ทรัพยากรมนุษย์

10 เคล็ดลับสำคัญสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณสามารถทำให้การแลกเปลี่ยนประสบความสำเร็จเพื่อช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะ

สารบัญขยายสารบัญ

ภาพโดย Alison Czinkota The Balance 2018

คุณสนใจคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบประสิทธิภาพที่ประสบความสำเร็จในองค์กรของคุณหรือไม่? แม้ว่าวิธีการและแนวทางการตรวจสอบประสิทธิภาพจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่ก็มีหลักการสากลเกี่ยวกับวิธีการพูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของเขาหรือเธอ

ไม่ว่าจะเป็น ทบทวนผลงาน การประชุมปรับเงินเดือน หรือการดำเนินการตาม แผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ (PIP) เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณเป็นผู้นำการประชุมได้อย่างมั่นใจมากขึ้น

เคล็ดลับเหล่านี้ใช้ได้กับการสนทนาประจำวันกับพนักงาน พวกเขายังมีความสำคัญในการประชุมอย่างเป็นทางการเป็นระยะ ๆ กับพนักงานเพื่อหารือ เป้าหมายงานและผลงาน . เคล็ดลับ 10 ข้อเหล่านี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานในเชิงบวกและสร้างแรงบันดาลใจ พวกเขาจะปรับปรุง—ไม่ลดทอน—ความสามารถในการโต้ตอบกับพนักงานที่รายงานของคุณ

เคล็ดลับการตรวจสอบประสิทธิภาพ

พนักงานไม่ควรได้ยินเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานในเชิงบวกหรือผลการปฏิบัติงานที่ต้องการการปรับปรุงเป็นครั้งแรกในการประชุมหารือเกี่ยวกับประสิทธิภาพอย่างเป็นทางการของคุณ เว้นแต่จะเป็นข้อมูลใหม่หรือข้อมูลเชิงลึกที่รอบคอบ ผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพจะหารือเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานในเชิงบวกและประเด็นที่ต้องปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ แม้กระทั่งรายวันหรือรายสัปดาห์กับพนักงานที่รายงาน ตั้งเป้าที่จะทำให้เนื้อหาของการอภิปรายทบทวนการปฏิบัติงานเป็นการเน้นย้ำประเด็นสำคัญอีกครั้ง

แนะนำให้ตรวจสอบประสิทธิภาพเป็นประจำ

เพื่อประโยชน์ในการให้ข้อเสนอแนะเป็นประจำ การตรวจสอบประสิทธิภาพไม่ใช่งานประจำปี แนะนำให้มีการประชุมรายไตรมาสกับพนักงาน ในบริษัทขนาดกลางแห่งหนึ่ง การวางแผนงานและการประเมินผลจะเกิดขึ้นปีละสองครั้ง การวางแผนพัฒนาอาชีพ สำหรับพนักงานก็มีกำหนดปีละสองครั้ง ดังนั้นพนักงานจึงหารือเกี่ยวกับงานและอาชีพของตนอย่างเป็นทางการกับผู้จัดการของพวกเขา อย่างน้อยสี่ครั้งต่อปี

การตั้งเป้าหมายเป็นองค์ประกอบสำคัญ

ไม่ว่าองค์ประกอบของกระบวนการตรวจสอบประสิทธิภาพของคุณจะเป็นอย่างไร ขั้นตอนแรกคือ ตั้งเป้าหมาย . จำเป็นที่พนักงานจะต้องรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังจากผลงานของตนเป็นอย่างไร การอภิปรายเป็นระยะ ๆ ของคุณเกี่ยวกับประสิทธิภาพจะต้องเน้นที่ส่วนสำคัญของงานของพนักงานเหล่านี้

คุณต้องทำเอกสารนี้ แผนงาน : เป้าหมายและความคาดหวังใน a แผนงานหรือความคาดหวังของงาน รูปแบบหรือในรูปแบบนายจ้างของคุณ หากไม่มีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรและแชร์ภาพเป้าหมายของพนักงาน ความสำเร็จของพนักงานก็ไม่น่าจะเป็นไปได้

ทำให้วิธีที่คุณจะประเมินประสิทธิภาพชัดเจน

ในระหว่างการเตรียมการและตั้งเป้าหมาย คุณต้องกำหนดวิธีประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานให้ชัดเจน อธิบายอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการอะไรจากพนักงาน และคุณจะประเมินผลการปฏิบัติงานของพวกเขาอย่างไร พูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับบทบาทของตนในกระบวนการประเมิน หากกระบวนการตรวจสอบประสิทธิภาพองค์กรของคุณมี ​ การประเมินตนเองของพนักงาน แบ่งปันแบบฟอร์มและพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่การประเมินตนเองมีขึ้น

แบ่งปันรูปแบบการตรวจสอบประสิทธิภาพ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแชร์รูปแบบการตรวจทานประสิทธิภาพกับพนักงานด้วย เพื่อไม่ให้เขาหรือเธอแปลกใจเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการตรวจทานประสิทธิภาพ องค์ประกอบที่สำคัญของการอภิปรายการประเมินนี้คือการแบ่งปันกับพนักงานว่าองค์กรของคุณจะประเมินประสิทธิภาพอย่างไร

พนักงานต้องเข้าใจว่าถ้าเขาหรือเธอทำในสิ่งที่คาดหวังพวกเขาจะถือว่าเป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพ ใน บางองค์กรที่จัดอันดับพนักงาน ซึ่งเทียบเท่ากับสามในมาตราส่วนห้าจุด พนักงานต้องทำมากกว่าแค่การแสดงจึงจะถือว่าพนักงานดีเด่น

ผลงานเอกสารตลอดทั้งปี

หลีกเลี่ยงแตรและเอฟเฟกต์รัศมีซึ่งทุกสิ่งที่กล่าวถึงในการประชุมเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ล่าสุดในเชิงบวกและเชิงลบ เหตุการณ์ล่าสุดระบายสีการตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงาน คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำเอกสารเหตุการณ์เชิงบวก เช่น โครงการที่เสร็จสมบูรณ์ และเหตุการณ์เชิงลบ เช่น กำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ ตลอดระยะเวลาที่การตรวจสอบประสิทธิภาพครอบคลุม คุณต้องจดบันทึกเหล่านี้ตลอดทั้งปีเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างเป็นธรรม

ในบางองค์กร สิ่งเหล่านี้เรียกว่ารายงานเหตุการณ์วิกฤต ขอให้พนักงานทำเช่นเดียวกันเพื่อที่คุณจะได้ร่วมกันพัฒนาภาพรวมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานในช่วงเวลาที่การสนทนาของคุณครอบคลุม

ขอคำติชม

ขอคำติชมจากเพื่อนร่วมงานที่ทำงานอย่างใกล้ชิดกับพนักงาน บางครั้งเรียกว่า คำติชม 360 องศา เนื่องจากคุณได้รับคำติชมสำหรับพนักงานจากเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน และเจ้าหน้าที่การรายงาน คุณใช้คำติชมเพื่อขยายข้อมูลประสิทธิภาพที่คุณให้ไว้สำหรับพนักงาน

เริ่มต้นด้วยการอภิปรายอย่างไม่เป็นทางการเพื่อรับข้อมูลป้อนกลับ พิจารณาพัฒนารูปแบบเพื่อให้ข้อเสนอแนะนั้นเข้าใจง่ายและแบ่งปันกับผู้จัดการ ถ้าบริษัทของคุณใช้แบบฟอร์มที่คุณกรอกก่อนการประชุม ให้ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานกับพนักงานก่อนการประชุม วิธีนี้ช่วยให้พนักงานแยกแยะเนื้อหาก่อนจะพูดคุยถึงรายละเอียดกับคุณ ท่าทางง่ายๆ นี้สามารถขจัดอารมณ์และละครออกจากการประชุมทบทวนประสิทธิภาพได้มาก

การเตรียมการสำหรับการอภิปราย

เตรียมความพร้อมสำหรับการสนทนากับพนักงาน อย่าเข้าสู่การตรวจสอบประสิทธิภาพโดยไม่ได้เตรียมการ หากคุณติดปีก การตรวจสอบประสิทธิภาพจะล้มเหลว คุณจะพลาดโอกาสสำคัญสำหรับข้อเสนอแนะและการปรับปรุง และพนักงานจะไม่รู้สึกสนับสนุนเกี่ยวกับความสำเร็จของเขา ดิ เอกสาร ที่คุณรักษาไว้ในระหว่างช่วงเวลาการตรวจทานประสิทธิภาพจะทำหน้าที่เช่นเดียวกับคุณในการเตรียมตัวสำหรับการตรวจทานผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

แนวทางปฏิบัติกับHR

หากจำเป็น ให้ฝึกปฏิบัติกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพื่อนร่วมงาน หรือผู้จัดการของคุณ จดบันทึกที่มีประเด็นหลักของข้อเสนอแนะ รวมหัวข้อย่อยที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงประเด็นที่คุณวางแผนจะทำต่อพนักงาน ยิ่งคุณสามารถระบุรูปแบบและยกตัวอย่างได้มากเท่าไร พนักงานก็จะยิ่งเข้าใจและสามารถดำเนินการตามข้อเสนอแนะได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น

พบปะกับพนักงาน

เมื่อคุณพบกับพนักงาน ให้ใช้เวลากับแง่บวกของผลการปฏิบัติงานของเขาหรือเธอ ในกรณีส่วนใหญ่ การอภิปรายเกี่ยวกับองค์ประกอบเชิงบวกของผลการปฏิบัติงานของพนักงานควรใช้เวลานานกว่า ขององค์ประกอบเชิงลบ .

สำหรับพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานที่สูงกว่าค่าเฉลี่ยและพนักงานที่ปฏิบัติงานของคุณ ข้อเสนอแนะในเชิงบวก และการอภิปรายเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานสามารถขยายผลการปฏิบัติงานต่อไปได้ควรประกอบด้วยการอภิปรายส่วนใหญ่ พนักงานจะพบว่าสิ่งนี้คุ้มค่าและสร้างแรงจูงใจ

ไม่มีประสิทธิภาพของพนักงานที่เป็นลบโดยสิ้นเชิง ถ้าเป็นเช่นนั้น เหตุใดพนักงานจึงยังคงทำงานให้กับองค์กรของคุณ แต่อย่าละเลยด้านที่ต้องปรับปรุงเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ผลงานไม่ดี ให้พูดตรงๆ และอย่าบดบังคำพูด หากคุณไม่ตรง พนักงานจะไม่เข้าใจถึงความร้ายแรงของสถานการณ์การปฏิบัติงาน ใช้ตัวอย่างจากช่วงเวลาทั้งหมดที่ครอบคลุมโดยการตรวจสอบประสิทธิภาพ

การสนทนาคือกุญแจสู่การประชุมประสิทธิภาพการทำงาน

จิตวิญญาณที่คุณเข้าใกล้การสนทนานี้จะสร้างความแตกต่างว่าการสนทนานั้นมีประสิทธิภาพหรือไม่ หากความตั้งใจของคุณเป็นจริง เพื่อช่วยให้พนักงานปรับปรุง และคุณมีความสัมพันธ์เชิงบวกกับพนักงาน การสนทนาจะง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลูกจ้าง ต้องวางใจว่าอยากช่วย เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานต้องการได้ยินคุณพูดว่าคุณมีความมั่นใจในความสามารถของพวกเขาในการปรับปรุง สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาเชื่อว่าพวกเขามีความสามารถและการสนับสนุนที่จำเป็นในการปรับปรุง

การสนทนาคือคำสำคัญเมื่อคุณกำหนดการประชุมทบทวนประสิทธิภาพ หากคุณกำลังพูดคุยทั้งหมดหรือการประชุมกลายเป็นการบรรยาย การทบทวนการปฏิบัติงานจะมีประสิทธิภาพน้อยลง พนักงานจะรู้สึกถูกดุและถูกปฏิบัติอย่างไม่ยุติธรรม นี่ไม่ใช่วิธีที่คุณต้องการให้พนักงานรู้สึกเมื่อเขียนรีวิวประสิทธิภาพการทำงาน

ถามคำถามเพื่อสร้างแรงจูงใจในการประชุม

คุณต้องการพนักงานที่เป็น มีแรงจูงใจและตื่นเต้นกับความสามารถของพวกเขา เพื่อเติบโต พัฒนา และมีส่วนร่วมต่อไป มุ่งหมายสำหรับการประชุมทบทวนประสิทธิภาพการทำงานที่พนักงานพูดเกินครึ่งของเวลา คุณสามารถส่งเสริมการสนทนานี้ได้โดยถามคำถามเช่นนี้

  • คุณคาดหวังสิ่งใดที่ท้าทายที่สุดเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณสำหรับไตรมาสนี้
  • หน่วยงานสามารถให้การสนับสนุนอะไรบ้างที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายเหล่านี้
  • คุณคาดหวังอะไรสำหรับความสำเร็จที่บริษัทของเราในปีนี้
  • ฉันจะเป็นผู้จัดการที่ดีขึ้นสำหรับคุณได้อย่างไร
  • คุณต้องการรับข้อเสนอแนะบ่อยแค่ไหน?
  • ตารางเวลาแบบไหนที่เราสามารถตั้งค่าได้เพื่อที่คุณจะได้ไม่รู้สึกถูกจัดการแบบละเอียด แต่ฉันได้รับคำติชมที่จำเป็นเกี่ยวกับความก้าวหน้าในเป้าหมายของคุณ
  • อะไรจะเป็ วาระที่เป็นประโยชน์ สำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวรายสัปดาห์ของเรา?

บรรทัดล่าง

หากคุณนำคำแนะนำเหล่านี้ไปใช้ในการประชุมทบทวนประสิทธิภาพการทำงาน คุณจะพัฒนาเครื่องมือที่สำคัญสำหรับกระเป๋าเครื่องมือการจัดการของคุณ การตรวจสอบประสิทธิภาพสามารถปรับปรุงความสัมพันธ์ของคุณกับพนักงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพสำหรับองค์กรของคุณ และเพิ่มประสิทธิภาพ การสื่อสารระหว่างพนักงานและผู้จัดการ อย่างมีนัยสำคัญ—เป็นประโยชน์ต่อลูกค้าและความสัมพันธ์ในการทำงาน