความขัดแย้งเหนืองานหรือปัญหานั้นเป็นส่วนหนึ่งของ กระบวนการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ . ผู้จัดการต้องเรียนรู้วิธี ใช้พลังแห่งความขัดแย้ง ในทางบวก

  • จัดการเสวนาเพื่อรับฟังทุกมุมมอง
  • นำการอภิปรายเพื่อระบุพื้นที่ของข้อตกลงและความขัดแย้ง
  • ใช้ทักษะการอำนวยความสะดวกเพื่อทำให้ผู้เข้าร่วมบางคนรู้สึกว่ามีคนได้ยิน

3. ทักษะการสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูด

ในขณะที่นักวิจัยโต้เถียงกันเรื่องเปอร์เซ็นต์ที่แน่นอน ส่วนใหญ่จะเห็นด้วยมากกว่า 50% ของการสื่อสารเป็นอวัจนภาษา .

  • ผู้จัดการต้องสามารถ อ่านน้ำเสียงและภาษากายของกลุ่ม เพื่อประเมินระดับความผูกพัน ความตรงไปตรงมา และความมุ่งมั่น
  • ความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับการสื่อสารแบบอวัจนภาษาสามารถช่วยดูเมื่อมีข้อตกลงที่แท้จริงกับข้อตกลงที่พูดเพียงเพื่อเสร็จสิ้นการประชุม
  • ตระหนักถึงภาษากายเพื่อสัมผัสประสบการณ์เสียงการสื่อสารทั้งหมดของบุคคลหรือทีม

บรรทัดล่าง

เวลาเป็นทรัพย์สินที่มีค่าในชีวิตและที่ทำงาน มุ่งมั่นที่จะจัดการการประชุมให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด การเรียนรู้ ฝึกฝน และประยุกต์ใช้ทักษะการอำนวยความสะดวกทั้ง 9 ประการที่ระบุไว้ข้างต้นเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี